Per scrivere una job description parti dal lavoro che la persona farà davvero e riempi sette voci: titolo, scopo, attività, rapporti, competenze, condizioni e retribuzione. È un documento interno. Serve a mettervi d’accordo sul ruolo prima di cercare qualcuno, ed è da lì che ricavi l’annuncio da pubblicare. La definizione è nella voce del glossario sulla descrizione del ruolo; qui trovi il metodo.
L’errore più comune è aprire il vecchio annuncio, tenerne gli elenchi puntati, aggiungerne due e chiamarlo «aggiornamento». Il risultato descrive il ruolo com’era tre anni fa. Il metodo che segue capovolge l’ordine: prima che cosa farà la persona, poi che cosa deve saper fare per riuscirci.
Se cerchi esempi per singolo ruolo e non un metodo, le guide professionali ne propongono uno per ogni posizione, con le domande da fare al colloquio.
Le sette voci
| Voce | Che cosa deve dire | Errore frequente |
|---|---|---|
| Titolo | Il nome del ruolo come lo scriverebbe chi lo cerca su un portale | Un titolo interno che nessuno digita («Chief Happiness Officer») |
| Scopo | A che cosa serve il ruolo, in una o due frasi | Copiare la missione aziendale |
| Attività principali | I compiti che occupano la maggior parte del tempo | Venti verbi vaghi: «gestire», «supportare», «curare» |
| Rapporti | A chi risponde la persona e con chi lavora ogni giorno | Dimenticarli, mentre chi si candida li chiede quasi subito |
| Competenze | Che cosa è necessario e che cosa è solo gradito | Mettere tutto nella colonna «necessario» |
| Condizioni | Sede, lavoro da remoto, orari, trasferte, contratto, CCNL e livello | Rimandarle al colloquio |
| Retribuzione | La cifra o la fascia prevista per il ruolo | «Da definire in base all’esperienza» |
Le norme citate in questo articolo non impongono un formato per il documento. Entrano però in tre punti: i criteri con cui valuti chi si candida, l’inquadramento e le mansioni, la retribuzione. Li trovi nei passaggi 2 e 3.
Passaggio 1: descrivi il lavoro prima del profilo
Ritaglia un’ora con chi coordinerà la persona che inserirai e fai una sola domanda: «Tra sessanta giorni, che cosa avrà consegnato?». Le risposte diventano le attività principali, e arrivano già concrete: «avviare la prima campagna Google Ads», «chiudere il mese insieme al commercialista».
Se il ruolo esiste già, parla anche con chi lo ricopre. Il suo martedì tipo spesso non somiglia alla job description d’origine, ed è quel martedì che vivrà la persona che assumerai.
Quei risultati a sessanta giorni servono due volte. Diventano il criterio con cui giudicare i colloqui, perché valuterai ciò che servirà davvero, come spiega la voce sul colloquio strutturato. E ti dicono se la ricerca è pronta a partire: se chi coordina non sa scriverli, il ruolo non è ancora definito.
Indica a chi risponde la persona con il titolo («responsabile operations»), non con il nome: la descrizione resta valida anche dopo un cambio di persona.
Passaggio 2: separa ciò che serve da ciò che farebbe comodo
Per ogni competenza chiediti se, senza di essa, la persona potrebbe svolgere le attività del passaggio 1. Se sì, finisce tra le competenze gradite. Da due a quattro requisiti davvero necessari bastano; oltre, rimetti ciascuno alla prova della stessa domanda.
Il diritto spinge nella stessa direzione. Per l’articolo 8 dello Statuto dei lavoratori, chi assume non può indagare, nemmeno tramite terzi, su ciò che chi si candida pensa in politica, in religione o in materia sindacale, né su «fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale». Un criterio che non riesci a collegare a un’attività della job description non ha motivo di entrare nella selezione.
C’è un secondo vincolo sulla scelta dei criteri. L’articolo 27 del d.lgs. 198/2006 vieta ogni discriminazione tra uomini e donne nell’accesso al lavoro, e il divieto copre sia i criteri con cui scegli sia le condizioni che offri, anche quando la discriminazione passa per la preselezione o per la pubblicità che indica come requisito l’appartenenza a un sesso. Rileggi l’elenco dei requisiti con questa domanda in mente: descrive il lavoro o descrive il tipo di persona che immagini?
Una lista di dodici requisiti ha un costo che nessuna norma misura: ogni requisito in più è una ragione per non candidarsi. Chi legge «necessario» di solito lo prende alla lettera.
