Wie Automatisierungstools Recruitern helfen, jede Woche Zeit zu sparen

Recruiter sind für eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben zuständig, darunter das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, das Aktualisieren des Status von Bewerbenden, das Verfassen von E-Mails und die Koordination von Vorstellungsgesprächen. Diese Aufgaben können den Großteil eines Arbeitstages in Anspruch nehmen und die Zeit für strategische Aktivitäten einschränken.

Hier kommt die Automatisierung im Einstellungsprozess ins Spiel – automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der Personalbeschaffung, sodass Sie Ihre Zeit dafür nutzen können, Kontakte zu knüpfen und effektive Strategien zur Talentakquise zu entwickeln.

HR-Aufgaben, bei denen Ihnen Automatisierungstools helfen können

Die Personalbeschaffung bringt Dutzende sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben mit sich, die oft unbemerkt bleiben, bis man merkt, wie viel Zeit sie täglich in Anspruch nehmen, beispielsweise das Versenden von E-Mails oder das Auswerten von CV Parsing.

Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, bei denen Ihnen Automatisierungen helfen können:

• Stellenanzeigen manuell veröffentlichen: Um mehr Kandidat:innen zu erreichen, müssen Sie Ihre Stellenanzeige oft auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen – von LinkedIn bis Indeed. Manuell bedeutet das: kopieren, anpassen und alles doppelt prüfen.
  
  Mit dem Multiposting-Tool von JOIN können Sie Ihre Stellenanzeige ganz einfach auf über 250 Jobbörsen veröffentlichen. Unser intuitiver Job-Editor ist bereits für jede Website optimiert, sodass Sie Ihre Angaben nur einmal eingeben müssen und das System dafür sorgt, dass Ihre Stellenanzeige überall korrekt angezeigt wird.
  
• Aktualisierung des Status von Bewerber:innen: Das manuelle Verschieben von Bewerbenden durch die einzelnen Phasen – von „Beworben“ über „Vorstellungsgespräch“ bis hin zu „Abgelehnt“ – kann Stunden dauern.
  
  Durch Automatisierung bleibt Ihre Pipeline automatisch auf dem neuesten Stand. In JOIN können Sie die nächsten Schritte wie Ablehnungen oder Nachfassaktionen zu Vorstellungsgesprächen auslösen, sobald sich der Status von Bewerbenden ändert.
  
• Das Versenden von sich wiederholenden E-Mails: Bewerbungsbestätigungen, Ablehnungen und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen können Ihren Tag schnell ausfüllen.
  
  Die in JOIN integrierten E-Mail-Vorlagen und Automatisierungen versenden die richtigen Nachrichten zur richtigen Zeit und helfen Ihnen dabei, eine persönliche und zeitnahe Kommunikation aufrechtzuerhalten, ohne dieselben Aufgaben ständig wiederholen zu müssen.
  
• Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche: Die Suche nach einem geeigneten Termin für Vorstellungsgespräche bedeutet oft, dass viele E-Mails zur Koordinierung hin und her versendet werden müssen. Automatisierungstools, die mit Ihrem Kalender und Ihrem Arbeitsbereich verbunden sind, können die Terminplanung für Sie übernehmen.
  
  Mit JOIN können Sie automatisch Einladungen zu Vorstellungsgesprächen versenden, Verfügbarkeiten synchronisieren, um den E-Mail-Verkehr auf ein Minimum zu reduzieren.
  
• Kommunikation mit Bewerber:innen: Durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tools wie Ihrem Posteingang, ATS und LinkedIn-Nachrichten kann man leicht den Überblick verlieren.
  
  Mit den E-Mail-Funktionen von JOIN können Sie die gesamte Kommunikation an einem Ort zentralisieren, sodass Sie und Ihr Team immer den vollständigen Überblick über jede Konversation haben.
  

Jede Aufgabe dauert nur wenige Minuten, summiert sich jedoch schnell zu Stunden pro Woche. Mit Automatisierung vermeiden Sie ständige Unterbrechungen und konzentrieren sich auf das Wesentliche – den Kontakt zu mehr Bewerber:innen. Entdecken Sie, wie Sie mit den Integrationen von JOIN Zeit sparen und sich auf die Menschen hinter dem Prozess konzentrieren können.

Wie sieht die Personalbeschaffung aus, wenn Automatisierungstools einen Großteil der Arbeit übernehmen?

Die Automatisierung integriert Ihre bestehenden Recruiting-Tools und ermöglicht einen automatischen Daten- und Aktionsaustausch zwischen diesen. Sie können manuelle Schritte eliminieren und sich mehr auf sinnvolle Interaktionen zwischen Recruiter und Kandidat:innen konzentrieren.

