Anforderungsprofil erstellen: Schritte und Tipps für die perfekte Stellenbeschreibung

Mit einem passenden Anforderungsprofil in Ihrer Stellenausschreibung werden außerdem jene abgewiesen, die nicht zum gesuchten Profil passen. Das Ziel? Zeit sparen, Ressourcen optimieren und letztlich die besten Talente für das Unternehmen gewinnen.

In diesem Blogartikel klären wir die Bedeutung des Anforderungsprofils und geben eine detaillierte 6-Schritte-Anleitung, wie Sie ein gutes Anforderungsprofil erstellen, das sowohl effektiv als auch ansprechend ist.

• Was ist ein Anforderungsprofil?
• 6 Schritte zur Erstellung eines Anforderungsprofils
  • Schritt 1: Zielsetzung klären
  • Schritt 2: Anforderungsprofil Muster und Vorlagen nutzen
  • Schritt 3: Fachliche und persönliche Anforderungen differenzieren
  • Schritt 4: Sprache und Tonalität
  • Schritt 5: Feedback einholen
  • Schritt 6: Updates und Überprüfung
• Weitere Tipps zur Optimierung von Anforderungsprofilen

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil, oft auch im Kontext einer Stellenausschreibung genannt, legt detailliert fest, welche Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften ein:e Bewerber:in mitbringen sollte. Es ist mehr als nur eine Liste von Anforderungen – es ist eine strukturierte, klare Definition dessen, was von einem bzw. einer Bewerber:in erwartet wird. Dabei handelt es sich nicht nur um fachliche Kompetenzen, sondern auch um soziale und methodische Skills. Ein präzises Anforderungsprofil ist das A und O bei der Suche nach dem bzw. der idealen Bewerber:in. Durch eine klare Definition der Erwartungen und Qualifikationen – also der Anforderungen an den bzw. die neue:n Mitarbeiter:in – können Unternehmen genau die Jobsuchenden erreichen, die zur jeweiligen Stelle und zur Unternehmenskultur passen. Doch wie erstellt man ein solches Anforderungsprofil, um in der Personalbeschaffung die richtigen Kandidat:innen zu erreichen?

6 Schritte zur Erstellung eines Anforderungsprofils

Um in die tiefen Details des Anforderungsprofils einzutauchen, ist es entscheidend, die grundlegenden Schritte zu verstehen, die Sie durch diesen Prozess führen werden. Ein durchdachter Ansatz sichert nicht nur die Qualität des Profils, sondern macht den gesamten Prozess effizienter. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einen strukturierten Weg, wie Sie Schritt für Schritt ein überzeugendes und treffsicheres Anforderungsprofil erstellen können.

Schritt 1: Zielsetzung klären

Bevor Sie das Anforderungsprofil erstellen, ist es entscheidend, eine klare Vorstellung von der Rolle und den Erwartungen zu haben, die das Unternehmen an den bzw. die zukünftige:n Mitarbeiter:in stellt. Die folgenden Fragen können helfen:

• Welche konkreten Aufgaben soll der bzw. die Mitarbeiter:in übernehmen?
• Welche Ziele sind mit der Position verbunden?
• Wie trägt diese Position zum Gesamterfolg des Unternehmens bei?

Der leichteste Weg, dies umzusetzen, ist die Methode der „Stakeholder-Befragung“. Hierbei werden diejenigen Personen im Unternehmen identifiziert, die direkt oder indirekt mit der zu besetzenden Position interagieren werden, wie z.B. die Teamleitung, zukünftige Kolleg:innen oder auch interne Kund:innen. Durch Interviews oder Fragebögen mit diesen Stakeholdern können Sie herausfinden, welche Erwartungen und Anforderungen an die zukünftige Stelle geknüpft sind. Dieser direkte Austausch sorgt nicht nur für ein detailliertes Bild der Position, sondern stärkt auch das interne Verständnis und die Akzeptanz für den Recruiting-Prozess.

