Geautomatiseerde afwijzing
Bij een geautomatiseerde afwijzing wijst software een sollicitatie af op basis van ingestelde regels, zonder dat een medewerker per geval beslist. Alleen een afwijzingsmail automatisch versturen is iets anders.
Twee vormen van automatisering
Automatisering kan het besluit zelf nemen of alleen een bericht versturen nadat iemand al heeft besloten. Dat verschil is praktisch en juridisch relevant. Bij een uitsluitingsvraag bepaalt het antwoord of de ingestelde afwijsregel wordt uitgevoerd. Daarnaast beschrijft de Join-documentatie over automatische e-mails een aparte regel die een kandidaat afwijst na een ingestelde periode in een selectiefase.
Bepaal eerst wat de regel beslist
Zet een uitsluitingsregel alleen in voor een eis die bij deze functie past en vooraf helder is omschreven. De documentatie over Job creation beschrijft dat een uitsluitingsvraag afwijst volgens geconfigureerde uitsluitende criteria. Daarmee staat nog niet vast dat de gekozen criteria passend of rechtmatig zijn.
Wanneer artikel 22 AVG van toepassing is
Artikel 22 AVG geeft mensen in beginsel het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar ingrijpend gevolg. Een automatisch verstuurde e-mail na een besluit van een medewerker is iets anders. De uitzonderingen en waarborgen staan in de AVG-tekst op de website van de CNIL. Voor de bredere context zie AVG bij recruitment.
Controleer de ingestelde regel, de tekst voor kandidaten en de gevolgen van een fout vóór je de vacature publiceert. Een ingetrokken afwijzing of een vertraagde e-mail bewijst op zichzelf niet dat het proces aan de AVG voldoet.