Describir un puesto de trabajo es dejar por escrito cuatro cosas: para qué existe el puesto, qué funciones tiene, qué formación y experiencia exige y en qué condiciones se trabaja. A eso se suman la dependencia jerárquica y la banda salarial. El resultado es la descripción del puesto, un documento interno. La oferta de empleo que publicas sale de ella, pero va después.
En las pymes, la descripción casi nunca se escribe desde cero. Se recupera la oferta de la última vez, se añaden dos requisitos y se publica. Así es como un puesto acaba descrito por lo que hacía la persona anterior hace tres años. Los pasos que siguen empiezan por el otro extremo: primero el trabajo, después el perfil.
Si lo que buscas son ejemplos concretos por profesión, las guías de puesto tienen uno para cada rol, con banda salarial y preguntas de entrevista.
Qué incluye la descripción de un puesto
- Denominación. El nombre que alguien buscaría en un portal de empleo, no uno inventado por el equipo.
- Misión. Una o dos frases sobre por qué existe el puesto hoy.
- Funciones. Las tareas que ocupan la mayor parte de la semana, con verbos concretos.
- Dependencia y relaciones. A quién reporta y con qué equipos trabaja.
- Requisitos. Separados en imprescindibles y deseables.
- Condiciones. Jornada, ubicación, teletrabajo, desplazamientos, tipo de contrato.
- Retribución. La banda prevista para el puesto.
Ninguna ley obliga a una empresa privada a usar este formato. Lo que sí hay en España es una norma que convierte una buena descripción en algo más que una buena práctica, y la vemos en el paso 2.
Paso 1: anota las funciones que de verdad se hacen
Siéntate una hora con quien va a dirigir a la nueva persona y empieza con una pregunta: dentro de 60 días, ¿qué tendrá que haber entregado? Las respuestas son tus funciones, y salen concretas. «Cerrar la primera campaña de captación en Google Ads» en lugar de «impulsar la adquisición». «Preparar el cierre mensual con la gestoría» en lugar de «dar soporte al área financiera».
Si el puesto ya existe, habla también con quien lo ocupa ahora. Lo que hace un martes cualquiera rara vez coincide con la descripción que firmó al entrar.
Esa lista de entregables a 60 días tiene un segundo uso. Además de describir el puesto, es la base de la rúbrica de entrevista: lo que vas a medir en los dos primeros meses es lo que conviene comprobar al entrevistar. Y si el manager de selección no es capaz de escribirla, el proceso todavía no está listo para empezar.
Paso 2: describe el puesto con los cuatro factores del RD 902/2020
El Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva obliga a todas las empresas, tengan el tamaño que tengan, a pagar igual por trabajo de igual valor. Su artículo 4 define cuándo dos trabajos valen lo mismo: cuando son equivalentes la naturaleza de las funciones efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas, los factores estrictamente relacionados con el desempeño y las condiciones laborales en las que se trabaja.
Coinciden casi uno por uno con las secciones de una buena descripción. Si las rellenas con ese criterio, el día que alguien pregunte por qué dos puestos cobran distinto tendrás un documento que lo explica.
El mismo artículo enumera factores que suelen faltar en las descripciones de pyme: la responsabilidad económica o sobre el bienestar de otras personas, la polivalencia, las habilidades sociales y de cuidado, la capacidad de resolver conflictos o de organizar. Si el puesto los exige, escríbelos. Un puesto de recepción que gestiona quejas a diario no es un puesto «de atención telefónica».
Paso 3: separa lo imprescindible de lo deseable
Para cada requisito, pregunta: sin esto, ¿podría hacer las funciones del paso 1? Si la respuesta es sí, pasa a deseable. Si te quedan más de cuatro imprescindibles, vuelve a pasarles la pregunta.
Una lista larga también ahuyenta. Tara Mohr encuestó a más de 1.000 profesionales para Harvard Business Review sobre por qué no se postulaban cuando no cumplían todos los requisitos. El motivo más citado, por el 41 % de las mujeres y el 46 % de los hombres, fue que creían que no los contratarían y no querían perder el tiempo. Leen «imprescindible» al pie de la letra. Cada línea de más reduce el número de personas que llegan a tu criba.
Paso 4: pon la banda salarial y las condiciones
Escribe la banda en la descripción aunque todavía no tengas claro si la publicarás. La Directiva (UE) 2023/970 obliga a informar a quienes buscan empleo del salario inicial o de la horquilla salarial, en el anuncio o antes de la entrevista, y prohíbe preguntarles por su historial retributivo. Las obligaciones concretas para tu empresa las fija la norma española que transpone la directiva; consulta el texto vigente en el BOE. Tener la banda escrita desde la descripción te ahorra improvisarla.
Con las condiciones pasa algo parecido. Días de oficina, turnos, carné de conducir, viajes: si no están escritos, aparecen en la segunda entrevista y la persona se retira cuando ya llevas dos semanas de proceso.
De la descripción del puesto a la oferta de empleo
La descripción es de uso interno. La oferta de empleo es su versión pública: conserva la misión, las funciones, las condiciones y la banda, quita lo que solo interesa al equipo y añade por qué alguien querría trabajar contigo y cómo será el proceso. En el glosario tienes la diferencia entre los dos documentos.
En Join no hace falta copiarla campo a campo. Al crear una oferta, la opción de importar acepta un texto pegado de al menos 200 caracteres. Según la documentación de Join, la IA lo lee, redacta la descripción del anuncio y rellena los campos que puede, sobre todo el título y, si el texto lo dice con claridad, la ubicación y el tipo de contrato. Nada se publica hasta que todos los campos obligatorios están completos, así que repasa cada paso antes de publicar. Lo explicamos en la página de Job Studio. Eso sí, vendemos ese software, así que tenlo en cuenta: nuestra recomendación es escribir la descripción antes de abrir cualquier herramienta, la nuestra incluida. Ninguna IA sabe qué tendrá que entregar la persona que contrates dentro de 60 días.
Lo que cuesta hacerlo bien
Una hora con el manager de selección, media hora de redacción y una lectura de alguien ajeno al puesto. A esa persona dale un minuto con el documento, retíraselo y pregúntale: ¿para qué existe este puesto?, ¿qué habrá hecho en dos meses?, ¿cuánto se cobra? La pregunta que no sepa responder te dice qué apartado rehacer.
Después, mantenerla cuesta menos que escribirla. Revísala cuando cambie la dependencia, cuando una función desaparezca o se añada otra, y antes de volver a contratar para el mismo puesto. Pon la fecha de la última revisión en la cabecera del documento.