Schritt 2: Anforderungsprofil Muster und Vorlagen nutzen

Es gibt online eine Vielzahl von Vorlagen und Mustern, sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig. Durch die Suche von „Anforderungsprofil Vorlage kostenlos“ auf den gängigen Suchmaschinen werden Sie wahrscheinlich schnell fündig. Sie sollten die Vorlage jedoch nicht einfach kopieren. Sie sollte Ihnen stets bloß als Grundlage dienen und nach den spezifischen Anforderungen und Besonderheiten der jeweiligen Position und Ihres Unternehmens angepasst werden. Das Muster bietet lediglich eine klare Struktur, die sowohl dem Unternehmen als auch potenziellen Bewerber:innen Klarheit über die Anforderungen und Erwartungen gibt. Ein Anforderungsprofil sollte die folgenden Aspekte umfassen:

Position: [Jobtitel, z.B. „Marketing Manager (m/w/d)“] Abteilung: [Zugehörige Abteilung, z.B. „Marketing“] Standort: [Unternehmensstandort oder „Remote“] Bericht an: [Direkte:r Vorgesetzte:r, z.B. „Leiter:in Marketing“] Zusammenfassung der Position: Kurzer Überblick über die Hauptfunktionen der Position, z.B. „Der bzw. die Marketing Manager:in ist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien, um das Unternehmenswachstum zu fördern.“ Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten: [Aufgabe, z.B. „Entwicklung von Marketingstrategien im Einklang mit den Unternehmenszielen.“] [Aufgabe, z.B. „Leitung des Marketingteams bei der Umsetzung von Kampagnen.“] [Aufgabe, z.B. „Analyse und Berichterstattung über die Effektivität von Marketingkampagnen.“] … Qualifikationen und Fähigkeiten: Fachliche Qualifikationen: [Z.B. „Bachelor-Abschluss im Bereich Marketing oder verwandtes Feld.“] [Z.B. „Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Marketingmanagement“] … Persönliche Eigenschaften: [Z.B. „Starke kommunikative Fähigkeiten.“] [Z.B. „Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten und dieses zu führen.“] … Technische Fähigkeiten: [Z.B. „Vertrautheit mit Marketing-Software und -Tools.“] [Z.B. „Erfahrung mit Datenanalyse und Berichterstattung“] … Arbeitsbedingungen und sonstige Anforderungen: [Z.B. „Bereitschaft zu gelegentlichen Geschäftsreisen.“] [Z.B. „Flexibilität bei den Arbeitszeiten bei Bedarf.“] … Benefits und Vergütung: Kurzer Überblick über die angebotenen Leistungen und den Vergütungsbereich, z.B. „Wettbewerbsfähiges Gehalt, Gesundheitsleistungen, jährlicher Urlaub und weitere Vorteile.“

Das Anforderungsprofil ist Ihre Chance als Unternehmen, sich von anderen Unternehmen abzugrenzen und Ihre Alleinstellungsmerkmale als großartiger Arbeitgeber herauszustellen. Nutzen Sie Vorlagen und Muster deswegen als Struktur, aber kopieren Sie so wenig Inhalte wie möglich.

Schritt 3: Fachliche und persönliche Anforderungen differenzieren

Ein gut durchdachtes Anforderungsprofil ist mehr als nur eine Liste von Qualifikationen. Es geht darum, das Gesamtbild eines bzw. einer idealen Kandidat:in zu erfassen, und das erfordert eine klare Unterscheidung zwischen fachlichen und persönlichen Anforderungen. Diese beiden Kategorien erfüllen unterschiedliche, aber gleichermaßen wichtige Rollen.

Fachliche Qualifikationen

Diese beziehen sich auf die spezifischen Kenntnisse und Fähigkeiten, die für die ausgeschriebene Position benötigt werden. Dazu gehören:

• Bildung: Abschlüsse, Zertifikate oder spezielle Schulungen.
• Berufserfahrung: Vorherige Rollen, Aufgabenbereiche und Dauer der Tätigkeit in einem bestimmten Bereich.
• Technische Fähigkeiten: Kenntnisse in speziellen Softwareprogrammen, Maschinenbedienung oder anderen technischen Werkzeugen.
• Branchenspezifisches Wissen: Verständnis spezifischer Industriestandards, Best Practices oder Regulierungen.

