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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist der Screening Prozess im Recruiting?

Im Rahmen des Screening-Prozesses bestimmen Recruiter:innen, ob die vorhandenen Bewerber:innen für eine ausgeschriebene Rolle qualifiziert sind und für die Position infrage kommen. Häufig wird synonym auch vom Bewerber-Screening gesprochen.

Der Screening-Prozess besteht in der Regel aus mehreren Elementen:

  • Screening-Fragen im Rahmen des Bewerbungsprozesses 
  • Lebenslauf-Screening, um die Kandidat:innen für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl zu nehmen („Shortlisting“)
  • Interview-Screening, einschließlich Telefon-, Video- und persönlicher Interviews
  • Assessment-Screening-Test, d. h. fähigkeitsbasierte, kognitive oder verhaltensbezogene Tests
  • Referenzchecks

Alle diese möglichen Bestandteile eines Bewerber-Screening-Prozesses sehen wir uns nachfolgend etwas genauer an.

Screening-Fragen

Screening-Fragen filtern schnell diejenigen Bewerber:innen heraus, die die Mindestanforderungen einer Stellenausschreibung nicht erfüllen. Es handelt sich um kurze, direkte Fragen, die meist im Online-Bewerbungsformular enthalten sind.

Die Verwendung jener Fragen zum Bewerber-Screening hilft, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und ist der erste Schritt, um den Bewerberpool zu verkleinern. 

Die Fragen erweisen sich als besonders nützlich, wenn auf eine Stellenausschreibung eine große Anzahl von Bewerbungen zu erwarten ist oder wenn ganz bestimmte Fähigkeiten erforderlich sind. 

Man unterscheidet zwei Haupttypen von Screening-Fragen: Eignungsfragen und leistungsbezogene Fragen. Die am häufigsten gestellten Fragen stellen wir nachfolgend kurz vor:

Eignungsfragen

Eignungsfragen dienen vornehmlich dazu, die grundlegende Übereinstimmung der Bewerber:innen mit den Rahmenbedingungen der freien Stelle zu überprüfen:

  • Starttermin: Ist der/die Bewerber:in zum gewünschten Starttermin verfügbar?
  • Ort: Kann der/die Bewerber:in am gewünschten Ort sein? 
  • Beschäftigungsstatus: Ist der/die Bewerber:in rechtlich befugt, die Arbeit auszuführen? 
  • Vergütung: Entspricht die Gehaltsvorstellung des/der Bewerber:in dem Budget?

Leistungsbezogene Fragen

Leistungsbezogene Screening-Fragen fokussieren sich hingegen verstärkt auf die Fähigkeiten der Bewerber:innen, um ihre Qualifikation für die Position zu überprüfen:

  • Ausbildung: Erfüllt der/die Bewerber:in die Mindestanforderungen?
  • Zertifizierungen: Besitzt der/die Bewerber:in die erforderlichen Zertifikate oder Lizenzen? 
  • Erfahrung: Verfügt der/die Bewerber:in über einen angemessenen Erfahrungsschatz? 
  • Fähigkeiten: Spricht der/die Bewerber:in die erforderlichen Sprachen oder beherrscht er oder sie die nötige Software?

Lebenslauf- und Anschreiben-Screening

Im nächsten Schritt des Bewerber-Screenings werden Anschreiben und Lebenslauf der Bewerber:innen überprüft. Das kann der Arbeitgeber entweder manuell oder automatisch und nach bestimmten Kriterien überprüfen. 

Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) wie JOIN hilft dabei, Lebensläufe nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen oder automatisch mit der Stellenbeschreibung zu vergleichen, um Übereinstimmungen zu identifizieren. 

Shortlisting

Auf Basis der Lebenslaufanalyse und des Anschreiben-Screenings wird bei diesem Schritt des Bewerber-Screenings eine engere Auswahl (Shortlist) derjenigen Kandidat:innen erstellt, die in der Einstellungspipeline weiter vorrücken und zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen. 

Während des darauffolgenden Interviewprozesses wird die Kandidatenauswahl weiter geprüft, bis eine endgültige Wahl getroffen wird.

Screening-Interview

In einem Screening-Interview wird der Bewerberpool mithilfe eines kurzen persönlichen Gesprächs weiter eingegrenzt.

