HRIS

Qué gestiona un HRIS en el día a día

Las funciones más habituales:

• el expediente de cada persona: contrato, puesto, responsable, equipo;
• las solicitudes y aprobaciones de vacaciones y ausencias;
• el organigrama y las líneas de dependencia;
• la nómina, dentro del propio sistema o conectada con la gestoría o el proveedor de nóminas;
• el archivo de contratos y anexos;
• las evaluaciones del desempeño, según la herramienta.

Cada proveedor reparte estas funciones a su manera. Unos venden una suite completa y otros una base a la que se añaden módulos.

HRIS y ATS: módulo o conexión

La selección de personal suele formar parte de lo que cubre un HRIS. Puede ser un módulo de la misma suite o un ATS independiente conectado al HRIS. Las dos configuraciones existen, así que un ATS no es lo contrario de un HRIS.

Elegir una u otra depende de quién contrata y cómo. Si el equipo de RR. HH. abre pocas vacantes al año y ya trabaja en el HRIS, un módulo integrado te ahorra otra herramienta. Si los responsables de cada área contratan a menudo y por muchos canales, un ATS propio suele seguir mejor el embudo de selección. En ese caso, revisa qué datos pasan al HRIS y en qué sentido.

Decide también cuándo se hace el traspaso. Según la empresa, la nueva incorporación entra en el HRIS al aceptar la oferta, al firmar el contrato o el primer día de trabajo. Deja ese momento por escrito y comprueba que el onboarding no empiece antes de que exista su expediente.

Cuándo da el paso una pyme

Ningún tamaño de plantilla marca por sí solo el momento. Las señales son prácticas: varias personas editan la misma hoja de cálculo, nadie sabe quién aprobó unas vacaciones, un contrato firmado no aparece o la nómina obliga a teclear los mismos datos cada mes. Cuando esto se repite, compara el tiempo que te cuesta con el precio de una herramienta.