AVG bij recruitment
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regelt hoe een werkgever persoonsgegevens van kandidaten verzamelt, gebruikt, bewaart en verwijdert. Per verwerking zijn onder meer een duidelijk doel en een passende grondslag nodig.
Wat de AVG vraagt
Een cv gebruiken voor een lopende sollicitatie is iets anders dan het profiel later opnieuw benaderen. De AVG, van toepassing sinds 25 mei 2018, verlangt doelbinding, dataminimalisatie en opslag niet langer dan nodig. Verzamel alleen gegevens die bij het vastgestelde doel passen.
Een grondslag voor ieder gebruik
Bepaal per verwerking de grondslag uit artikel 6 en leg die vast. Voor een talentpool kan toestemming passend zijn als die vrij, specifiek, geïnformeerd en eenvoudig intrekbaar is; een vooraf aangevinkt vakje voldoet niet. Voor bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende voorwaarden.
Geef kandidaten begrijpelijke informatie over het gebruik van hun gegevens. Dat betreft onder meer het doel, de ontvangers, de bewaartermijn of de criteria daarvoor en de rechten die zij kunnen uitoefenen.
Bewaren vraagt een afgebakend doel
De AVG noemt geen algemene bewaartermijn voor iedere sollicitatie. Bepaal wat na afloop van de procedure nog nodig is, waarvoor en hoelang. Het behandelen van een mogelijke rechtsvordering en contact voor een toekomstige vacature zijn verschillende doelen.
Neem ook kopieën mee in die afspraken: een geëxporteerd cv of een doorgestuurde interviewnotitie valt niet buiten gegevensbeheer omdat het buiten het recruitmentsysteem staat.
Verantwoordelijkheden en verzoeken
De partij die doel en middelen bepaalt, is voor die verwerking de verwerkingsverantwoordelijke. Een leverancier die namens die partij gegevens verwerkt, is daarvoor verwerker. Artikel 28 stelt eisen aan die relatie.
Leg vast wie inzage- en verwijderverzoeken ontvangt en beoordeelt. Artikel 12 noemt in beginsel een reactietermijn van één maand, met een mogelijke verlenging onder voorwaarden. Welke rechten en uitzonderingen gelden, moet voor het ontvangen verzoek worden beoordeeld.
Een recruitmentsysteem ondersteunt de administratie. De inrichting, afspraken en beslissingen over gegevens blijven onderdeel van de verantwoordelijkheid van de werkgever.