Was bedeutet Time to Hire?

Time to Hire: Definition

Die Time to Hire misst die Zeit zwischen dem Eintritt eines ausgewählten Bewerbers (Arbeitsuchender) in den Einstellungsprozess eines Unternehmens und dem Zeitpunkt, an dem er den Arbeitsvertrag unterzeichnet. Sie ist somit eine personenbezogene Kennzahl.

Die Time to Hire erstreckt sich zudem über die Dauer sämtlicher Zwischenschritte zwischen Bewerbung und Einstellung:

• die gezielte Kandidatensuche (Talent Sourcing), 
• das Screening der Unterlagen, 
• das Shortlisting (engere Kandidatenauswahl), 
• den Interviewprozess (häufig mehrstufig aufgebaut), 
• die Durchführung von Eignungstests, 
• die Entscheidung,
• die Unterbreitung des Stellenangebots und
• die Nachverhandlungen zu Gehalt, Urlaubsanspruch, etc.

Sie gibt folglich auch an, wie lange es dauert, bis ein Wunschkandidat die Einstellungspipeline eines Unternehmens erfolgreich durchlaufen hat beziehungsweise wie lange es für den Kandidaten dauert, bis er eine positive Rückmeldung erhält. 

Die Time to Hire wird oft auch Time to Contract genannt, da zwischen der Unterzeichnung des Vertrags und dem tatsächlichen Eintritt des neuen Mitarbeitenden in ein Unternehmen noch viel passieren kann.

Time to Hire vs. Time to Fill 

Time to Hire und Time to Fill werden häufig synonym verwendet - fälschlicherweise. Tatsächlich handelt es sich um zwei unterschiedliche, aber verwandte Recruiting-Kennzahlen (KPIs). 

Sie liefern beide verschiedenartige, aber gleichwohl äußerst wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit eines Einstellungsprozesses:

• Die Time to Hire zeigt an, wie viel Zeit zwischen der Bewerbung eines Kandidaten und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags („Einstellung“) durch selbigen vergeht.
• Die Time to Fill spiegelt wider, wie lange die Besetzung einer vakanten Stelle von der Entstehung des Bedarfs bis hin zum tatsächlichen Eintritt des neuen Mitarbeiters dauert. 

Folglich ist die Time to Hire lediglich eine Teilsumme der Time to Fill. Das spiegelt sich auch in den temporalen und finanziellen Aspekten des Recruitings wider: Die Time to Fill ist meist höher als die Time to Hire und beinhaltet zudem deutlich höhere Kosten.

Wie wird die Time to Hire ermittelt?

Das Schöne an der Time to Hire als Kennzahl: Es braucht keine komplizierte Formel. Alles was Personalverantwortliche hierzu benötigen sind

1. Die Anzahl der Tage ab der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.
2. Die Anzahl der Tage zwischen dem Veröffentlichungsdatum der Stellenanzeige und dem Bewerbungsdatum des final ausgewählten Kandidaten.

Die Zeit zwischen der Veröffentlichung und der Bewerbung des Kandidaten (2.) wird anschließend von der Gesamtzeit (1.) abgezogen. Das Ergebnis ergibt die Time to Hire:

Ein Rechenbeispiel:

Eine Stellenanzeige war insgesamt 80 Tage online, bis der Kandidat eingestellt wurde. Der Kandidat, der ausgewählt wurde, hat sich erst nach 10 Tagen auf die veröffentlichte Stellenanzeige beworben.

  80 Tage (Ausschreibungsdauer) 
- 10 Tage (Bewerbungszeitpunkt) 
= 70 Tage (Time to Hire)

Alternativ können jedoch auch die Tage aufsummiert werden, die das Durchlaufen der Zwischenschritte aus der Sicht des Kandidaten gedauert hat. Das ist allerdings mit etwas mehr Aufwand verbunden und bietet mehr Spielraum für Fehler.

