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09.09.2021 Einstellen

Feedback nach der Absage: Do’s und Don’ts

Feedback nach der Absage: Do’s und Don’ts

Absagen erteilen ist manchmal schwierig – und ebenso die Frage, ob man den Grund dafür kommunizieren sollte. Wir verraten Ihnen 5 Gründe, warum Sie nicht auf ein Feedback nach der Absage verzichten sollten und legen eine Schippe nützlicher Do’s und Don’ts obendrauf.

Es kann nur einen geben! – Zumindest handelt es sich in den meisten Fällen um nur eine einzige zu besetzende Stelle. Das heißt, auch wenn sich einige gute Bewerber finden, müssen zwangsläufig viele Absagen erteilt werden. Insbesondere innerhalb der engeren Auswahl sind es oft nur Kleinigkeiten, die den Unterschied machen. Was also könnte man abgewiesenen Bewerbern als begründendes Feedback sagen, ohne sich in die sprichwörtlichen Nesseln zu setzen? Und sollte man überhaupt ein Feedback nach der Absage geben? Definitiv JA, finden wir!

5 Gute Gründe fürs Feedback

Auch Sie selbst haben es sicher schon erlebt: Sie haben mehrere Bewerbungsrunden erfolgreich absolviert und die Zusage schien zum Greifen nah – und dann kam doch die Absage. Wollten Sie dann nicht wissen, wo das „Problem“ lag? Da wäre ein Feedback doch eine nützliche Sache, oder? Doch auch aus der Recruiter-Sicht gibt es einige gute Gründe, warum auf ein ehrliches Feedback bitte nicht verzichtet werden sollte:

  • Wichtiger Teil der Candidate Experience
    Die Notwendigkeit einer guten Candidate Experience (zu Deutsch: Bewerbererlebnis) ist inzwischen hinreichend bekannt. Viele Recruiter sind sich jedoch nicht bewusst, wo das Erlebnis im Falle einer Ablehnung endet. Anfragen bezüglich eines Feedbacks zum Ablehnungsgrund werden daher allzu häufig ignoriert. Das sorgt jedoch für einen bitteren Nachgeschmack beim Kandidaten und fährt ein sonst positives Bewerbererlebnis auf den letzten Metern vor die Wand.

    Tipp:
    Die Candidate Experience endet nicht bei der Absage, sondern da, wo die Wege sich „einvernehmlich“ trennen. Manche Bewerber benötigen ein solches Feedback einfach, um abschließen und daraus lernen zu können. Es auch zu gewährleisten, das ist folglich ein „letzter Service“ und das Quäntchen Mehrwert, das als Trostpflaster wahre Wunder wirken kann – und Sie als Unternehmen umso professioneller wirken lässt. Nutzen Sie das Feedback nach der Absage also unbedingt für ein durchweg positives Bewerbererlebnis!

  • Verbessertes Employer Branding
    Niemals vergessen: Das gute Bewerbererlebnis ist Teil Ihres Employer Brandings. Je professioneller und positiver die mit Ihrem Unternehmen gemachten Erfahrungen, desto besser wirkt sich das auf Ihr Image als Arbeitgeber aus.Denn wer sich bei Ihnen auch als abgelehnter Kandidat wertschätzend und professionell behandelt gefühlt hat, wird Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit an Freunde und Familie weiterempfehlen, die sich dann möglicherweise in der Zukunft bewerben und Ihre Suche nach Talenten verkürzen. Gute Kandidaten kennen häufig andere gute Talente, und das können Sie sich mithilfe einer guten Feedback-Kultur zunutze machen.
  • Vergrößerung Ihres Talentpools
    Nicht immer müssen die Wege des Unternehmens und des Bewerbers sich trennen. Im Gegenteil, wenn es sich um wirklich gute potenzielle Mitarbeiter der Zukunft handelt, sollten Sie diese nicht einfach ziehen lassen, sondern sie zum Beitritt Ihres Talentpools einladen und die Beziehung pflegen.Die Wahrscheinlichkeit, dass abgelehnte Bewerber die Einladung annehmen, kann durch ein wertschätzendes Feedback nach der Absage sogar noch deutlich erhöht werden. Und wer weiß, vielleicht klappt es ja schon mit der nächsten Vakanz?
  • Chance zur Prozessoptimierung
    Wenn Sie sich für ein Feedback nach der Absage entscheiden, können Sie dabei gleich selbst ein Feedback einholen. Sie erhalten dadurch kostenlose Insights zur aktuellen Qualität der Candidate Experience, die Ihnen die Möglichkeit geben, wertvolle Optimierungspunkte innerhalb Ihres Recruitingprozesses zu erkennen.Gleichzeitig suggeriert auch das Einfordern des Kandidatenfeedbacks ein hohes Maß an Professionalität, denn auch Sie als Unternehmen wollen es offensichtlich besser machen. Also bitte, fragen, lauschen und lernen Sie!
  • Geringer, gut investierter Zeitaufwand
    Schon klar, die Zeit ist knapp und Feedbacks können Zeitdiebe sein. Dennoch: Tatsächlich betrifft die Frage “Feedback nach Absage – ja oder nein?” doch nur einen Bruchteil der eingegangenen Bewerbungen, nämlich die der engeren Auswahl. Nachdem sich beide Parteien doch schon kennengelernt und eine Beziehung aufgebaut haben, ist ein Feedback bei diesen wenigen “auserwählten” Bewerbern durchaus angemessen.Und auch wenn es Ihnen erst einmal als Mehraufwand erscheint, ist es doch eigentlich ein eher geringer, aber letzten Endes hervorragend investierter Zeitaufwand. Mittelfristig kann dieser Aufwand wertvolle Ressourcen einsparen; denn wer Ihrem Talentpool beitritt und/oder Sie als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt, vergrößert Ihr Netzwerk und kann so dazu beitragen, dass Sie schon bei der nächsten Suche deutlich schnellere Recruiting-Erfolge erzielen. Und das ist es doch allemal Wert, oder?