Basierend auf Erkenntnissen von JOIN-Nutzer:innen und Erfolgsgeschichten von Kund:innen sparen Recruiter, die wesentliche Bereiche ihres Einstellungsprozesses automatisieren, zwischen vier und fünf Stunden pro Woche.

Hier sind einige praktische Beispiele, die die Automatisierung in Aktion zeigen:

Das Ergebnis: reibungslosere Prozesse, schnellere Kommunikation und weniger vergessene Aufgaben. Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Tools gibt, die Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. Mit der Recruiting-Software von JOIN können Sie sich wiederholende Aufgaben ganz einfach automatisieren und sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren: die richtigen Mitarbeitenden einzustellen.

Verbundene Tools nutzen, um die Automatisierung noch leistungsfähiger zu machen

Wenn Ihre Systeme miteinander kommunizieren, verläuft die Personalbeschaffung reibungsloser und schneller. Verbundene Tools verbessern die Transparenz, Konsistenz und Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Rekrutierungsprozess.

• Erhalten Sie sofortige Updates: etwa über Slack oder Microsoft Teams, sobald sich neue Kandidat:innen bewerben.
  
• Sorgen Sie für konsistente Dateneinträge: Synchronisieren Sie neue Jobs oder Bewerbungen automatisch mit Google Sheets oder Ihrem CRM.
  
• Vereinfachen Sie die Koordination: Übertragen Sie Kandidat:innen- oder Stellenanzeigen in Ihren Teamkalender oder Ihre Aufgabenliste, um den Zeitplan einzuhalten.
  
• Automatisieren Sie Nachfassaktionen: Richten Sie Erinnerungen oder Benachrichtigungen ein, um nach Vorstellungsgesprächen Feedback einzuholen.
  
• Erstellen Sie Live-Dashboards: Kombinieren Sie Ihr ATS mit Tools wie Make oder Zapier, um automatisch wöchentliche Übersichten zum Rekrutierungsstand zu erstellen.
  

Jede dieser kleinen Verbindungen trägt dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und sowohl für Bewerber:innen als auch für Teams ein transparenteres Erlebnis zu schaffen.

Dank der Integration von JOIN in Automatisierungstools wie Make und Zapier lassen sich vernetzte Workflows ganz einfach erstellen. Das Ergebnis ist ein schnellerer, kooperativer und auf den Menschen ausgerichteter Rekrutierungsprozess. Probieren Sie die Automatisierungstools von JOIN aus und optimieren Sie noch heute Ihren Rekrutierungsprozess.

Die tatsächlichen Auswirkungen der Automatisierung bei der Personalbeschaffung: mehr Zeit, bessere Erfahrungen für Kandidat:innen

Moderne Rekrutierungstools und Bewerbermanagementsysteme (ATS) verfügen oft über integrierte Automatisierungsfunktionen, die dazu beitragen, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren.

Sobald diese Automatisierungen eingerichtet sind, profitieren Personalvermittler:innen von folgenden Vorteilen:

• Mehr Zeit für Vorstellungsgespräche: Personalvermittler:innen können sich auf sinnvolle Gespräche konzentrieren, anstatt ihre E-Mail-Postfächer zu verwalten.
  
• Weniger Verwaltungsaufwand: Sie müssen nicht mehr mit Tabellenkalkulationen auseinandersetzen oder Updates nachverfolgen.
  
• Schnellere Einstellungszyklen: Durch kürzere Einstellungszeiten können Unternehmen effektiver Kandidat:innen gewinnen.
  
• Zufriedenere Kandidat:innen: Eine konsistente und zeitnahe Kommunikation schafft Vertrauen und verbessert die allgemeine Kandidat:innenerfahrung.
  
• Skalierbare Personalbeschaffung: Auch bei steigendem Einstellungsbedarf bleiben die Prozesse effizient und zuverlässig.

Hier bei JOIN wissen wir, dass Automatisierungen die Personalbeschaffung verändern. Mit ein paar intelligenten Arbeitsabläufen können Personalvermittler:innen leicht fünf bis zehn Stunden pro Woche einsparen – Zeit, die Sie nun für den Aufbau von Kontakten und die Suche nach den besten Mitarbeiter:innen nutzen können.

Bei der Automatisierung geht es nicht darum, die menschliche Seite der Personalbeschaffung zu ersetzen. Es geht darum, Ihnen Zeit zurückzugewinnen, damit Sie menschlicher sein können. Sind Sie bereit, loszulegen?