Die 10 häufigsten Fehler im Recruiting (und wie Sie sie vermeiden!)

Glücklicherweise haben in der Vergangenheit schon viele Menschen Fehler im Vorstellungsgespräch, bei Stellenausschreibungen und beim Recruiting im Allgemeinen gemacht, von denen Sie lernen können. Einige dieser Fehler sind sogar so weit verbreitet, dass wir für Sie eine Liste der 10 häufigsten Fehler im Recruiting zusammengestellt haben. Ob Mitarbeiter nur aufgrund ihrer “kulturellen Passung” eingestellt oder zu viele Personen in den Prozess involviert wurden – es gibt viele Dinge, die man falsch machen kann. Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste, damit Sie wissen, worauf Sie bei Ihrem nächsten Einstellungsprozess achten müssen:

• Zu viele Personen involviert
• Nur nach „kultureller Passung“ einstellen
• Zu geringe Auswahl an Bewerber:innen
• Zu stark auf Ausbildung und Branchenerfahrung fokussieren
• Zu wenig Informationen übers Unternehmen teilen
• Übertriebene Anforderungen stellen
• Keine Struktur im Interviewprozess
• Kandidat:innen „ghosten“
• Mangel an Flexibilität
• Anwendung ethisch fragwürdiger Recruiting-Praktiken

1. Zu viele Personen am Einstellungsprozess beteiligt

Einer der häufigsten Fehler im Recruiting-Prozess ist, dass zu viele Personen in den Prozess involviert werden. Allzu leicht geht man davon aus, dass die Bewerberauswahl, die Vorstellungsgespräche und die endgültige Entscheidung umso besser ausfallen, je mehr Personen an der Einstellung beteiligt sind. Und in der Theorie ergibt das auch Sinn! In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Einbeziehung vieler Personen in die Entscheidungsfindung zu einem schlechten Einstellungsprozess führt. Hier greift das Sprichwort: „Zu viele Köche verderben den Brei.“ Jede Person, die Sie in die Entscheidungsfindung einbeziehen, verlangsamt den Prozess. Und ein langsamer Einstellungsprozess führt zu einer negativen Candidate Experience (deutsch: Bewerbererlebnis). Außerdem wirkt sich das nachteilig auf die Time to Hire aus und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber:innen in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erhalten (und annehmen).

So vermeiden Sie diesen Recruiting-Fehler:

Dieser gängige Fehler kann vermieden werden, indem Sie eine Höchstzahl an Personen festlegen, die an der Einstellung für jede Rolle beteiligt sein sollten. So erfolgt etwa die Sichtung der Lebensläufe in der Regel ausschließlich durch eine:n HR-Manager:in sowie die Führungsperson der einstellenden Abteilung (Hiring Manager:in). Es empfiehlt sich zudem, zu gegebener Zeit ein Gruppeninterview mit den anderen Teammitgliedern zu führen. Daher sollte der Einstellungsprozess idealerweise zwei bis maximal fünf Mitarbeiter:innen einbeziehen. Auf diese Weise können das Team und die Bewerber:innen ein besseres Gefühl füreinander bekommen, ohne den Prozess zu verlangsamen.

2. Nur auf „kulturelle Passung“ achten

Die Einstellung von Mitarbeiter:innen, die optimal zur Unternehmenskultur passen, ist eine gängige Methode in vielen Unternehmen. Und auf den ersten Blick ergibt das durchaus Sinn: Ein:e Mitarbeiter:in, der oder die ins Team kommt und sich sofort nahtlos in die Kultur eingliedert, kann viel Zeit sparen und eine Menge Herausforderungen einfach umgehen. Diese Herausforderungen zu vermeiden, ist jedoch nicht immer die beste Lösung. Einer der häufigsten Fehler im Recruiting, ist die Suche nach Leuten, die genauso sind wie es selbst. Das führt dazu, dass ein ganzes Team gleich denkt und somit eine Art Echokammer entsteht. Die Einstellung nach kultureller Passung (Cultural Fit) bedeutet auch, dass viele Menschen mit ähnlichem Hintergrund und ähnlicher Denkweise zusammenkommen. Von Vielfalt kann dann kaum noch die Rede sein. Dieser Mangel an Vielfalt führt in der Praxis zudem meist zu weniger durchdachter und produktiver Arbeit.

