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19.08.2022 Talent Acquisition

Recruiting-Automatisierung: Sollte ich mein Recruiting automatisieren?

Recruiting-Automatisierung: Sollte ich mein Recruiting automatisieren?

Wir leben im Zeitalter der zunehmenden Automatisierung. Von den weithin akzeptierten Selbstbedienungskassen in Supermärkten bis hin zu automatisierten Texterstellungstools: Dank des technologischen Fortschritts finden wir immer wieder neue Wege, uns das Leben ein wenig einfacher zu machen.

Doch wie wirkt sich dieser Wandel aufs Recruiting aus? Viele der bekannten Tools zur Recruiting-Automatisierung behaupten von sich, Recruiting einfacher, schneller und effizienter zu machen.

Aber funktionieren diese Tools auch? Kann das Recruiting vollständig automatisiert werden? Und wenn ja, welche Vorteile bietet die Automatisierung Ihres Einstellungsprozesses?

In diesem Artikel gehen wir für Sie genau diesen Fragen auf den Grund, zeigen auf, welche Tools zur Recruiting-Automatisierung es gibt und vieles mehr!

Lässt sich Recruiting automatisieren?

Die erste Frage, die sich Ihnen sicher stellt: Stimmt das? Kann man das Recruiting wirklich automatisieren?

Kurz gesagt: Ja. Zwar nicht zu 100 %, doch es gibt Tools zur Recruiting-Automatisierung, die den Prozess vereinfachen und sogar Unternehmen, die noch keine eigene HR-Abteilung besitzen, beim Recruiting unterstützen können: sogenannte Bewerbermanagementsysteme (ATS).

Dabei gilt: Je fortschrittlicher das ATS und andere Systeme zur Recruiting-Automatisierung sind, desto umfassender kann der Einstellungsprozess automatisiert werden.

Die derzeit verfügbaren Recruiting-Tools werden außerdem stetig weiterentwickelt, um mehr und mehr Funktionen zu automatisieren. Wird das Recruiting in Zukunft also vollständig automatisiert stattfinden? Das wird nur die Zeit zeigen.

Welche Teile des Einstellungsprozesses können derzeit automatisiert werden?

Wie bereits erwähnt, sind die Tools zur Recruiting-Automatisierung derzeit noch nicht weit genug entwickelt, um den gesamten Einstellungsprozess zu automatisieren. Trotzdem können einige Teile davon bereits automatisiert werden:

Ein ATS-Tool kann derzeit etwa die folgenden Aufgaben übernehmen:

  • Vorschlagen geeigneter Jobbörsen zur Veröffentlichung
  • Vorsortierung der Bewerber:innen in qualifizierte und nicht qualifizierte Kandidat:innen
  • Bestätigung des Bewerbungseingangs (mittels automatisierter E-Mails)
  • Filtern und Sortieren von Bewerber:innen nach bestimmten Kriterien, z. B. nach dem Standort
  • Weiterleitung der Bewerbungen an die zuständigen Hiring Manager
  • Benachrichtigung der Personalverantwortlichen, wenn Bewerber:innen eine bestimmte Aktivität abschließen, z. B. eine Assessment-Aufgabe
  • Bereitstellung von Terminen für Vorstellungsgespräche

Welche Vorteile bietet die Recruiting-Automatisierung?

Die Automatisierung des Recruitings kann Ihrem Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen. Gerade in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, in denen die Personalabteilung nur aus wenigen Mitarbeiter:innen besteht, ist Zeit eine unschätzbar wertvolle Ressource.

Die Automatisierung kann hier helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie kann auch die Genauigkeit bei der Auswahl von Jobbörsen, beim Verfassen von Stellenanzeigen und vielem mehr verbessern.

Hier sind fünf weitere Beispiele, wie Sie von einer Recruiting-Automatisierung profitieren können:

  1. Mehr Zeit für andere HR-Aufgaben

    Statt Stunden mit dem manuellen Schalten von Stellenanzeigen auf relevanten Jobbörsen zu verbringen, Bewerber:innen händisch als „qualifiziert“ oder „nicht qualifiziert“ zu sortieren, ständig neue Ablehnungs-E-Mails verfassen und Kalender nach geeigneten Zeitfenstern für Vorstellungsgespräche zu durchforsten zu müssen, könnte ein ATS (wie JOIN!) dies für Sie übernehmen.

    Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit für die Ausarbeitung großartiger Recruiting-Strategien, die Erstellung von Onboarding-Plänen und andere wichtige HR-Aufgaben.

