Was ist Outsourcing?
DefinitionOutsourcing beschreibt die Geschäftspraxis, Dritte mit der Erbringung von Dienstleistungen, der Durchführung von Prozessen oder der Herstellung von Produkten zu beauftragen, die das Unternehmen zuvor typischerweise selbst übernommen hat.
Die Entscheidung, diese Vorgänge auszulagern, betrifft verschiedene Arbeitsplätze und Arbeitnehmer:innen vom Kundenservice über die Fertigung bis hin zum Back Office.
Arten des Outsourcings
Outsourcing bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, sich stärker auf ihre Ziele zu konzentrieren und wichtige Aufgaben und Prozesse in die Hände von Spezialisten zu legen, ohne einen Einstellungsprozess durchlaufen oder eine Zeitarbeitskraft einstellen zu müssen.
Es gibt Unternehmensbereiche und Aufgaben, die sich besonders gut für Outsourcing eignen. Hier sind einige der beliebtesten Outsourcing-Kategorien:
- Engineering Process Outsourcing (EPO):
Viele Unternehmen entscheiden sich bei Prozessen, die bestimmte technische Funktionen beinhalten, für die Auslagerung an Drittunternehmen.
Zum Beispiel beauftragen Automobilunternehmen häufig externe Entwicklungsingenieur:innen, um neue Märkte zu erschließen und die Qualität zu verbessern.
- Information Technology Outsourcing (ITO):
Beim Outsourcing informationstechnologischer Aufgaben oder Prozesse übernimmt die Drittpartei (ein externer IT-Dienstleister) Funktionen aus den Bereichen Software Engineering oder Product Design sowie den technischen Support.
- Knowledge Process Outsourcing (KPO):
Dieser Begriff bezieht sich auf die Auslagerung vollständiger Kerngeschäftsbereiche. Dazu zählen etwa Bereiche wie Content-Erstellung, Datenerhebung oder Marktforschung, die besonders umfassendes Wissen und Recherchen erfordern.
- Legal Process Outsourcing (LPO):
Die meisten Unternehmen benötigen gelegentlich juristische Dienstleistungen, doch nicht alle verfügen über hausinterne Rechtsberater:innen.
Einige Unternehmen lagern juristische Vorgänge deshalb an externe Anwält:innen aus, die wichtige juristische Aufgaben wie die Ausarbeitung oder Überprüfung von Unterlagen übernehmen können.
- Recruitment Process Outsourcing (RPO):
Viele Unternehmen beauftragen Personaldienstleister mit der Suche nach qualifizierten Mitarbeiter:innen.
Diese externen Recruiter:innen suchen und umwerben Talente, überprüfen Bewerbungen, erstellen eine engere Auswahl und führen Vorstellungsgespräche.
- Human Resource Outsourcing (HRO):
Die Auslagerung von HR-Funktionen und Positionen wie Lohnbuchhalter:innen, Onboarding-Spezialist:innen, aber auch der gesamten Personalbeschaffung kann für Unternehmen ohne eigene Personalabteilung ebenfalls eine gute Lösung sein.
Werden statt Teilbereichen gesamte Unternehmensprozesse wie beispielsweise der Einkauf oder das Personalwesen vollständig ausgelagert, ist synonym auch von Business Process Outsourcing (BPO) die Rede.
Vorteile des Outsourcings
Outsourcing hat viele Vorteile für Unternehmen. Im Folgenden haben wir die 5 wichtigsten Vorteile aufgelistet, um bessere Einblicke darüber zu ermöglichen, wie Outsourcing Unternehmen weiterbringen kann.
1. Kostenersparnis
Der größte Vorteil des Outsourcings sind die damit verbundenen Einsparungen. Outsourcing ist eine hervorragende Möglichkeit, Betriebs-, Personal- und Onboarding-Kosten zu senken.
So kann ein Unternehmen beispielsweise die Personalkosten senken, indem es Freelancer einstellt, da Unternehmen keine Beiträge zur Sozialversicherung abführen müssen und keinen Büroraum für diese in Anspruch nehmen müssen.
Außerdem können die Kosten mit Freelancern insgesamt besser nachvollzogen werden, da Sie einen festen Stundensatz berechnen und keine zusätzlichen Kosten (z. B. Einstellungskosten, Ausbildungskosten, Urlaub usw.) anfallen.
2. Konzentration auf Kerngeschäfte
Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, Stoßzeiten und hohe Nachfragen zu bewältigen. Gleichzeitig können sich ihre Mitarbeiter:innen weiterhin auf die wesentlichen Ziele und Bereiche konzentrieren, die das Unternehmen erfolgreich gemacht haben.
