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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was besagt die Rejection Rate?

Die Rejection Rate ist eine leistungsorientierte Kennzahl aus dem Recruiting und zeigt an, wie hoch bei einem Einstellungsprozess der Anteil der Bewerbenden ausfällt, der vom Unternehmen als „nicht passend“ eingestuft und somit abgelehnt wird. Der Wert wird in Prozent angegeben.

Rejection Rate Definition

Der Begriff der Rejection Rate (zu Deutsch etwa „Ablehnungsquote“) bezieht sich auf die Anzahl der von einem Unternehmen bereits im Screeningprozess aussortierten Bewerber:innen.

Sie werden in der Regel deshalb abgelehnt, weil sie die dem Anforderungsprofil der Stelle nicht entsprechen. Somit werden sie nicht Teil des Interviewprozesses und rücken nach der Einreichung ihrer Bewerbung auch in der Einstellungspipeline nicht weiter vor.

Die Rejection Rate ist nicht zu verwechseln mit der sogenannten Offer Decline Rate, die angibt, wie häufig Kandidat:innen, die ein direktes Stellenangebot von einem Unternehmen erhalten haben, dieses am Ende ablehnen.

Wie wird die Rejection Rate berechnet?

Die Rejection Rate ist sehr einfach zu berechnen. Gebraucht werden dafür lediglich die Anzahl aller auf eine Stellenanzeige eingegangenen Bewerbungen und die Anzahl der abgelehnten Bewerber:innen. 

Um die Ablehnungsquote zu ermitteln, wird die Anzahl der Ablehnungen durch die Gesamtanzahl der Bewerbungen dividiert und das Ergebnis mit 100 multipliziert, um den prozentualen Anteil zu erhalten. Das ergibt folgende Formel:

Rejection Rate = Anzahl abgelehnte Bewerbungen : Anzahl eingehende Bewerbungen x 100

Ein kleines Rechenbeispiel gefällig? Aber gern doch, gleich im nächsten Textabschnitt.

Vorher sei allerdings noch darauf hingewiesen, dass auch bei dieser Kennzahl immer ein Durchschnittswert aus mehreren Einstellungsprozessen herangezogen werden sollte, um einen aussagekräftigen Eindruck der Ablehnungsquote zu erhalten.

Dieser Durchschnittswert kann auch auf bestimmte Zeiträume (Monat, Quartal, Jahr) eingegrenzt werden, um Vergleiche anzustellen und Verbesserungen bzw. Handlungsbedarf abzuleiten.

Fall- und Rechenbeispiel

Ein Unternehmen erhält nach dem Schalten einer Stellenanzeige insgesamt 50 Bewerbungen. Nach der Prüfung der Unterlagen wird eine kleinere Kandidatenauswahl bestehend aus 10 Kandidat:innen zusammengestellt, die zum Interview eingeladen werden.

Folglich wurden 40 Kandidat:innen aussortiert. In die Formel eingesetzt, ergibt sich daraus folgende Ablehnungsquote:

Rejection Rate = 40 : 50 x 100 = 80 %

Für diesen einzelnen Einstellungsprozess hat das Unternehmen also 80 % der Bewerber nach dem Screening abgelehnt.

10 qualifizierte Bewerbungen für eine Stelle sind allerdings sehr optimistisch gedacht. Die Realität sieht oft weit weniger rosig aus. 

Es ist keine Seltenheit, dass aus einem verhältnismäßig großen Bewerbungsandrang letzten Endes nur 2-3 Bewerber:innen für ein Interview übrig bleiben - zumindest für weniger bekannte, kleine Arbeitgebermarken.

H2 Warum ist die Rejection Rate eine wichtige Kennzahl?

Die Rejection Rate gibt Aufschluss darüber, wie gut eine Stellenanzeige die Zielgruppe erreicht und angesprochen hat. 

Gehen etwa viele Bewerbungen ein, die den Anforderungen des Unternehmens nicht entsprechen, kann das bedeuten, dass

  • die Stellenanzeige auf ungeeigneten Kanälen veröffentlicht wurde oder
  • die Anforderungen nicht klar genug formuliert wurden.

Beides ist ungünstig, denn entsprechen z. B. von 100 Bewerbungen nur fünf wirklich den Anforderungen, müssen 95 Bewerbungen umsonst überprüft und dann auch noch 95 Absage-E-Mails gesendet werden.

Das wiederum kann den Einstellungsprozess erheblich in die Länge ziehen und dazu führen, dass gute Kandidaten in der Zwischenzeit von der Konkurrenz eingestellt werden und nicht mehr zur Verfügung stehen.

Und eventuell wurde dann sogar auf den falschen Channels in kostenpflichtige Stellenanzeigen investiert, die keine Ergebnisse liefern, aber die Einstellungskosten unnötig in die Höhe treiben.

