Refus automatique
Un refus automatique est le rejet d’une candidature déclenché par une règle ou un système sans décision humaine individuelle à cette étape. Il faut le distinguer de l’envoi automatique d’un message après un refus décidé par une personne.
Séparer la décision et le message
Une équipe peut décider de ne pas poursuivre une candidature, puis utiliser un modèle pour notifier ce choix. Dans un autre cas, le système peut décider du rejet selon une réponse, un délai ou un score. L’automatisation du message ne dit donc pas comment la décision a été prise.
Dans Join, la documentation des étapes de recrutement décrit une option qui rejette les candidatures restées à l’étape d’examen au-delà d’un délai configuré, avec un modèle de message choisi. Ce délai mesure le temps passé dans l’étape ; il ne prouve pas que la personne a cessé de répondre.
Examiner le déclencheur avant de l’activer
Une question éliminatoire peut être mal comprise ou enregistrer une réponse erronée. Un dossier peut rester en attente parce que l’équipe n’a pas encore pu l’examiner. Documentez donc ce que mesure la règle et comment les exceptions seront traitées.
Ne présentez pas une règle simple comme automatiquement licite. L’article 22 du RGPD encadre les décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou similaires significatifs, avec des exceptions et des garanties. L’analyse porte sur l’effet réel de la décision, y compris lorsque le déclencheur n’utilise pas d’IA.
Écrire un message fidèle au traitement effectué
N’affirmez pas avoir étudié individuellement une candidature si ce n’est pas le cas. N’annoncez pas sa conservation dans un vivier sans avoir organisé cet usage et l’information correspondante.
Le message doit identifier le poste, expliquer la suite donnée avec exactitude et permettre à la personne de signaler une erreur. Vérifiez enfin que la règle ne ferme pas un dossier dont l’équipe attend encore une information ou une décision.