Wie Sie einen skalierbaren Einstellungsprozess aufbauen, der mit Ihrem Team mitwächst

Wenn Ihr Team wächst, wird die Einstellung neuer Mitarbeitenden zu einem der komplexesten Prozesse, die es zu bewältigen gilt. Was früher funktionierte, als Sie zu fünft um einen Tisch saßen, funktioniert plötzlich nicht mehr, wenn Sie mehrere offene Stellen gleichzeitig besetzen müssen.

Die Einstellung von Mitarbeiter:innen für ein kleines Unternehmen ohne Personalabteilung kann sich als besonders schwierig erweisen, aber die gute Nachricht ist: Sie brauchen kein großes HR-Team, um einen skalierbaren Einstellungsprozess aufzubauen, der Struktur und Effizienz bringt. Mit den richtigen Prozessen und Tools können Sie ein System aufbauen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Häufige Fehler bei der Personalbeschaffung bei der Skalierung – und wie man sie behebt

Anfangs erfolgt die Einstellung oft auf organische Weise – durch eine kurze Stellenanzeige, ein paar Vorstellungsgespräche und eine intuitive Entscheidung. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, kann dieser informelle Ansatz zu Fehlern bei der Personalbeschaffung führen, die das Wachstum verlangsamen und zu Inkonsistenzen führen. 

Hier sind die häufigsten Fehler bei der Personalbeschaffung:

• Teams, die nicht zusammenarbeiten: Personalverantwortliche schreiben ihre eigenen Stellenanzeigen, verfolgen die Kandidat:innen separat und kommunizieren über verstreute E-Mails – was zu uneinheitlichen Erfahrungen für die Kandidat:innen führt.
  
  Weisen Sie jeder offenen Stelle ein spezielles Einstellungsteam zu und zentralisieren Sie die Kommunikation mit den Bewerbenden, um eine gute Candidate Experience zu gewährleisten.
  
• Engpässe bei der Einstellung: Ohne klare Strukturen verzögert sich das Feedback, Stellen bleiben länger unbesetzt und Ihr Team verliert Momentum – insbesondere bei der Besetzung mehrerer Positionen.
  
  Nutzen Sie Einstellungs-Teams, benutzerdefinierte Pipelines und Tools für die Zusammenarbeit wie Scorecards, um die Zusammenarbeit zu optimieren, Aufgaben zu automatisieren und Ihren Einstellungsprozess effizient zu gestalten.
  
• Begrenzte Transparenz: Wenn Daten über verschiedene Tools, Posteingänge und Tabellen verteilt sind, wird es schwierig, den Überblick zu behalten – und Einstellungsentscheidungen dauern länger als nötig.
  
  Zentralisieren Sie alles in einem Tool, von der Erstellung von Stellenanzeigen bis zur Nachverfolgung von Bewerbenden, damit nichts übersehen wird.
  

Ein skalierbarer Einstellungsprozess ersetzt Chaos durch Klarheit. Er hilft Ihrem Team, schneller voranzukommen, aufeinander abgestimmt zu bleiben und sichere Einstellungsentscheidungen zu treffen.Erfahren Sie mehr darüber, wie JOIN Sie beim Aufbau eines skalierbaren Einstellungsprozesses unterstützen kann.

So schaffen Sie klare Phasen in Ihrem skalierbaren Einstellungsprozess

Ein Einstellungsprozess beginnt mit klar definierten Phasen – jede mit einem bestimmten Zweck, Verantwortlichen und Ergebnis. So strukturieren Sie Ihren Prozess:

1. Definieren Sie die Rolle klar
   

Die Klärung der Verantwortlichkeiten, der erforderlichen Fähigkeiten und der Einbindung der Rolle in Ihre Unternehmenskultur ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist, bevor Sie mit der Einstellung beginnen. Klare, einheitliche Stellenbeschreibungen, die Spitzenkandidat:innen anziehen, geben den Ton für den gesamten Prozess an.

2. Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf verschiedenen Jobbörsen
   

Wenn Sie Ihre Stellenanzeige nacheinander auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen, erreichen Sie zwar mehr Kandidat:innen, aber das kann zeitaufwändig sein. Ein Multiposting-Tool automatisiert diesen Schritt, indem es Ihre Stellenanzeigen mit nur wenigen Klicks auf mehreren Jobbörsen veröffentlicht und so für maximale Sichtbarkeit sorgt.

3. Prüfen Sie Bewerbungen einheitlich
   

Strukturierte Kriterien reduzieren Voreingenommenheit, verbessern die Entscheidungsfindung und stärken die Qualität der Einstellung. Standardisierte Prozesse zur Überprüfung von Bewerbenden helfen den Einstellungsteams, alle Bewerbende fair zu bewerten und während des gesamten Prozesses aufeinander abgestimmt zu bleiben.

4. Frühzeitig prüfen, ob Kandidat:innen geeignet sind
   

Frühzeitige Gespräche helfen dabei, Fähigkeiten und Erwartungen vor Beginn des Bewerbungsprozesses zu bestätigen. Dieser Schritt spart sowohl Bewerbenden als auch den Personalvermittler:innen Zeit und stellt sicher, dass nur qualifizierte Personen in die nächste Runde kommen.

