Preboarding
Preboarding bezeichnet die Vorbereitung und den Kontakt nach der Angebotsannahme bis zum ersten Arbeitstag.
Zwischen Zusage und Arbeitsbeginn
Preboarding meint die Vorbereitung auf den Start, nachdem eine Person ein Angebot angenommen hat und bevor sie die Arbeit aufnimmt. Dazu können praktische Informationen, Kontakt zum Team und organisatorische Absprachen gehören. SHRM beschreibt solche Vorbereitung als Teil des umfassenderen Onboardings; die genaue Abgrenzung variiert (SHRM).
Den Anfang planbar machen
Eine Ansprechperson kann klären, wann und wo der erste Tag beginnt, was mitzubringen ist und an wen sich die neue Person bei Änderungen wendet. Das Team kann außerdem einen Überblick über die ersten Aufgaben teilen und kenntlich machen, was noch offen ist. So entsteht Orientierung, ohne dass der ganze Aufgabenbereich vorab erklärt werden muss.
Was vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein muss
Ein Teil des Preboardings ist Pflicht. Nach § 2 Nachweisgesetz müssen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich vorliegen. Weitere Angaben wie Beginn, Arbeitsort und Tätigkeit folgen spätestens am siebten Kalendertag, der Rest binnen eines Monats. Der Nachweis darf in Textform elektronisch übermittelt werden, wenn die Person das Dokument speichern und ausdrucken kann und Sie mit der Übermittlung um einen Empfangsnachweis bitten. Für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt das nicht; dort bleibt es beim unterschriebenen Papier.
In genau diesen Branchen, etwa Bau, Gaststätten und Beherbergung, müssen Beschäftigte bei der Arbeit Ausweispapiere mitführen. Der Arbeitgeber weist jede:n Beschäftigte:n vor Beginn der Tätigkeit nachweislich und schriftlich darauf hin (§ 2a SchwarzArbG). Wer in diesen Bereichen einstellt, setzt diesen Hinweis also auf die Preboarding-Liste.
Vorbereitung hat Grenzen
Preboarding soll den Einstieg vorbereiten, nicht die Arbeit vorziehen. Bitten Sie die neue Person nicht, Aufgaben zu erledigen, die zur eigentlichen Stelle gehören. Schweigen ist auch kein Beleg dafür, dass das Interesse nachgelassen hat. Bei veränderten Plänen hilft eine direkte Nachfrage, um den nächsten Schritt abzustimmen.
Den Übergang markieren
Manche Unternehmen verwenden Preboarding und Onboarding als Teile desselben Ablaufs. Praktisch lässt sich unterscheiden: Preboarding bereitet Person und Arbeitsplatz vor; Onboarding unterstützt beim Kennenlernen von Rolle, Team und Arbeitsweise, sobald die Arbeit beginnt. Beim Übergang sollte klar sein, wer sich als Nächstes meldet.