Das ist besonders für Kleinunternehmen und Start-ups, die meist im kleineren Rahmen arbeiten, von entscheidender Bedeutung.
3. Förderung des Wachstums
Einige Vorgänge können hohe Kosten verursachen, sind aber notwendig, um Kund:innen zufriedenzustellen oder auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Auch in diesem Fall wäre Outsourcing eine gute Option, um diese Betriebskosten zu senken, ohne dass das Geschäftsmodell seine Wirtschaftlichkeit verliert.
4. Erhaltung der operativen Kontrolle
Manchmal gibt es in Unternehmen Abteilungen oder Teams, die sich nur schwer kontrollieren und schlecht verwalten lassen. In diesem Fall ist die Einbeziehung eines Outsourcing-Unternehmens eine gute Lösung.
Diese bringen oft umfassende Managementfähigkeiten ins Unternehmen ein, als es ohne erhebliche Umstrukturierungen möglich wäre.
5. Erschließung neuer Märkte
Bei der Kandidatensuche haben Sie möglicherweise nur Zugang zu einem kleinen, lokalen Kandidatenpool. Das kann bedeuten, dass Sie Abstriche machen und Kompromisse eingehen müssen.
Durch Outsourcing erhalten viele Unternehmen Zugang zu einem erweiterten Talentpool. Es kann bei bestimmten Stellenangeboten mit sehr speziellen Anforderungen durchaus sinnvoll sein, die Suche auf diese Weise auszuweiten.
Herausforderungen beim Outsourcing
Outsourcing scheint auf den ersten Blick die perfekte Lösung für viele Unternehmen zu sein. Neben den Vorteilen sollten jedoch auch die potenziellen Nachteile des Outsourcings bedacht werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Nachfolgend listen wir daher auch die 5 größten Schwierigkeiten auf, auf die Unternehmen beim Outsourcing stoßen könnten, um eine fundiertere Entscheidung zu ermöglichen.
Organisatorische und kommunikative Engpässe
Die Einbeziehung externer Dienstleister:innen kann zu Problemen bei der Kommunikation und der Bearbeitung von Projekten führen.
Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn das auftraggebende Unternehmen und das Outsourcing-Unternehmen unterschiedliche Arbeits- und Unternehmenskulturen, Vorgehensweisen oder Projektmanagementstile pflegen.
Es ist wichtig, diese potenziellen Probleme von Anfang an im Blick zu haben, da sie mit dem Fortschreiten des Projekts immer schwieriger behoben werden können. Das ist besonders dann wichtig, wenn man über unterschiedliche Zeitzonen hinweg arbeitet.
Sicherheitslücken
Wird Dritten Zugang zu Unternehmensdaten gewährt, kann das Sicherheitsrisiken bergen. Es ist daher für jedes Unternehmen unerlässlich, genau im Blick zu behalten, welche Auftragnehmer:innen Zugang zu welchen Systemen und Informationen innehaben.
Das kann mitunter sehr zeitaufwändig sein. In jedem Fall sollte im Vertrag mit unternehmensfremden Personen oder mit den entsprechenden Dienstleistungsunternehmen sehr genau festgehalten sein, wie mit den jeweiligen Daten zu arbeiten und wie mit ihnen umzugehen ist (Stichwort: Datenschutz).
Strukturelle Instabilität
Die Beauftragung eines externen Unternehmens kann zu einer Menge Unsicherheit und Instabilität führen.
Das Dienstleistungsunternehmen könnte möglicherweise das erforderliche Kontroll- und Qualitätsniveau verfehlen, was mit zusätzlichen Kosten und Zeitaufwand verbunden sein und das auftraggebende Unternehmen möglicherweise sogar Kunden kosten könnte.
Einflussnahme auf die Unternehmenskultur
Obwohl Outsourcing ansonsten viele Vorteile hat, kann es sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken.
Es kann Mitarbeiter:innen das Gefühl vermitteln, ersetzt zu werden oder nicht zu genügen. Die Auslagerung von Aufgaben kann sie verwirren und dem täglichen Miteinander einen bitteren Beigeschmack geben.
Der Schutz der Unternehmenskultur ist von entscheidender Bedeutung. Um den obigen potenziellen Nachteilen des Outsourcings vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Entscheidung vorab mit den betroffenen Mitarbeiter:innen zu besprechen.
Ziehen auch Sie gerade die Auslagerung von Aufgaben in Erwägung? Dann empfehlen wir unseren Blog-Artikel zum Thema „Gute Freelancer finden (und einstellen)“.