5. Führen Sie Vorstellungsgespräche gemeinsam als Team
   

Gemeinsame Vorstellungsgespräche sorgen für ausgewogene Perspektiven und schnellere Entscheidungen. Wenn sich das Einstellungsteam auf wichtige Fragen für das Vorstellungsgespräch einigt und Feedback transparent austauscht, wird der Prozess effizienter und integrativer.

6. Machen Sie Angebote klar und sorgen Sie für einen reibungslosen Einstieg
   

Transparente Angebote und ein reibungsloser Start hinterlassen einen starken Eindruck. Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitenden, sich vom ersten Tag an sicher, unterstützt und bereit für den Erfolg zu fühlen.

Zusammen bilden diese Phasen die Grundlage für einen skalierbaren Einstellungsprozess – strukturiert, transparent und einfach zu verwalten, auch wenn Ihr Team wächst. Mit der Recruiting-Software von JOIN können Sie alle Schritte an einem Ort zusammenführen.

Warum ein ATS Ihrem Einstellungsprozess Struktur verleiht

Wenn sich Ihr skalierbarer Einstellungsprozess weiterentwickelt, wird es unerlässlich, alles organisiert und übersichtlich zu halten. Hier kommt ein Applicant Tracking System (ATS) ins Spiel – eine Software, mit der Sie Stellenanzeigen, Bewerbungen und die Kommunikation mit Bewerbenden an einem Ort verwalten können – und die einen komplexen Prozess in ein strukturiertes und übersichtliches System verwandelt.

• Zusammenarbeit leicht gemacht
  
  Ein ATS vereint alle Ihre Einstellungsaktivitäten – Erstellung von Stellenanzeigen, Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess und Automatisierung von Aufgaben – in einem gemeinsamen Bereich. Ihr Team kann gemeinsam Bewerbende prüfen und bewerten, um schnellere und einheitlichere Entscheidungen zu treffen.
  
  Mit der Kandidatenkommunikationsfunktion von JOIN bleibt Ihr Team über ein gemeinsames Tool in Verbindung – keine verlorenen Rückmeldungen, keine widersprüchlichen Nachrichten, sondern nur optimierte Zusammenarbeit.
  
• Transparenz und Verantwortlichkeit bei jedem Schritt
  
  Durch den sofortigen Überblick über den Status jedes Bewerbenden bleibt der Einstellungsprozess auf Kurs. Sie wissen immer, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist, sodass nichts übersehen wird.
  
  Die Echtzeit-Bewerbendenauswahl von JOIN hilft Ihrem Team, verantwortungsbewusst zu bleiben und Kandidat:innen auf dem Laufenden zu halten.
  
• Eine bessere Erfahrung für jede:n Kandidat:in
  
  Strukturierte Workflows sorgen dafür, dass Kandidat:innen in jeder Phase zeitnah Updates erhalten und konsistente Kommunikation gewährleistet ist. Eine reibungslose Erfahrung schafft Vertrauen und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
  
  JOIN automatisiert den Einstellungsprozess und sorgt für zeitnahe Kommunikation vom ersten Kontakt bis zum endgültigen Angebot.
  

Wenn die Einstellung reibungslos verläuft, verbessert sich die gesamte Erfahrung – für Personalvermittler:innen, Einstellungsmanager und Bewerber:innen gleichermaßen. Die kollaborative Einstellung sorgt für Klarheit und Konsistenz in jeder Phase des Prozesses, beschleunigt Entscheidungen und schafft Vertrauen zwischen den Teams.

Ihr Hub für intelligentere, skalierbare Personalbeschaffung

Die Skalierung Ihrer Personalbeschaffung muss nicht zwangsläufig zu mehr Komplexität führen. JOIN vereint Struktur, Transparenz und Zusammenarbeit und bietet wachsenden Teams eine intelligentere Möglichkeit, hervorragende Mitarbeiter:innen zu finden und einzustellen.

Wenn Ihr Team wächst, wird es entscheidend, organisiert und vernetzt zu bleiben. Durch automatisierte Workflows und zentralisierte Tools können Sie Bewerbende effizient verwalten, manuelle Arbeit reduzieren und in jeder Phase Konsistenz gewährleisten.

Laut einem Artikel von pli Solutions binden administrative Routineaufgaben einen Großteil der Zeit in Personalabteilungen – wertvolle Stunden, die für strategische HR-Arbeit fehlen. Der Beitrag zeigt, wie dringend digitale Lösungen nötig sind, um diesen Zeitfresser zu reduzieren.

Bei einem skalierbaren Einstellungsprozess geht es nicht darum, mehr zu tun, sondern darum, jeden Schritt für Sie effizienter zu gestalten. Indem Sie sich auf Technologie verlassen, um organisiert zu bleiben, schaffen Sie ein Einstellungssystem, das mit Ihrem Unternehmen auf natürliche Weise mitwächst.

Weniger Chaos. Mehr Klarheit. Ein Tool, das mit Ihnen mitwächst.