Shortlisting

Partir du travail à faire

Constituer une liste restreinte revient à décider quels dossiers approfondir à l’étape suivante, selon les exigences du poste. Pour prendre cette décision, reliez les critères aux tâches et aux compétences nécessaires. C’est la séquence proposée par l’OPM dans son approche d’analyse de poste.

La présélection peut couvrir des vérifications plus larges. Le shortlisting désigne le moment où l’équipe identifie les profils qu’elle veut approfondir. Les deux étapes peuvent se recouvrir selon l’organisation ; mieux vaut nommer leur objectif que leur imposer un ordre universel.

Rendre le passage lisible

Un critère utile précise ce que l’équipe cherche à établir. Une exigence indispensable, une expérience à éclaircir et un élément qui peut s’apprendre ne conduisent pas nécessairement à la même décision. Pour chaque passage ou non-passage, conservez une note courte qui rattache le choix à ce critère. Elle donne à la personne qui reprend le dossier le contexte qui manque à une simple étiquette.

Une question éliminatoire peut traiter une condition définie à l’avance. Elle ne remplace pas l’examen des éléments qui demandent une appréciation. Quand un dossier semble limite, l’enjeu est de préciser l’information manquante, plutôt que d’habiller une impression en règle.

Le cadre légal d’une shortlist en France

Le tri d’une campagne relève du recrutement au sens du Code du travail. L’article L1132-1 interdit d’écarter une personne d’une procédure de recrutement pour un motif discriminatoire, ce qui vaut aussi pour le passage ou non sur la liste restreinte. Ce que vous demandez aux personnes candidates ne doit servir qu’à mesurer leur capacité à occuper l’emploi proposé ou leurs aptitudes professionnelles, et chaque information doit avoir un rapport direct et nécessaire avec cet emploi ou avec cette évaluation (article L1221-6).

Deux autres règles touchent la manière de trier. Les personnes candidates sont informées à l’avance des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées, qui doivent être pertinentes au regard de leur finalité (article L1221-8). Aucune information les concernant ne peut être collectée par un dispositif qui ne leur a pas été préalablement porté à connaissance (article L1221-9).

Quand vous transmettez la shortlist à la personne qui recrute, joignez pour chaque dossier le critère qui a motivé le choix. Elle peut alors contester un passage ou en demander un autre sur une base explicite, et l’équipe garde une trace si la décision est interrogée plus tard.

Revoir le tri après la campagne

Une fois la campagne terminée, relisez les critères avec la personne responsable du poste. Préparez les ajustements pour la campagne suivante : reformulez les critères difficiles à expliquer et retirez ceux qui n’ont pas servi à évaluer le travail. Cette revue n’atteste pas à elle seule de l’équité du processus. Elle aide surtout l’équipe à vérifier si elle évalue bien le travail qu’elle avait décidé d’évaluer.