Cómo las herramientas de automatización ayudan a los reclutadores a ahorrar horas cada semana

Los reclutadores son responsables de una amplia gama de tareas administrativas, entre las que se incluyen publicar anuncios de empleo, actualizar el estado de los candidatos, redactar correos electrónicos y coordinar entrevistas. 

Estas tareas pueden ocupar gran parte de tu jornada laboral, lo que limita el tiempo disponible para actividades estratégicas.

Ahí es donde la automatización en el reclutamiento entra en juego: se encarga de las tareas repetitivas de reclutamiento para que tú puedas dedicar tu tiempo a conectar con las personas y desarrollar estrategias eficaces de adquisición de talento.

Tareas de reclutamiento y RR. HH. en las que las herramientas de automatización pueden ayudarte

El reclutamiento conlleva docenas de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, que a menudo pasan desapercibidas hasta que te das cuenta de cuánto tiempo te quitan al día, como enviar correos electrónicos o analizar currículos.

Estas son algunas de las principales tareas en las que la automatización puede ayudarte:

• Publicar anuncios de empleo manualmente: cuando se quiere llegar a más candidatos, normalmente hay que publicar el anuncio en varias bolsas de empleo, desde LinkedIn e Indeed hasta sitios web locales relevantes para el mercado. Hacerlo manualmente implica copiar y pegar la misma descripción en cada uno, ajustar los formatos y comprobar dos veces que la información se muestra correctamente.
  
  Con la herramienta de multiposting de JOIN, puedes publicar tu anuncio de empleo en más de 250 bolsas de trabajo fácilmente. Nuestro intuitivo editor de empleo ya está optimizado para cada sitio web, por lo que solo tienes que rellenar tus datos una vez y JOIN se encarga de publicar tu anuncio correctamente en todos los portales, para que tú puedas concentrarte en los candidatos.
  
• Actualización del estado de los candidatos: mover manualmente a los candidatos a través de cada etapa, desde «solicitado» a «entrevistado» o «rechazado», puede llevar horas.
  
  La automatización mantiene tu proceso actualizado automáticamente. En JOIN, puedes activar los siguientes pasos, como rechazos o seguimientos de entrevistas, tan pronto como cambie el estado de un candidato.
  
• El envío de correos electrónicos repetitivos: confirmaciones de solicitudes, rechazos e invitaciones a entrevistas pueden llenar fácilmente tu día.
  
  Las plantillas de correo electrónico y las funciones de automatización de JOIN envían los mensajes adecuados en el momento oportuno, lo que te ayuda a mantener una comunicación personal y oportuna sin tener que repetir la misma tarea una y otra vez.
  
• Programación de entrevistas: encontrar un momento adecuado para las entrevistas suele implicar un sinfín de correos electrónicos de ida y vuelta.
  
  Las herramientas de automatización que se conectan con tu calendario y tu espacio de trabajo pueden encargarse de la programación por ti. Con JOIN, puedes enviar automáticamente invitaciones a entrevistas, sincronizar la disponibilidad y reducir al mínimo los intercambios de correos electrónicos.
  
• Comunicación con los candidatos: cambiar entre herramientas como tu bandeja de entrada, ATS y mensajes de LinkedIn hace que sea fácil perder el hilo.
  
  La mensajería por correo electrónico de JOIN te permite centralizar todas las comunicaciones en un solo lugar, para que tú y tu equipo siempre tengáis una visión completa de cada conversación.
  

Cada tarea puede llevar solo unos minutos, pero, en conjunto, pueden sumar rápidamente varias horas perdidas cada semana. Automatizar ciertas partes de tu proceso de contratación puede eliminar estas pequeñas pero constantes interrupciones, lo que te permitirá centrarte más en lo que realmente importa: conectar con una gama más amplia de candidatos. Descubre cómo las integraciones de JOIN pueden ayudarte a ahorrar tiempo y centrarte en las personas detrás del proceso.

