Pré-onboarding
Le pré-onboarding désigne la préparation entre l’acceptation d’une offre et le premier jour de travail.
Entre l’offre et le premier jour
Le pré-onboarding regroupe les préparatifs après l’acceptation d’une offre et avant le début du travail. Il peut comprendre des informations pratiques, un contact avec l’équipe et l’organisation de l’arrivée. La SHRM inclut cette préparation dans un processus d’onboarding plus large, dont les limites varient selon les organisations (SHRM).
Ne pas confondre préparation et prise de poste
Confirmer le lieu et l’heure d’arrivée, présenter la personne qui sera son contact et partager les éléments déjà décidés rend le début plus lisible. Si un détail n’est pas fixé, dites-le plutôt que d’en faire une promesse. Une première liste de tâches peut donner un aperçu du travail, sans demander de l’effectuer avant la prise de poste.
Le pré-onboarding et l’onboarding peuvent être rattachés au même dispositif. Pour clarifier les responsabilités, le premier prépare l’arrivée ; le second, l’onboarding, accompagne la découverte du poste, des relations de travail et des pratiques une fois le travail commencé.
Ce qu’il est utile de confirmer
Demandez de quelles informations la personne a besoin pour préparer son premier jour et indiquez à qui écrire si les plans changent. Un contact clair vaut mieux qu’une série de messages sans question précise. Si une date ou une condition reste en suspens, nommez la personne qui donnera la réponse.
La formalité à boucler avant l’arrivée
Une étape du pré-onboarding ne se négocie pas : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). L’embauche ne peut intervenir qu’après cette déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale (article L1221-10). Elle se fait en ligne ; à défaut, par formulaire envoyé en lettre recommandée avec avis de réception au plus tard le dernier jour ouvrable avant l’embauche (article R1221-5). Un oubli constaté lors d’un contrôle coûte une pénalité égale à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti (article L1221-11). Inscrivez-la dans votre liste de pré-onboarding dès que la date d’arrivée est fixée.