Bitte beachten:

Als personenbezogene Kennzahl fällt die Time to Hire für jeden Kandidaten etwas anders aus, weshalb einzelne Fallzahlen hier nicht repräsentativ sind. Es empfiehlt sich stattdessen, einen Durchschnittswert zu ermitteln und diesen als Referenzwert zu verwenden.

Auch sind Vergleiche mit externen Time-to-Hire-Benchmarks für Deutschland mit Vorsicht zu genießen: Je nach Position, Branche und Unternehmensgröße (z. B. KMU) können hier völlig andere Durchschnittswerte gelten, die fürs eigene Unternehmen nicht als Maßstab anwendbar sind. 

Warum ist eine hohe Time to Hire problematisch?

Ein Problem kommt selten allein, und besonders dieses zieht einen ganzen Rattenschwanz an Folgeproblemen nach sich:

• Abbruch des Bewerbungsprozesses
  Gute Talente sind gefragt und haben es nicht nötig, lange zu warten. Laut einer Studie von StepStone ziehen die meisten ihre Bewerbung nach spätestens einem Monat zurück und gehen zur (schneller arbeitenden) Konkurrenz.
• Verschlechterung des Arbeitgeberimages
  Ein langsamer Einstellungsprozess wirkt sich negativ auf die Außenwirkung eines Unternehmens aus. So berichten abgesprungene Bewerber zum Beispiel auf Bewertungsportalen und ihren Kreisen von ihren Erfahrungen, was potenzielle Bewerber abschrecken kann.
• Kosten der Vakanz steigen
  Jeder Tag, den eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet Unternehmen bares Geld und bremst ihr Fortkommen stetig aus. Für manche Unternehmen kann dies ernste finanzielle Verluste bedeuten. Auch hierfür gibt es übrigens eine Kennzahl: Cost of Vacancy.
• Burnout-Risiko im Team wächst
  Je länger es dauert, jemanden einzustellen, desto größer ist der Druck auf das Team, da es die Arbeit der fehlenden Person abfangen muss. Das kann auf die Dauer zu Überarbeitung und Burnout führen.

Unternehmen können dem jedoch mit einigen einfachen Maßnahmen entgegenwirken:

Wie kann sie reduziert werden?

Um die Time to Hire zu verkürzen, kann punktuell und ganzheitlich vorgegangen werden. Die beste Langzeitwirkung erzielt jedoch eine Kombination aus beidem. 

Hier einige Beispielmaßnahmen:

• Einstellungsprozess überarbeiten
  Indem weitere KPIs herangezogen und die einzelnen Schritte des Prozesses näher betrachtet werden, kann abgeleitet werden, welche besonders lange dauern und warum. Verbesserungen an diesen Punkten erzielen kurzfristige Verbesserungen.
• Employer Branding attraktiver gestalten
  Ein anziehendes Employer Branding erhöht für Kandidaten den Anreiz, im Bewerbungsprozess zu bleiben. Für ein attraktives Arbeitsumfeld warten einige Talente auch ein paar Tage länger. Die Betonung liegt allerdings auf "ein paar".
• Candidate Experience verbessern
  Die Candidate Experience sollte die Interaktion zwischen Bewerbenden und Unternehmen angenehm und reibungslos gestalten. Die Verwendung von Auto-Nachrichten (schnellere Reaktion) und eine gute Erreichbarkeit bei Nachfragen können hier schon viel bewirken.
• Bewerbermanagement optimieren
  Bewerbungen zu verwalten kann chaotisch sein und wer erst nach Unterlagen suchen muss, verliert wertvolle Zeit. Ein Bewerbermanagementsystem wie JOIN ermöglicht die zentrale Handhabung der Unterlagen in nur einem Tool.

Weitere wertvolle Anreize hierzu finden Sie in unseren Blog-Artikeln zu den wichtigsten Must-dos im Einstellungsprozess und zum Thema Faires Shortlisting.