Entretien structuré

Une méthode préparée

La structure concerne la façon de mener l’entretien, pas le style de réponse attendu. L’OPM décrit des questions liées au poste, un ordre prédéterminé et des critères de notation communs. Ces éléments donnent au groupe un point de comparaison explicite.

Une question peut demander un exemple passé ou une réaction à une situation hypothétique. Ces deux formes peuvent appartenir à un entretien structuré si les critères sont fixés avant les échanges.

Construire la grille d’entretien

La grille d’entretien est le guide que suit la personne qui mène l’échange : les questions, leur ordre et les relances autorisées. Le guide de l’OPM demande des questions ouvertes, claires, rattachées aux compétences issues de l’analyse du poste. Il conseille aussi de décider avant les entretiens si des relances sont permises et, si oui, lesquelles pour chaque question.

En France, le tri des questions a aussi une base légale. Les informations demandées à une personne candidate doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles (article L1221-6). Elle est expressément informée, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard, qui doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie (article L1221-8). Une question sans rapport avec le poste n’a donc pas sa place dans la grille, même posée à toutes les personnes candidates.

Pour chaque compétence, prévoyez :

• la question principale, posée dans les mêmes termes à chaque entretien ;
• les relances admises, qui précisent la situation, l’action ou le résultat sans relever l’exigence, avec un espace pour noter les réponses telles qu’elles ont été données.

La notation a sa place ailleurs, dans la grille d'évaluation d'entretien : échelle, niveaux, appréciation. Le guide de l’OPM prévoit de noter juste après l’entretien, à partir des notes prises pendant l’échange.

Des relances, sans changer l’épreuve

Une réponse peu claire peut nécessiter une relance. Ce guide, publié en septembre 2008, autorise ces précisions tout en recommandant des occasions comparables et un sens constant pour les relances. Il s’agit d’éclaircir une réponse, pas d’ajouter une condition pour une seule personne.

Une échelle de notation commune n’automatise pas une embauche. Les personnes qui interrogent doivent noter ce qu’elles ont entendu, examiner les écarts importants et justifier la décision qui suit.

Vérifier la base commune

Partez des tâches et compétences du poste, puis retenez les questions qui peuvent produire les éléments utiles. Si la même relance revient pour presque chaque personne, améliorez la question de départ avant une prochaine campagne de recrutement. La structure sert à comparer les éléments recueillis, pas à rendre la conversation mécanique.