Automatische Absage
Bei einer automatischen Absage löst eine konfigurierte Regel oder ein automatisierter Entscheidungsablauf die Ablehnung einer Bewerbung aus, ohne dass dafür jedes Mal eine neue manuelle Aktion erfolgt.
Auslöser und Versand trennen
Eine automatische Absage kann an eine festgelegte Regel gekoppelt sein. Bei einer Knockout-Frage wird etwa die Antwort anhand eines vorab definierten Kriteriums verarbeitet. Eine andere Konfiguration kann nach einer festgelegten Zeit eine Absage senden.
Das ist etwas anderes als der automatische Versand einer E-Mail nach einer Entscheidung durch eine Person. Der Versand automatisiert die Kommunikation; er beantwortet nicht, wer abgelehnt wird.
Was vor der Regel geklärt sein muss
Die Regel sollte für die konkrete Stelle nachvollziehbar sein. Teams müssen prüfen können, welcher Auslöser angewendet wurde, ob das Kriterium zur Rolle gehört und wer Änderungen verantwortet. Ein pauschaler Eindruck aus einem Lebenslauf oder ein unklarer Score ist keine präzise Regelbeschreibung.
Ob sich eine Absage zurückziehen lässt, hängt vom eingesetzten System und dem jeweiligen Ablauf ab. Auch eine solche Möglichkeit ersetzt keine Prüfung der gewählten Regel.
Der datenschutzrechtliche Rahmen
Artikel 22 DSGVO schützt Betroffene grundsätzlich davor, einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden. Ausnahmen und die dafür geltenden Schutzmaßnahmen stehen im Gesetzestext bei der CNIL. Ob ein konkreter Recruiting-Ablauf darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Für den weiteren Rahmen siehe DSGVO im Recruiting.
Was sich überprüfen lässt
Protokollieren Sie Auslöser, Zeitpunkt, verwendete Vorlage und nachträgliche Korrekturen. So lässt sich feststellen, ob die Regel wie vorgesehen arbeitet. Eine Verzögerung beim E-Mail-Versand oder ein Rückgängig-Button belegt für sich genommen keine Datenschutzkonformität.