  2. Schnellere Rückmeldungen an Bewerber:innen

    Kurze Reaktions- bzw. Antwortzeiten sind ein wesentlicher Bestandteil erfolgreichen Recruitings. Besonders in Zeiten der Great Resignation, in denen Unternehmen noch härter um Spitzenkräfte konkurrieren, ist die Zeit ein entscheidender Faktor bei der Kommunikation mit Ihren Bewerber:innen.

    An dieser Stelle ist eine Recruiting-Automatisierung wirklich nützlich. Mit einem ATS können Sie Mitteilungen wie Empfangsbestätigungen, Ablehnungs-E-Mails und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen voreinstellen, die dann schnell per Knopfdruck verschickt werden können.

    Damit gehen Ihnen nicht nur weniger Talente entgehen, sondern Sie sind auch weniger geneigt, Bewerber abzuschrecken, was wiederum zu einem besseren Employer Branding führt.

  3. Bessere Analysemöglichkeiten

    Wie die meisten Dinge werden auch Einstellungsprozesse mit der Zeit immer besser und professioneller, wenn Sie darauf achten, was Sie falsch und was Sie richtig machen.

    Tools zur Recruiting-Automatisierung machen es viel einfacher zu analysieren, wie erfolgreich Ihre Stellenanzeige ist, wie schnell Ihre Antwortraten sind und vieles mehr.

    Sie müssen also nicht mehr raten, auf welchen Jobbörsen Ihre Anzeige am besten funktionieren wird, an welchem Tag Sie diese schalten und welche Keywords Sie verwenden sollten. Das können Sie jetzt mithilfe von Analysefunktionen herausfinden!

  4. Gezieltere Ansprache von Zielgruppen bei Stellenanzeigen

    Selbst die besten Recruiter:innen verfügen nur über begrenztes Wissen.

    Es gibt zahlreiche Nischen-Jobbörsen, die sich auf bestimmte Standorte, Branchen und Berufsbilder spezialisiert haben. Wenn Ihr Recruiting-Experte noch nichts von diesen Jobbörsen gehört hat und dort keine Stellenanzeigen schaltet, entgehen Ihnen hervorragende Möglichkeiten der Talentgewinnung.

    Glücklicherweise kann ein gutes Tool zur Recruiting-Automatisierung dabei helfen. JOIN zum Beispiel empfiehlt Ihnen Jobbörsen auf der Grundlage Ihres Standorts, der offenen Stelle und der Art Ihres Unternehmens:

    Sie sind ein Berliner Start-up? Dann wird Ihnen beispielsweise Berlin Startup Jobs empfohlen! Sie suchen einen Designer? Dann empfehlen wir Ihnen wahrscheinlich Dribbble. Kurz gesagt: Sie werden keine Chancen mehr verpassen.

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    Legen Sie direkt los mit wertvollen Profi-Tipps und Tricks aus unserem hilfreichen Guide.

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  5. Besserer Überblick über das Recruiting-Budget

    Wenn Sie zum ersten Mal neue Teammitglieder einstellen, kann es viel zu leicht passieren, dass Sie ein paar Anfängerfehler machen. Diese Fehler können leider auch mit dem Budget zusammenhängen:

    Sei es, dass Sie zu viel für eine einzige Stellenausschreibung ausgeben oder nicht genug für die Präsentation einer wichtigen offenen Stelle tun.

    Mithilfe des richtigen Tools ist das glücklicherweise kein Problem mehr! Mit einem ATS wie JOIN können Sie ein festes Budget festlegen und aus Paketen, Einzelpostings und weiteren Optionen wählen, die zu Ihrem Budget passen.

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Lohnt es sich, meinen Einstellungsprozess zu automatisieren?

Sicher, die Recruiting-Automatisierung hat ihre Vorteile. Aber wenn Sie bisher ohne ein solches Tool ausgekommen sind, fragen Sie sich vielleicht, ob es sich für Sie überhaupt lohnt.

Der Aufwand für die Anschaffung und Einrichtung eines Tools scheint die (zahlreichen) Vorteile für Sie möglicherweise zunächst zu überwiegen. Es ist die Mühe aber auf jeden Fall wert, wie viele Unternehmen bereits festgestellt haben.