Wie Sie diesen Fehler im Recruiting vermeiden:

Wenn Sie bemerken, dass ein Team aus vielen extrem ähnlichen Persönlichkeitstypen besteht oder dass sie die Ideen der anderen nicht infrage stellen, ist es an der Zeit zu handeln. Ein erster Ansatz besteht etwa darin, zu prüfen, welche Charaktereigenschaften im gegenwärtigen Arbeitsumfeld fehlen, und aktiv nach Kandidat:innen zu suchen (und diese einzustellen), die diese Eigenschaften mitbringen. Dieses Vorgehen nennt man „Einstellung nach kultureller Bereicherung“ (Cultural Add).

3. Zu geringe Auswahl an Bewerber:innen

Mit dem vorigen Recruiting-Fehler geht in der Regel auch ein wichtiger Folgefehler einher: eine zu eingeschränkte Auswahl an Bewerber:innen. Warum eine Diversity-Recruiting-Strategie wichtig ist, haben wir bereits ausführlich behandelt. Und ein großer Teil dieser Strategie besteht darin, beim Recruiting ein möglichst weit gespanntes Netz auszuwerfen. Wenn Sie sich beim Recruiting permanent auf nur ein oder zwei Jobbörsen beschränken, bedeutet das, dass die eingehenden Bewerbungen nicht so vielfältig sind, wie sie sein könnten. Das bewirkt wiederum weniger Vielfalt in Ihrem Team.

So können Sie den obigen Fehler im Recruiting vermeiden:

Zum Glück ist die Lösung hier schnell, einfach und kostenlos zugänglich! Wenn Sie ein praktisches ATS-Tool wie JOIN verwenden, können Sie Ihre Stellenanzeige mit nur einem Klick auf mehreren empfohlenen Jobbörsen gleichzeitig schalten. Das bedeutet, dass Sie mit weniger Aufwand das Netz weiter ausbreiten und eine größere Vielfalt an Bewerbern ansprechen können. Überzeugen Sie sich selbst – nicht nur auf der Grundlage unserer Worte, sondern auch anhand unserer Kundenberichte. Das sagt eine unserer Kundinnen:

„JOIN hilft uns dabei, Mitarbeiter:innen aus anderen Teilen Europas leichter einzustellen. Seitdem wir JOIN nutzen, haben wir fast doppelt so viele Bewerbungen erhalten, und ich bin mit der Qualität der Bewerber:innen sehr zufrieden!“ Simona Marano HR Manager at Shayp

4. Zu stark auf Ausbildung und Branchenerfahrung fokussieren

In einer Zeit, in der der Wettbewerb um gute Talente immer härter wird, ist einer der größten Fehler im Recruiting, zu viel Wert auf Ausbildung und Erfahrung zu legen. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung werden die klassischen Bildungs- und Erfahrungswege immer zweitrangiger. Natürlich gilt das nicht für alle Berufe, z. B. im Gesundheitswesen oder im Bildungswesen. Bestimmte Berufsgruppen wie Entwickler:innen, Marketingspezialist:innen oder Designer:innen haben ihre Fähigkeiten möglicherweise auf eher unkonventionelle Weise erworben – etwa autodidaktisch, durch einen Online-Kurs oder auf ähnliche Weise. Im Ergebnis bedeutet das zwar, dass sie möglicherweise keinen traditionellen Abschluss vorweisen können. Aber das macht sie keineswegs automatisch ungeeignet. Wenn Sie diese für Ihre Stelle nicht berücksichtigen, verpassen Sie nur aufgrund einer kleinen Formalität die besten Talente.

So vermeiden Sie diesen Recruiting-Fehler:

Dieser häufige Recruiting-Fehler kann vermieden werden, indem Sie die Kriterien, nach denen Sie bestimmte Stellen besetzen, überdenken und etwas verändern. Indem Sie beim Recruiting einen kompetenzbasierten Ansatz verfolgen, können Sie leichter Bewerber:innen finden, die den Anforderungen Ihrer Stelle gerecht werden – und das sogar ohne, dass Sie Personen aufgrund ihres Bildungs- oder Erfahrungsstands aussortieren. Weitere Informationen zu dieser Recruiting-Methode erhalten Sie in unserem Artikel über kompetenzorientiertes Recruiting.