Indikator für zu hohe Erwartungen und Diskriminierung

Zwei weitere weit verbreitete Probleme, die für eine hohe Ablehnungsquote sorgen, sind die oft zu hohen Erwartungen der Unternehmen an die Bewerber und Diskriminierung.

Insbesondere, wenn am Ende keine oder nur sehr wenige und sehr ähnliche Kandidat:innen übrig bleiben, kann die Rejection Rate ein Indikator für beides sein.

Um dem entgegenzuwirken, sollte zunächst einmal grundsätzlich sichergestellt werden, dass jede Bewerbung die gleiche Aufmerksamkeit erhält und gerecht behandelt wird.

Häufig werden Kandidat:innen allerdings unbewusst diskriminiert und abgelehnt. Entwickelt sich daraus ein Muster, kann dies das Arbeitgeberimage beschädigen (oder schlimmer noch: zu rechtlichen Konsequenzen führen und an die Öffentlichkeit gelangen).

Das wiederum kann die Anzahl der Bewerbungen deutlich reduzieren und die Talentakquise in der Zukunft deutlich erschweren.

Eine denkbar einfache Lösung gegen Diskriminierung im Einstellungsprozess könnte etwa das sogenannte „Blind Hiring“ sein, das Bewerbungen anonymisiert und sich auf Qualifikationen und Fähigkeiten konzentriert. 

Weitere interessante Möglichkeiten erläutern wir in unserem Blog-Artikel über faires Shortlisting

Den zu hohen Erwartungen widmen wir uns gleich im nächsten Abschnitt. 

Wie kann man die Rejection Rate reduzieren?

Es gibt ein paar einfache Möglichkeiten, wie Unternehmen die Ablehnungsquote ihrer Bewerbungen auf ein vernünftiges Maß reduzieren können:

  • Stellenanzeige klarer formulieren 
  • Eine unklare Stellenbeschreibung kann nicht nur zu wenig, sondern auch die falschen Kandidat:innen anlocken und treibt die Rejection Rate so in die Höhe. 
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  • Wer mehr qualifizierte Bewerbungen erhalten möchte, sollte daher sicherstellen, dass die Stellenanzeige exakt auf die Zielgruppe zugeschnitten ist und die (Mindest-)Anforderungen und Aufgaben klar und unmissverständlich ausformuliert sind.
  •  
  • Hilfreiche Tipps und Ratschläge hierzu führen wir in unserem Blog-Artikel übers Stellenanzeigen schreiben aus.
  • Screeningprozess anpassen 
  • Stichwort zu hohe Erwartungen: Die meisten Unternehmen suchen ihre Kandidat:innen noch immer auf Basis von rollenspezifischen Qualifikationen aus.
  •  
  • Das führt jedoch häufig zu einem Mangel an Bewerber:innen für die Einstellungspipeline, manchmal aber auch zu teuren personellen Fehlentscheidungen.
  •  
  • Um diesem Problem entgegenzuwirken, empfiehlt sich die Auswahl nach Kompetenzen und kultureller Ergänzung sowie die Investition in Fort- und Weiterbildung.
  •  
  • So kann nicht nur der Kreis der „qualifizierten“ Bewerber vergrößert werden, auch die Diversität innerhalb des Teams und seine Innovationskraft können dadurch verbessert werden.
  • Spezifischere Channels nutzen 
  • Die Erreichung der gewünschten Zielgruppe hängt auch stark von der Nutzung geeigneter Jobbörsen ab. 
  •  
  • Für schwierig zu besetzende Stellen (z. B. Front End Developer) können sich Nischen-Jobbörsen besser eignen, da sie sich speziell an eine bestimmte Branche oder Zielgruppe statt an die breite Öffentlichkeit richten.
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  • Auf diese Weise können mehr qualifizierte Bewerbungen generiert und die Notwendigkeit zahlreicher Ablehnungen deutlich reduziert werden.
  • ATS wie JOIN verwenden
  • Das Bewerbermanagementsystem (ATS) von JOIN hilft dank datenbasierter Vorschläge für die passenden Jobbörsen, mehr qualifizierte Talente noch effizienter anzusprechen, bessere Bewerbungen zu generieren und die Rejection Rate so deutlich zu senken.
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  • Auch die Sendung von Absagen wird mithilfe automatisierter Nachrichten wirkungsvoll rationalisiert: Mit nur wenigen Klicks können personalisierte E-Mails als Massenaktion versendet werden.
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  • In unserer Feature-Übersicht finden Sie weitere Informationen, wie JOIN Ihre Prozesse rationalisieren und Ihnen zu schnellerem Einstellungserfolg verhelfen kann.

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