Um diese Qualifikationen zu differenzieren, sollten Sie zunächst das Tätigkeitsfeld der Position genau definieren und dann gezielt die fachlichen Anforderungen auflisten, die ein:e Bewerber:in erfüllen sollte.

Persönliche Eigenschaften

Während fachliche Qualifikationen oft leichter zu identifizieren und zu messen sind, sind persönliche Eigenschaften subjektiver, aber nicht weniger wichtig. Dazu gehören:

• Soft Skills: Dinge wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit, Problemlösungsfähigkeit und Zeitmanagement.
• Charaktereigenschaften: Integrität, Motivation, Anpassungsfähigkeit und Resilienz.
• Kulturelle Passung: Werte und Einstellungen, die zu der Unternehmenskultur passen.

Um die persönlichen Eigenschaften eines bzw. einer idealen Kandidat:in zu definieren, kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, welche Charakterzüge und Verhaltensweisen in der Vergangenheit bei erfolgreichen Mitarbeiter:innen in ähnlichen Rollen beobachtet wurden oder sich das derzeitige Team anzuschauen und ein Cultural Add zu definieren.

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Schritt 4: Sprache und Tonalität

Die richtige Kombination aus Sprache und Tonalität kann den Unterschied ausmachen, ob ein:e qualifizierte:r Bewerber:in sich angesprochen fühlt und sich bewirbt oder nicht. Es geht darum, Informationen klar zu vermitteln, während man gleichzeitig eine positive, einladende und menschliche Atmosphäre schafft. Es ist eine Kunst, die mit Übung und Feedback perfektioniert werden kann.

Achten Sie auf Ihre Sprache

Schreiben Sie in einer klaren, einfachen Sprache. Verwenden Sie kurze Sätze und vermeiden Sie komplexe Satzstrukturen. Wenn ein:e Neuntklässler:in den Inhalt verstehen kann, wird er auch für ein breiteres Publikum zugänglich sein. Achten Sie außerdem auf den Gebrauch inklusiver, gender-konformer und nicht ausgrenzender Sprache, in dem Sie sich für eine einheitliche Form des Genderns entscheiden und keine Menschen auf Grund von Herkunft, Religion, Alter oder Geschlecht ausgrenzen.

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Jede Branche hat ihren eigenen Fachjargon. Während diese Begriffe in internen Dokumenten sinnvoll sein können, können sie in einer Stellenausschreibung potenzielle Bewerber:in abschrecken oder verwirren. Es kommt aber ganz auf Ihre Zielgruppe an. Wenn Sie für höhere Positionen, für Stellen mit mehr Arbeitserfahrung oder ganz spezifischen Fachkräfte einstellen möchten, dann kann es sinnvoll sein, bereits in der Stellenausschreibung das passende Fachjargon zu verwenden. Verwenden Sie aktive statt passive Formulierungen. „Das Team entwickelt Software“ klingt dynamischer und eindeutiger als „Software wird vom Team entwickelt“.

Der Ton macht die Musik

Eine positive Tonalität zieht Leser:innen an. Betonen Sie Chancen, Vorteile und das, was den Job besonders macht. Statt „Erfahrung mit Software X ist obligatorisch“ könnte es heißen: „Erfahrung mit Software X bietet Ihnen die Chance, direkt in spannende Projekte einzusteigen.“ Eine einladende Tonalität ermutigt potenzielle Bewerber:innen, sich zu bewerben, selbst wenn sie nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllen. Sätze wie „Wir freuen uns auf Bewerber:innen, die bereit sind, Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln“ können hier Wunder wirken. Während Professionalität wichtig ist, darf eine Stellenausschreibung nicht kalt oder distanziert wirken. Ein menschlicher Touch, wie z.B. „Unser leidenschaftliches Team freut sich darauf, Sie kennenzulernen“, kann den Unterschied machen.