5. Zu wenig Informationen übers Unternehmen teilen

Ein weiterer, fataler Fehler im Recruiting, der vor allem unter Start-ups und kleinen bis mittelständischen Unternehmen weit verbreitet ist, ist die unzureichende Bereitstellung von Informationen über das eigene Unternehmen. Bei Kleinunternehmen gehen 50 % der Bewerbungen über eine Jobbörse ein. Das bedeutet, dass viele dieser Bewerber:innen vor ihrer Bewerbung vermutlich noch nie von Ihrem Unternehmen gehört haben. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass potenzielle Bewerber:innen sich zuerst mittels Recherche über Ihr Unternehmen informieren wollen, bevor sie ihre Bewerbung einreichen. Wenn Sie dann jedoch nicht genügend Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Werte und Ihr bestehendes Team zur Verfügung stellen, werden potenzielle Bewerber:innen möglicherweise davon Abstand nehmen, sich zu bewerben.

So vermeiden Sie diesen Fehler im Recruiting:

Glücklicherweise lässt sich das Problem leicht beheben, indem Sie das LinkedIn-Profil Ihres Unternehmens aktualisieren und eine Karriereseite erstellen. Indem Sie aktuelle Informationen über Ihre Werte, Ihre Arbeit, Ihr Team und vieles mehr anbieten, können Sie bei potenziellen Bewerber:innen Vertrauen erwecken und sie so mit höherer Wahrscheinlichkeit zu einer Bewerbung bewegen. Werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel über die Erstellung optimaler Karriereseiten, um direkt mit Ihrer Website zu beginnen.

6. Übertriebene Anforderungen stellen

Natürlich gibt es für jede Tätigkeit bestimmte Anforderungen an die Personen, die sie ausüben. Manchmal kann man sich beim Aufschreiben dieser Anforderungen jedoch leicht verzetteln. Sie haben vielleicht eine:n ideale:n Kandidat:in für Ihre Stelle im Kopf und möchten das in der Liste der Anforderungen deutlich machen. Das kann bewirken, dass Ihre Anforderungsliste deutlich zu lang wird – ein weiterer großer Fehler im Recruiting. Je mehr Anforderungen Sie auflisten, desto wahrscheinlicher ist es, dass talentierte Bewerber sich für die Stelle selbst „disqualifizieren“.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden:

Listen Sie beim Erstellen Ihrer Stellenanzeige nicht alles als unverzichtbare Voraussetzung auf, sondern beschränken Sie sich auf ein paar wesentliche Anforderungen und kennzeichnen Sie einige als „Nice to haves“ (gewünscht, aber nicht notwendig). Das bewirkt, dass Bewerber:innen mit den gewünschten Fähigkeiten sich besonders angesprochen fühlen, sich auf Ihre Anzeige zu bewerben. Gleichzeitig werden Bewerber:innen, die nur die „wesentlichen“ Anforderungen der Stelle erfüllen, auf diese Weise nicht entmutigt.

7. Keine Struktur im Interviewprozess

Wenn Sie die Bewerbungsphase hinter sich gebracht und die Bewerber:innen für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt haben, denken Sie vielleicht, dass es von da an ein leichtes Spiel wird. Leider irren Sie sich da. Viele Schwierigkeiten beim Recruiting entstehen durch Fehler bei Vorstellungsgesprächen. Und einer der größten Fehler bei Vorstellungsgesprächen ist das Fehlen eines gut strukturierten Interviewprozesses. Es ist allzu leicht, die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch zu vernachlässigen und einfach ein informelles Gespräch zu führen. Das kann zwar angenehm sein, verhindert aber in der Regel, dass Sie alle wichtigen Informationen über Ihre:n Bewerber:in erfahren. Außerdem macht diese Vorgehensweise es schwierig, die Fähigkeiten der Bewerber:innen mit denen ihrer Konkurrent:innen zu vergleichen.

Wie Sie diesen Fehler im Vorstellungsgespräch vermeiden:

Vermeiden Sie diesen Fehler beim Vorstellungsgespräch, indem Sie einen strukturierten Prozess mit festen Fragen und Bewertungsbögen für Ihre kommenden Bewerbungsgespräche erstellen. Auf diese Weise können Sie die Fähigkeiten der Bewerber:innen genauer einschätzen und sie objektiver vergleichen. Sie suchen Inspiration für Ihre Bewerbungsgespräche? Sehen Sie sich unsere Vorlagen zu Fragen fürs Vorstellungsgespräch an.

