Ein Betrieb mit acht Leuten besetzt in einem normalen Jahr vielleicht zwei Stellen. Für genau diesen Betrieb ist die Frage, ob sich eine bezahlte Recruiting-Software lohnt, völlig berechtigt — und die ehrliche Antwort hängt an einer einzigen Zahl, die Sie schon haben.
Woran Sie die Entscheidung festmachen
Zählen Sie die Stellen, die Sie in den letzten zwölf Monaten tatsächlich besetzt haben. Die geplanten bleiben außen vor; Pläne sind immer größer als das Jahr, das dann kommt. Diese Zahl entscheidet mehr als jede Funktionsliste, denn sie bestimmt, auf wie viele Besetzungen sich ein Softwarepreis verteilt.
Rechnen Sie anschließend jede Option auf dieselbe Einheit um: Kosten pro besetzter Stelle. Ein Monatspreis sagt nichts, solange die Modelle unterschiedliche Einheiten abrechnen — pro Unternehmen, pro Nutzer:in oder pro Stelle. Erst die Umrechnung macht die Angebote vergleichbar, und sie macht auch das Weiterarbeiten von Hand vergleichbar, weil Ihre eigenen Stunden ebenfalls pro Besetzung anfallen.
Die vier Wege, die tatsächlich zur Wahl stehen
Alles von Hand. Kostenlose Stellenanzeigen auf ein, zwei Jobbörsen, Bewerbungen im E-Mail-Postfach, eine Tabelle für den Überblick. In Software kostet das nichts, in Stunden einiges: Anzeige pro Börse einzeln anlegen, Rückläufe aus dem Postfach in die Tabelle übertragen, jede Absage einzeln schreiben. Stoppen Sie beim nächsten Durchgang die Zeit; multipliziert mit Ihrem Stundensatz ist das der Preis dieser Option. Dazu kommt ein rechtlicher Haken, den viele erst bemerken, wenn es unangenehm wird: Bewerberdaten in einem geteilten Postfach über Jahre sind mit der DSGVO schwer zu vereinbaren. Was das Datenschutzrecht im Recruiting konkret verlangt, steht im Leitfaden.
Abo pro Unternehmen. Das verbreitetste Modell. Workable beginnt bei 299 US-Dollar im Monat, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl. Auf zwei Besetzungen im Jahr umgerechnet sind das knapp 1.800 US-Dollar pro Besetzung, bevor ein einziges Add-on dazukommt. Bei dreißig Besetzungen wäre dieselbe Rechnung harmlos; das Modell ist für Teams gebaut, die durchgehend einstellen.
Abo pro Nutzer:in. Manatal berechnet 15 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Zahlung. Klingt klein, skaliert aber mit der Teamgröße statt mit dem Bedarf — und die Jahresbindung bleibt. Recruitee nennt gar keinen Betrag mehr öffentlich: Preis nach Mitarbeiterzahl auf Anfrage, mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit, auch wenn monatlich gezahlt wird. Wer nur für eine Einstellungsrunde einsteigen und danach kündigen wollte, findet hier keinen Ausstieg.
Preis pro Stelle. Das Modell, nach dem Join abrechnet — diese Empfehlung nützt also uns, prüfen Sie die Rechnung deshalb selbst nach. Auf der Preisseite stehen 20 € pro Stelle und Monat im Standard-Tarif, monatlich kündbar, ohne Begrenzung der Nutzer:innen; die Zahlen haben wir am 16. August 2026 gegen die Live-Seite geprüft. Eine Stelle, die zwei Monate offen ist, kostet 40 €. Zwei Besetzungen im Jahr: rund 80 €. Der Abstand zum Unternehmens-Abo liegt bei diesem Volumen über Faktor 40, und er entsteht nicht durch einen günstigeren Anbieter, sondern durch die Einheit, in der abgerechnet wird.
Woran die Rechnung in der Praxis scheitert
Der häufigste Fehler ist, Monatspreise nebeneinanderzulegen und den kleinsten zu nehmen. 15 US-Dollar pro Nutzer:in wirken billiger als 20 € pro Stelle, bis ein Team mit fünf Konten elf Monate lang niemanden einstellt und trotzdem zahlt.
Der zweite Fehler ist, die einstellungsfreien Monate zu vergessen. Ein Abo pro Unternehmen kostet im Juli genauso viel wie im März, in dem die Stelle besetzt wurde. Genau diese Monate sind es, die bei seltenem Einstellen den Preis pro Besetzung vervielfachen.
Der dritte ist, die eigene Zeit mit null anzusetzen. Von Hand kostet die Software nichts, aber die Stunden summieren sich, und langsame Antworten kosten zusätzlich Kandidat:innen, die längst woanders zugesagt haben. Diesen letzten Posten können Sie vorab nicht beziffern; lassen Sie ihn erst dann den Ausschlag geben, wenn die sichtbaren Zahlen nah beieinanderliegen.
Bleibt die Schwelle. Bei einer Besetzung im Jahr fahren Sie mit kostenlosen Anzeigen und dem Postfach meist gut, und das sagen wir, obwohl wir am anderen Ergebnis verdienen würden. Ab etwa drei Besetzungen kippt die Rechnung in Richtung Tool, weil sich die manuellen Stunden mit jeder Runde wiederholen. Ob es dann unseres wird oder ein anderes: Der Vergleich von zehn Systemen mit belegten Preisen nimmt Ihnen die Recherche ab, und eine 14-tägige Testphase, die von selbst endet, beantwortet den Rest an einer echten Stelle statt an einer Demo.