Passaggio 3: scrivi condizioni e retribuzione
Le condizioni di lavoro non sono un dettaglio da chiarire dal vivo: lavoro da remoto o in sede, orari su turni, patente, quota di trasferte, tipo di contratto. Chi scopre al secondo colloquio che servono quattro giorni a settimana in ufficio si ritira, e hai perso due settimane.
In Italia scrivi qui anche l’inquadramento: il contratto collettivo che applichi e il livello previsto per il ruolo. Non è una scelta di stile. All’inizio del rapporto il datore di lavoro deve comunicare per iscritto l’inquadramento, il livello e la qualifica, oppure le caratteristiche o una descrizione sommaria del lavoro, e la retribuzione iniziale; l’indicazione del contratto collettivo applicato può arrivare entro un mese (art. 1, d.lgs. 152/1997, comma 1, lettere d, n e q, e comma 3). Una job description che le contiene rende quel passaggio un copia e incolla.
Controlla poi che le attività stiano nel livello che offri. Per l’articolo 2103 del codice civile il lavoratore va adibito alle mansioni per cui è stato assunto, a quelle dell’inquadramento superiore acquisito in seguito o a mansioni dello stesso livello e categoria legale delle ultime svolte; chi è assegnato a mansioni superiori ha diritto al trattamento corrispondente all’attività svolta. Se la descrizione promette più di quanto il livello copra, parlane con il consulente del lavoro prima di pubblicare.
Per la retribuzione, scrivi la fascia nel documento anche se non sei ancora sicuro di mostrarla. Con il d.lgs. 96/2026, in vigore dal 7 giugno 2026, le indicazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia, e sulle disposizioni pertinenti del contratto collettivo, vanno fornite negli avvisi con cui rendi nota l’opportunità di lavoro (art. 5, comma 1). Il decreto vieta anche di chiedere ai candidati la retribuzione che percepiscono o hanno percepito (art. 5, comma 2). Prima di aprire le selezioni la fascia deve già esistere.
C’è poi una ragione più vecchia. L’articolo 28 del d.lgs. 198/2006 vieta la discriminazione retributiva per uno stesso lavoro o un lavoro cui è attribuito un valore uguale. Una job description che descrive con precisione responsabilità e attività ti permette di spiegare perché due ruoli sono pagati in modo uguale o diverso.
Dalla job description all’annuncio
La job description resta interna. L’annuncio ne è la versione pubblica: riprende scopo, attività, condizioni e fascia retributiva, toglie ciò che interessa solo al team (la storia del ruolo, i dettagli organizzativi) e aggiunge ciò che il documento non dice: perché venire da voi e come si svolge la selezione. Nelle selezioni condotte da datori di lavoro privati l’art. 27, comma 5, richiede che la prestazione richiesta sia accompagnata dalle parole «dell’uno o dell’altro sesso», salvo il caso in cui il sesso sia requisito essenziale per la natura del lavoro; l’art. 5, comma 3, del d.lgs. 96/2026 chiede avvisi redatti con criteri neutri rispetto al genere, anche per i titoli professionali richiesti.
In Join il passaggio è diretto. Quando crei una posizione, l’opzione «Import job ad» accetta un testo incollato di almeno 200 caratteri: l’AI ne ricava la descrizione dell’annuncio e compila i campi che il testo indica con chiarezza, come sede e tipo di contratto (guida di Join, in inglese). La pubblicazione resta bloccata finché mancano i campi obbligatori: completi ciò che l’importazione non ha trovato. Job Studio presenta lo strumento e che cosa conviene rileggere di persona prima di pubblicare.
Quanto costa farla bene
Un’ora con chi coordina il ruolo, mezz’ora per scrivere, una rilettura di qualcuno che non conosce la posizione. Per la rilettura, dagli il documento per un minuto e poi chiedigli a che cosa serve il ruolo, che cosa avrà fatto la persona dopo due mesi e quale retribuzione è prevista. Dove la risposta manca, la voce corrispondente va rifatta.
Un documento esistente costa meno da aggiornare che da riscrivere. Rivedilo quando cambia il riporto gerarchico, quando un’attività sparisce o se ne aggiunge una, e prima di ogni nuova ricerca per lo stesso ruolo. Scrivi in testa la data dell’ultimo aggiornamento: se precede l’ultima assunzione, rileggila prima di scrivere l’annuncio.