8. Kandidat:innen „ghosten“

Ganze 75 % aller Bewerber:innen haben es schon einmal erlebt, dass ein Unternehmen sie „ghostet“ (sprich: den Kontakt ohne erkennbaren Grund abbricht) – einer der gravierendsten, aber leider auch häufigsten Recruiting-Fehler, den ein Unternehmen machen kann. Wir wissen, dass es stressig sein kann, Dutzende von Bewerbungseingängen zu beantworten – und allzu schnell wird diese Aufgabe vernachlässigt. Das Ausbleiben einer Rückmeldung hat jedoch langfristig schwerwiegende Folgen: Es schreckt nicht nur Bewerber:innen davon ab, sich in Zukunft bei Ihrem Unternehmen zu bewerben, sondern kann sich auch nachteilig auf Ihr Employer Branding auswirken. Die davon betroffenen Bewerber:innen werden dann mit hoher Wahrscheinlichkeit ihren Freunden von ihren negativen Erfahrungen mit Ihnen erzählen oder sogar eine Online-Bewertung abgeben.

Wie Sie diesen Fehler im Recruiting vermeiden:

Kurz gesagt: Antworten Sie auf jede einzelne Bewerbung, die Sie erhalten. Das mag zeitaufwändig klingen, aber zum Glück gibt es Tools, die Ihnen dabei helfen können. In der Software-Lösung von JOIN können Sie zum Beispiel vorgefertigte E-Mails für verschiedene Phasen des Recruitingprozesses einstellen. Mit diesen können Sie unter anderem den Eingang der Bewerbung bestätigen, Kandidat:innen nach dem Screening ablehnen oder diese zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Für weitere Informationen rund ums Bewerbermanagement mit JOIN besuchen Sie unsere Feature-Seite ‘Manage‘.

9. Mangel an Flexibilität

In den letzten Jahren hat sich im Bereich Recruiting vieles verändert. Eine dieser Veränderungen besteht darin, dass Bewerber:innen es begrüßen, wenn Unternehmen sich flexibel zeigen. Vor allem seit der Pandemie arbeiten viele Angestellte lieber von zu Hause aus. Vorbei sind die Zeiten, in denen sie jeden Tag einen 45-minütigen Arbeitsweg auf sich nehmen oder ins Büro kommen mussten, wenn es ihnen nicht so gut ging. Vielleicht bevorzugen auch Sie wie viele andere Arbeitgeber nach wie vor die Anwesenheit ihres Teams im Büro. Doch wenn Sie in dieser Hinsicht nicht ein wenig Flexibilität zulassen, könnten Sie Gefahr laufen, als Arbeitgeber unattraktiv zu werden.

So vermeiden Sie diesen Recruiting-Fehler

Die Lösung für dieses Problem ist die Einführung von Hybridarbeit in Ihrem Team. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Ihr Team an einer bestimmten Anzahl von Tagen in der Woche im Büro ist, während es an den anderen Tagen von zu Hause aus arbeiten kann. So können Sie nicht nur mit Remote-Unternehmen konkurrieren, sondern als netten Bonus können Sie dieses Angebot auch als attraktiven Benefit in Ihren Stellenanzeigen präsentieren!

10. Anwendung ethisch fragwürdiger Recruiting-Praktiken

Es versteht sich von selbst, dass die Anwendung von ethisch fragwürdigen Praktiken einer der schwerwiegendsten Fehler im Recruiting ist, den es zu vermeiden gilt. Aber wir sagen es trotzdem! Ethisch fragwürdige Vorgehensweisen können von der Unterbreitung unlauterer Angebote bis hin zu unzulässigen persönlichen Fragen an Kandidat:innen reichen (gemeint sind etwa Fragen, die für die Stelle nicht relevant sind, z. B. zum Familienstand oder dem sozialen Hintergrund). Solche Methoden sind nicht nur verpönt, sondern können sogar arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

So umgehen Sie diesen Recruiting-Fehler:

Der beste Weg, diesen schwerwiegenden Fehler zu vermeiden, besteht darin, sich über das Arbeitsrecht Ihres Standorts zu informieren. Diese Informationen finden Sie in der Regel auf der Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Es lohnt sich auch, Nachforschungen zu Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (Diversity, Equity, and Inclusion – DEI) anzustellen. Das kann Ihnen zusätzlich helfen, Ihre Ethik und Ihr Verständnis für unterschiedliche Bedürfnisse zu vertiefen, was sich wiederum positiv auf Ihr Recruiting auswirken wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Artikelsammlung zur Diversität.

Wie Sie Ihr Recruiting weiter perfektionieren können

Die Vermeidung dieser Recruiting-Fehler ist ein guter Anfang für einen effektiven Einstellungsprozess. Die Perfektionierung des Recruitings ist jedoch ein fortlaufender Prozess. Sie suchen weitere Ratschläge und Tipps zur Einstellung von Mitarbeiter:innen? Dann können auch die folgenden Artikel Ihnen weiterhelfen:

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