Offboarding

Mehrere Aufgaben beim Austritt

Offboarding bündelt die praktischen Schritte, wenn jemand das Unternehmen verlässt. SHRM nennt in seinem Leitfaden unter anderem Wissensübergabe, Firmeneigentum, Systemzugänge und administrative Aufgaben (SHRM). Was im Einzelfall dazugehört, hängt vom Grund des Austritts, der Rolle und den internen Abläufen ab. Der Leitfaden stammt von SHRM Indien; welche Pflichten in Deutschland gelten, regelt das deutsche Recht.

Was der Arbeitgeber in Deutschland erledigen muss

Unabhängig davon, ob die Person selbst kündigt oder das Unternehmen, fallen einige Pflichten an, die eine Offboarding-Checkliste abdecken sollte:

• Arbeitszeugnis. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis mit Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Verlangen erstreckt es sich auch auf Leistung und Verhalten (qualifiziertes Zeugnis). Es muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Botschaften enthalten; mit Einwilligung der Person ist die elektronische Form zulässig (§ 109 GewO).
• Resturlaub. Kann Urlaub wegen der Beendigung ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Klären Sie den Stand des Urlaubskontos deshalb früh, solange sich freie Tage noch in die Kündigungsfrist legen lassen.
• Arbeitsbescheinigung. Auf Verlangen der Beschäftigten oder der Bundesagentur für Arbeit bescheinigt der Arbeitgeber die Tatsachen, die für einen Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können, darunter Beginn, Ende und Grund der Beendigung sowie das Arbeitsentgelt (§ 312 SGB III).
• Hinweis auf die Arbeitsuchendmeldung. Wer ausscheidet, muss sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden; erfährt die Person später vom Ende, innerhalb von drei Tagen (§ 38 Abs. 1 SGB III). Arbeitgeber sollen frühzeitig auf diese Pflicht hinweisen und für die Suche nach einer neuen Stelle freistellen (§ 2 Abs. 2 SGB III).

Die Kündigung selbst gehört nicht in den Offboarding-Prozess, sondern geht ihm voraus. Was Sie beim Eingang eines Kündigungsschreibens prüfen und wie die Kündigungsfrist läuft, behandeln eigene Einträge.

Die Übergabe nutzbar halten

Eine kurze Notiz kann offene Aufgaben, wichtige Unterlagen, bereits getroffene Entscheidungen und die zuständige Person festhalten. Zugänge und Geräte sollten gemeinsam mit den Verantwortlichen für Systeme und Ausstattung geprüft werden: Laptop, Schlüssel, Firmenkarte, Konten in Tools, auf die vielleicht nur eine Person Zugriff hatte. Für Datenschutzfragen, etwa wie lange ein Postfach weiterläuft und welche Personaldaten aufbewahrt werden, ist eine vorher abgestimmte Regel besser als eine Entscheidung am letzten Arbeitstag. Für offene administrative Fragen braucht die ausscheidende Person außerdem eine klare Ansprechperson.

Rückmeldungen einordnen

Ein Austrittsgespräch kann der Person Gelegenheit geben, ihre Sicht zu schildern. Teilnahme und Offenheit lassen sich nicht voraussetzen. Die Rückmeldung kann eine Frage für das Team aufwerfen, erklärt für sich allein aber kein Muster und beweist nicht, warum andere bleiben oder gehen.