In den meisten Fällen wird ein Screening-Interview telefonisch geführt. Diese Art Vorstellungsgespräch dauert nicht länger als dreißig Minuten.

Die dort gestellten Fragen zielen darauf ab,

  • den Bildungshintergrund und den beruflichen Werdegang zu prüfen. 
  • die Qualifikationen und angegebenen Fähigkeiten abzugleichen. 
  • die kulturelle Passung der Bewerber:innen festzustellen.
  • die tatsächliche Verfügbarkeit zum geplanten Starttermin zu bestätigen. 
  • die Gehaltsvorstellungen abzugleichen.

Assessment-Screening

Einige Unternehmen setzen für ihr Bewerber-Screening sogenannte Assessment-Tests ein. Es handelt sich dabei um einen praktischen Eignungstest (oft auch Einstellungstest genannt), der in unterschiedlichen Stadien des Einstellungsprozesses zum Einsatz kommen kann. 

Teilweise sind sie Teil des Pre-Screenings, während sie in anderen Fällen verwendet werden, um den Kandidatenpool vor oder nach der ersten bis zweiten Interviewrunde weiter einzugrenzen.

Die Art des Assessment-Screenings hängt von der jeweiligen Rolle ab, doch es gibt zwei Arten von Eignungstests, die besonders häufig vertreten sind:

Skills-Test

Skills-Tests eignen sich insbesondere für technische Rollen, um festzustellen, ob ein:e Kandidat:in die erforderlichen Hard Skills beherrscht. 

Mit dieser Methode zum Bewerber-Screening kann außerdem schnell herausgefunden werden, ob die nötigen Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt werden, um die Aufgabe zu bewältigen.

Häufig wird diese Art des Eignungstests sogar schon durchgeführt, bevor die Bewerbung eingereicht werden kann.

Case Study

Für nicht-technische Rollen müssen Kandidat:innen im Rahmen des Bewerber-Screenings oft sogenannte Case Studies – oder auch Fallstudien – bearbeiten, um ihre Arbeitsweise zu demonstrieren. 

So müssen Kandidat:innen beispielsweise Präsentationen erstellen (und halten), in der sie ihre Vorgehensweise zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe detailliert darlegen und begründen.

Bei der Präsentation des Arbeitsergebnisses können zum Beispiel die Ausdrucksfähigkeiten und andere Soft Skills der Kandidat:innen überprüft werden.

Referenzcheck

In einigen Fällen führt ein potenzieller Arbeitgeber vor der Unterbreitung eines Jobangebots einen sogenannten Referenzcheck durch.

Bei dieser Art des Bewerber-Screenings holt er Informationen von den ehemaligen Arbeitgebern einer Person ein, um sicherzustellen, dass der bzw. die Kandidat:in auch in Bezug auf ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten für die Stelle infrage kommt.

Rechtliche Grundlagen zum Bewerber-Screening

Insgesamt dürfen im Rahmen des Bewerber-Screenings ausschließlich Daten erhoben werden, die zum Zweck der Feststellung der Eignung von Kandidat:innen für eine bestimmte Position dienen.

Klassische Background-Checks, wie sie früher gelegentlich zur rechtlichen Absicherung einiger Unternehmen durchgeführt wurden, sind seit Inkrafttreten der DSGVO nicht mehr erlaubt. Stattdessen kann für bestimmte Positionen (z. B. erzieherische, finanz- und rechtsbezogene Berufsgruppen) ein polizeiliches Führungszeugnis verlangt werden.

Auch dürfen zwecks Bewerber-Screening lediglich die professionellen Social-Media-Profile (z. B. LinkedIn, Indeed, XING), nicht aber die privaten Profile von Bewerber:innen überprüft werden.

Mehr dazu, welche Daten Recruiter:innen im Screening-Prozess erheben dürfen und welche Paragrafen dabei besonders berücksichtigt werden sollten, erläutern wir in unserem Artikel zur DSGVO.

Alternative Ansätze zum Bewerber-Screening

Eine interessante Alternative zum üblichen Screening-Prozess stellt das sogenannte „Blind Hiring“ dar, mit dessen Hilfe Unternehmen Bewerbungen anonymisieren und die Vielfalt im Team aktiv fördern können.

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