Die Recruiting-Automatisierung beschleunigt nicht nur Ihre laufenden Prozesse, sondern hat auch langfristige Vorteile. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems ist Ihr Einstellungsprozess viel einfacher nachzuvollziehen. Das bedeutet, dass Sie in Zukunft konsequenter bei der Einstellung vorgehen können.

Das Ergebnis? Stärkeres Employer Branding.

Ein leicht nachvollziehbarer und dokumentierter Einstellungsprozess bedeutet darüber hinaus, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in Zukunft einfacher wird. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie planen, eines Tages zu expandieren.

Doch das sind nur unsere Worte. Werfen wir einen Blick auf die Erfahrungen von Shayp:

Bevor das Unternehmen sein Recruiting automatisierte, erledigte es einen Großteil seiner Arbeit manuell, mit mehreren Log-ins und ohne ein wirklich solides System zu haben. Das sagt das Unternehmen über seine eigene Recruiting-Automatisierung:

„Vor JOIN war unser Recruiting nicht so gut strukturiert und der Prozess war extrem langwierig. JOIN hilft uns, unseren Talent-Attraction-Prozess klarer und strukturierter zu gestalten.“

Simona Marano, Personalreferentin bei Shayp

Und sie sind nicht die einzigen, die dank der Recruiting-Automatisierung in den Genuss einer effizienteren langfristigen Einstellungsstrategie kommen. Weitere erfolgreiche Beispiele der Recruiting-Automatisierung finden Sie in unseren Customer Success Stories.

Wie kann ich meinen Einstellungsprozess automatisieren?

Wenn die oben genannten Punkte für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten und Sie die Recruiting-Automatisierung ausprobieren möchten, dann ist es an der Zeit, mit der Automatisierung Ihres eigenen Einstellungsprozesses zu beginnen.

In diesem Fall wird es Sie freuen zu hören, dass Sie sofort loslegen können – und das sogar ganz ohne großen Anschaffungs- und Einrichtungsaufwand.

Viele Recruiting-Tools erfordern nur eine kurze Anmeldung, und mit einem Tool wie JOIN können Sie in weniger als 5 Minuten kostenlos loslegen.

Einer der besten Ansatzpunkte für die Recruiting-Automatisierung ist die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeigen. Das ist eine Aufgabe, die sehr mühsam sein kann und viele verschiedene Login-Daten und Klicks erfordert.

Doch das ist jetzt vorbei. Die Automatisierung Ihres Recruitings kann hier und jetzt mit fünf einfachen Schritten eingeleitet werden:

  • Registrieren Sie sich kostenlos bei join.com.
  • Schreiben Sie eine aussagekräftige Stellenanzeige, in der Sie alle Eckdaten der Position erläutern (Tipp: Lassen Sie sich von unseren Stellenanzeigen-Vorlagen inspirieren!)
  • Erhalten Sie eine Vorauswahl der besten Jobbörsen für die Veröffentlichung.
  • Wählen Sie die gewünschten Jobbörsen aus und nutzen Sie unser effizientes Multiposting, um Ihre Stellenanzeige mit nur einem Klick auf diesen zu schalten!
  • Sammeln und überprüfen Sie Bewerbungen in einem einfach zu bedienenden Dashboard.

Weitere Tipps zur Recruiting-Automatisierung

Wenn man erst einmal die Vorteile der Recruiting-Automatisierung erkannt hat, ist man schnell versucht, alles auf einmal verändern zu wollen.

Ein guter Rat ist jedoch, das Tempo hier zunächst einmal zu drosseln und Ihre Maßnahmen zu dokumentieren. Auf diese Weise haben Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über Ihren aktuellen Einstellungsprozess, falls Sie ihn benötigen.

Und wenn Sie dann feststellen, dass eine bestimmte Neuerung für Sie doch nicht so gut funktioniert, können Sie einfach einen Schritt zurückgehen und einen anderen Ansatz ausprobieren!

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass Ihr ATS Sie am besten unterstützt, wenn der Einsatz des Tools sich auf eine solide Recruiting-Strategie stützt.

Zwar kann ein solches Tool sicherlich dazu beitragen, die Diversität in Ihrem Team zu fördern. Doch Sie müssen Ihr derzeitiges Team verstehen und wissen, wie Sie es kulturell bereichern können.

Wenn Sie beim Lesen dieser Zeilen feststellen, dass Ihr Einstellungsprozess ein wenig optimiert werden könnte, haben Sie Glück. In unseren Artikeln rund um das Thema Einstellungsprozess finden Sie weitere wertvolle Tipps und Ratschläge.

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