Schritt 5: Feedback einholen

Da selbst der erfahrenste Personalverantwortliche kleine Fehler oder Lücken machen kann, ist das Einholen von Feedback ein unerlässlicher Schritt bei der Erstellung eines effektiven Anforderungsprofils. Ein:e Mitarbeiter:in, der bzw. die nicht an der Erstellung des Anforderungsprofils beteiligt war, kann mögliche Unklarheiten oder mehrdeutige Formulierungen besser erkennen. Wenn diese:r Kolleg:in etwas nicht versteht, wird ein:e potenzielle:r Bewerber:in es wahrscheinlich auch nicht tun. Verschiedene Perspektiven unterschiedlicher Kolleg:innen (auch aus unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchieebenen) können eine andere Sichtweise auf die Anforderungen einer Position haben. Diese Erfahrungen können zur Verfeinerung des Dokuments beitragen. Das Feedback geht also nicht nur um die Qualitätskontrolle, sondern ist auch ein integraler Bestandteil des kreativen Prozesses, der dazu beiträgt, das bestmögliche Anforderungsprofil zu erstellen.

Schritt 6: Updates und Überprüfung

Genau wie Unternehmen sich weiterentwickeln, so tun es auch die Rollen und Erwartungen innerhalb dieser Unternehmen. Ein Anforderungsprofil, das vor einigen Jahren erstellt wurde, könnte heute nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen entsprechen. Daher ist die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Anforderungsprofils von entscheidender Bedeutung. Dabei sollten Sie die folgenden Aspekte beachten:

• Technologische Entwicklungen: In vielen Branchen führen technologische Veränderungen zu neuen Anforderungen. Ein IT-Profil von vor fünf Jahren könnte beispielsweise Kenntnisse in Technologien erfordern, die heute veraltet sind.
• Feedback aus der Praxis: Nutzen Sie das Feedback von Mitarbeiter:innen, die direkt mit der betreffenden Position zu tun haben. Sie können wertvolle Einblicke darüber geben, welche Fähigkeiten in der Realität tatsächlich benötigt werden.
• Unternehmenswachstum: Mit dem Wachstum eines Unternehmens können sich die Rollen und Verantwortlichkeiten ändern. Eine Position, die ursprünglich als Einzelposition gedacht war, könnte jetzt die Führung eines Teams erfordern.
• Branche und Markttrends: Bleiben Sie auf dem Laufenden über Branchentrends und Arbeitsmarktentwicklungen. Dies kann Ihnen helfen, zu erkennen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen in Zukunft gefragt sein werden.

Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihres Anforderungsprofils stellt sicher, dass es stets aktuell und relevant bleibt. Dies erhöht nicht nur die Chancen, perfekte Kandidat:innen für Ihre Positionen zu finden, sondern spart auch wertvolle Zeit und Ressourcen im Recruiting.

Weitere Tipps zur Optimierung von Anforderungsprofilen

Beim Optimieren von Anforderungsprofilen zählen vor allem praxisorientierte Beispiele aus Ihrer Branche. Schauen Sie sich Ihre Konkurrenz ruhig an und dann heben Sie sich von der Masse ab! Ein gutes Profil vereint Flexibilität mit Klarheit: Es sollte Raum für individuelle Talente lassen und gleichzeitig präzise Anforderungen setzen. Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist nicht nur eine Liste von Qualifikationen, sondern der Wegweiser zu Ihrem bzw. Ihrer idealen Kandidat:in. Mit der richtigen Herangehensweise wird die Kandidatensuche zum Erfolg! Entdecken Sie noch mehr Tipps, um Top-Kandidat:innen zu finden:

• Active Sourcing: 8 Wege, passive Kandidat:innen zu gewinnen
• Mitarbeiterakquise: Tipps und Strategien zur erfolgreichen Gewinnung neuer Talente
• Wie Sie gute Kandidat:innen für Ihr Unternehmen finden