Wir halten also fest: Ebenso, wie kleine Nuancen den Unterschied zwischen Zu- und Absage machen, macht das ehrliche Feedback nach der Absage den Unterschied zwischen guter und hervorragender Candidate Experience aus. Mehr noch, es bietet für beide Seiten wertvollen Mehrwert und sollte deshalb nicht unterschätzt werden. Damit das auch im gewünschten Ergebnis resultiert, sehen wir uns jetzt die Do’s und Don’ts zum Feedback nach der Absage an.

Do’s und Don’ts fürs Feedback nach der Absage

Eine schwierig einzuschätzende Variable gibt es bei der ganzen Sache allerdings doch noch: die Reaktion des Kandidaten. Kann (oder will) dieser nicht nachvollziehen, warum die Absage notwendig war, kommt für einen positiven Ausgang der Situation umso stärker auf Ihre Professionalität an. Diese Do’s und Don’ts sollen Ihnen daher helfen, Ihre Vorteile bestmöglich auszuschöpfen:

Do’s

  • Feedback aktiv anbieten und Raum für Rückfragen lassen
    Da sich viele Arbeitgeber in puncto Feedback eher bedeckt halten, sind Bewerber häufig unsicher, ob eine Anfrage über die Gründe der Absage überhaupt erwünscht ist. Zeigen Sie abgelehnten Bewerbern, dass Sie offen dafür sind, indem Sie das Angebot direkt im Anschluss nach der Information über die Ablehnung unterbreiten.Findet die Absage telefonisch statt, ergibt direktes Feedback nur Sinn, wenn die Botschaft wirklich angekommen und der Bewerber aufnahmefähig ist. Schließlich wurden gerade seine Hoffnungen enttäuscht und das tut weh. Manche Bewerber müssen diese Info erst einmal kurz verdauen. In solchen Fällen bieten Sie dem Dialogpartner am besten Raum für eine spätere Besprechung des Sachverhalts.
  • Feedback mit konstruktiver Kritik verbinden
    Absagen tun immer weh, ganz besonders aber dann, wenn man als Kandidat einfach nur Ablehnung erfährt, denn dann gesellt sich der Frust gleich dazu. Wie soll der Kandidat es besser machen, wenn er nicht einmal weiß, was er falsch macht?Mit einem Hauch von Konstruktivität erfahren Kandidaten nicht nur, was sie falsch gemacht haben, sondern auch, wie sie es besser machen könnten. Konstruktive Kritik ist außerdem auch eine Form der Wertschätzung.
  • Nicht nur kritisieren, auch loben!
    Auch wenn Sie letzten Endes eine Absage erteilt haben, es hatte einen Grund, warum der Kandidat in die engere Auswahl kam und womöglich mehrere Runden erfolgreich absolviert hat. Heben Sie deshalb auch die positiven Charakteristika der Kandidaten hervor und lassen Sie durchscheinen, was gut gemacht wurde.Laut der sogenannten Sandwich-Strategie sollte Kritik ohnehin immer mit etwas Positivem begonnen und beendet werden, damit aus Lob und Kritik auch Motivation werden kann. Das positive Ende könnte hier zum Beispiel die Einladung in den Talentpool sein.

