Offboarding

Un départ à coordonner

L’offboarding rassemble les étapes pratiques lorsqu’une personne quitte l’entreprise. Le guide de la SHRM aborde notamment la transmission des connaissances, le matériel de l’entreprise, les accès aux systèmes et les démarches administratives finales (SHRM). Ce guide est publié sur le site indien de la SHRM ; il n’établit pas les règles applicables en France.

Les tâches varient selon la situation

Une note de passation peut préciser les dossiers en cours, les décisions déjà prises et la personne qui reprend chaque sujet. Les accès et le matériel se vérifient avec les responsables des outils et des équipements concernés. La personne qui part doit aussi savoir qui contacter pour une question administrative en suspens.

La liste dépend du poste, du motif du départ et des règles de l’organisation : on ne prépare pas la sortie d’un·e stagiaire comme celle d’une responsable qui détient seule les accès à la paie. Le préavis fixe souvent le temps disponible pour tout faire.

Les documents de fin de contrat à remettre

Trois documents prévus par le Code du travail accompagnent la fin du contrat, que la personne démissionne ou que l’employeur rompe le contrat. Ajoutez-les à votre checklist d’offboarding avec une date, plutôt que de les préparer le dernier jour.

• Certificat de travail. À l’expiration du contrat, l’employeur le délivre (article L1234-19). Il indique les dates d’entrée et de sortie, les emplois occupés et leurs périodes (article D1234-6). Lorsque la personne bénéficie de la portabilité, il mentionne aussi le maintien gratuit des garanties santé et prévoyance (article L911-8 du Code de la sécurité sociale). Une appréciation sur le travail de la personne n’y a pas sa place.
• Solde de tout compte. Établi par l’employeur, il fait l’inventaire des sommes versées lors de la rupture. Le reçu peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature ; passé ce délai, il libère l’employeur pour les sommes qui y figurent (article L1234-20). Il est établi en deux exemplaires, dont l’un est remis au ou à la salarié·e (article D1234-7). Parmi ces sommes, si des congés n’ont pas été pris, figure l’indemnité compensatrice de congé, due que la rupture vienne de la personne ou de l’employeur (article L3141-28).
• Attestation France Travail. Au moment de la rupture, l’employeur remet les attestations qui permettent de faire valoir les droits à l’assurance chômage et les transmet sans délai à France Travail. À partir de onze salarié·e·s, cette transmission se fait par voie électronique (article R1234-9).

Qui reprend chaque sujet ?

Avant la dernière journée, indiquez les responsables de la passation, des accès, du matériel et des formalités. Un entretien de départ peut permettre à la personne d’exprimer son point de vue, mais sa participation et sa franchise ne sont pas acquises. Une remarque peut orienter une vérification ; elle ne suffit pas à expliquer à elle seule pourquoi d’autres personnes restent ou partent.