Cómo es el proceso de selección cuando las herramientas de automatización se encargan del trabajo pesado

La automatización integra tus herramientas de reclutamiento existentes y permite que los datos y las acciones fluyan entre ellas automáticamente. Puedes eliminar los pasos manuales y centrarte más en las interacciones significativas entre el reclutador y el candidato.

Según la información proporcionada por los usuarios de JOIN y las historias de éxito de los clientes, los reclutadores que automatizan partes clave de su proceso de contratación ahorran entre cuatro o cinco horas a la semana.

A continuación, se muestran ejemplos prácticos que ilustran la automatización en acción:

El resultado: procesos más fluidos, comunicación más rápida y menos tareas olvidadas. La buena noticia es que hay muchas herramientas disponibles para ayudarte a conseguirlo. Con el software de reclutamiento de JOIN, puedes automatizar fácilmente las tareas repetitivas y centrarte más en lo que realmente importa: contratar a las personas adecuadas.

Utilizar herramientas conectadas para que la automatización sea aún más potente

Cuando tus sistemas se comunican entre sí, la contratación se vuelve más fluida y rápida. Las herramientas conectadas mejoran la visibilidad, la coherencia y la colaboración en todo el proceso de reclutamiento.

Por ejemplo:

• Recibe actualizaciones instantáneas: envía notificaciones por Slack o Microsoft Teams en el momento en que se presente un nuevo candidato.
  
• Mantén la coherencia de tus datos: sincroniza automáticamente los nuevos puestos de trabajo o solicitudes con Google Sheets o tu CRM.
  
• Simplifica la coordinación: introduce los datos de los candidatos o los puestos de trabajo en el calendario o el tablero de tareas de tu equipo para cumplir con los plazos.
  
• Automatiza los seguimientos: configura recordatorios o alertas para recopilar comentarios después de las entrevistas.
  
• Crea paneles de control en tiempo real: combina tu ATS con herramientas como Make o Zapier para generar automáticamente resúmenes semanales de reclutamiento.
  

Cada una de estas pequeñas conexiones ayuda a reducir las tareas administrativas, eliminar el trabajo repetitivo y crear una experiencia más transparente tanto para los candidatos como para los equipos.

Gracias a las integraciones de JOIN con herramientas como Make y Zapier, crear flujos de trabajo conectados es más fácil que nunca. El resultado es un proceso de reclutamiento más rápido, más colaborativo y centrado en las personas.

El impacto real de la automatización en la contratación: más tiempo, mejores experiencias para los candidatos.

Las herramientas modernas de reclutamiento y los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) suelen incluir automatizaciones integradas que ayudan a reducir las tareas administrativas repetitivas.

Una vez implementadas estas automatizaciones, los reclutadores obtienen los siguientes beneficios:

• Más tiempo para entrevistas: los reclutadores pueden centrarse en conversaciones significativas en lugar de gestionar sus bandejas de entrada.
  
• Menos estrés administrativo: ya no necesitan hacer malabarismos con hojas de cálculo ni perseguir actualizaciones.
  
• Ciclos de contratación más rápidos: un tiempo de contratación más corto permite a las organizaciones asegurar candidatos más sólidos de manera más eficaz.
  
• Candidatos más satisfechos: una comunicación coherente y oportuna genera confianza y mejora la experiencia general del candidato.
  
• Contratación escalable: a medida que aumentan las necesidades de contratación, los procesos siguen siendo eficientes y fiables.
  

En JOIN, hemos visto cómo las pequeñas automatizaciones transforman el reclutamiento. Unos pocos flujos de trabajo inteligentes pueden ahorrar fácilmente a los reclutadores entre cinco y diez horas a la semana, tiempo que ahora pueden dedicar a establecer relaciones y encontrar a los mejores candidatos.

La automatización no consiste en sustituir el lado humano del reclutamiento. Se trata de devolverte el tiempo para que puedas ser más humano. ¿Listo para empezar?