Don’ts

Viele Recruiter sparen an Feedback, weil sie die Sorge haben, Ihr Unternehmen mit einem solchen Feedback rechtlich angreifbar zu machen. Das können wir sehr gut verstehen. Trotzdem: Bewerber wünschen sich ausdrücklich eine personalisierte und individuelle Kommunikation sowie Feedback nach der Absage. Es sollte daher nicht unter den Tisch fallen gelassen werden. Mit diesen Don’ts vermeiden Sie bereits die gröbsten Fehler:

  • Alternative Gründe vorschieben
    Das Feedback sollte ehrlich und sachlich sein, sich ausschließlich auf die Eignung für die vakante Stelle beziehen und keine floskelhaften Gründe vorschieben. Und das nicht nur, weil Kandidaten innerhalb der engeren Auswahl ein ehrliches Feedback verdienen, sondern auch deshalb, weil man sich mit vorgeschobenen Gründen erst recht schnell ein Eigentor schießen kann. Begründen Sie Ihre Entscheidung ausschließlich mit dem Erfüllungsgrad der Anforderungen und Qualifikationen.
  • Feedback per E-Mail
    Speisen Sie den Bewerber nicht mit einer E-Mail ab, denn das könnte als Vermeidungstaktik missverstanden werden. Wer das Feedback schriftlich abgibt, agiert nicht nur unpersönlich, sondern macht sich darüber hinaus auch leichter angreifbar. Nehmen Sie deshalb zwecks Feedback nach der Absage am besten telefonisch Kontakt auf.
  • Feedback ohne vorherige Absprache
    Sie wollen abgelehnten Spitzenkandidaten ein Feedback anbieten? Sehr lobenswert! Dann ist es aber auch wichtig, sich vorher mit allen Entscheidungsträgern abzustimmen, welche Gründe für die Ablehnung im Rahmen des Feedbacks genannt werden sollen. Suchen Sie gemeinsam maximal drei Gründe aus, an die Sie alle sich auf Nachfrage minutiös halten werden.

    Hintergrund:
    Nicht jeder Kandidat nimmt ein Feedback so konstruktiv und dankbar an. Es gibt tatsächlich Bewerber, die im Anschluss versuchen, die „wahren“ Gründe an anderer Stelle herauszuquetschen. Wenn ein abgelehnter Bewerber allerdings überall dieselbe sachliche Auskunft bekommt, erledigt sich das recht schnell wieder. Und Sie wissen, dass Ihre Entscheidung richtig war. Nur wenige suchen aber wirklich gezielt nach Streit.

  • Sich auf Diskussionen einlassen
    Reagiert ein abgewiesener Bewerber tatsächlich patzig, kann es nur allzu schnell passieren, dass ein Gespräch auf die persönliche Ebene gezogen wird. Auch ein Drang zur Rechtfertigung kann dabei entstehen. Patzer sind dann schnell passiert und können nicht zurückgenommen werden.Wichtig ist daher, dass Sie sich im Rahmen eines Feedbacks zu Absagegründen niemals auf Diskussionen ein- oder zu Rechtfertigungen hinreißen lassen. Hier ist eiserne Sachlichkeit und Professionalität Ihrerseits gefragt. Bleiben Sie immer bei den besprochenen Begründungen mit Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen und Qualifikationen der vakanten Stelle.

Sie sind unsicher, welche Formulierungen Sie verwenden können und welche besser nicht? Im Zweifelsfall empfiehlt sich immer die Rücksprache mit einem Juristen.

Fazit

Die Vorteile, von denen Sie als potenzieller Arbeitgeber durch Feedbacks nach der Absage profitieren können, reichen von der Demonstration Ihrer Professionalität beim Bewerbererlebnis über die Verbesserung Ihres Unternehmensimages bis hin zur Optimierung Ihrer Einstellungsprozesse für effizientere Talentgewinnung. Auch wenn es für wirklich professionelle Feedbacks etwas Fingerspitzengefühls bedarf, sollten Sie sich nicht entmutigen lassen. Bieten Sie besonders Ihren Top-Kandidaten ein transparentes Feedback und schaffen Sie so auf eine wertschätzende Art klare Verhältnisse.

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