HRIS

Was ein HRIS im Alltag verwaltet

Die üblichen Funktionen:

• die Personalakte: Vertrag, Position, Führungskraft, Team;
• Urlaubsanträge, Abwesenheiten und deren Genehmigung;
• Organigramm und Berichtslinien;
• die Gehaltsabrechnung, im System selbst oder über eine Anbindung an einen Abrechnungsdienstleister;
• die Ablage von Verträgen und Vertragsänderungen;
• Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen, je nach Anbieter.

Jeder Anbieter schneidet diese Funktionen anders zu. Manche verkaufen eine Komplettsuite, andere eine Basis, die sich um Module erweitern lässt.

HRIS und Bewerbermanagement: Modul oder Anbindung

Recruiting gehört oft zum Funktionsumfang eines HRIS. Es läuft entweder als Modul derselben Suite oder in einem eigenen Bewerbermanagementsystem, das mit dem HRIS verbunden ist. Beides ist verbreitet. Das eine ist also kein Gegenstück zum anderen.

Welche Variante passt, hängt davon ab, wer einstellt und wie. Besetzt die Personalabteilung wenige Stellen im Jahr und arbeitet ohnehin im HRIS, spart ein integriertes Modul ein weiteres Werkzeug. Stellen Führungskräfte häufig und über viele Kanäle ein, bildet ein eigenes Bewerbermanagementsystem den Hiring-Funnel oft genauer ab. Prüfen Sie dann, welche Daten in welche Richtung fließen.

Legen Sie außerdem fest, wann die Übergabe passiert. Je nach Unternehmen wechselt eine neue Person mit der Zusage, mit der Vertragsunterschrift oder am ersten Arbeitstag ins HRIS. Schreiben Sie diesen Zeitpunkt fest und achten Sie darauf, dass das Onboarding erst startet, wenn die Personalakte angelegt ist.

Wann ein KMU ein HRIS einführt

Keine Beschäftigtenzahl markiert allein den richtigen Zeitpunkt. Die Signale sind praktischer Art: Mehrere Personen pflegen dieselbe Tabelle, niemand weiß mehr, wer einen Urlaub genehmigt hat, ein unterschriebener Vertrag ist nicht auffindbar, oder für die Gehaltsabrechnung werden jeden Monat dieselben Daten neu erfasst. Wenn das regelmäßig vorkommt, vergleichen Sie die verlorene Zeit mit den Kosten eines Systems.