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Onboarding Specialist

Wer diese Position besetzen will, muss in der Lage sein, die Frage "Was macht ein Onboarding Specialist?" zu beantworten. Kurz gesagt: Ein Onboarding Specialist kümmert sich um die ersten Eindrücke eines neuen Mitarbeiters vom Unternehmen und macht ihn mit der Arbeitsweise des Teams vertraut.

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Was beinhaltet die Stellenbeschreibung eines Onboarding Specialists?

Ein Onboarding Specialist kümmert sich darum, dass Ihre neuen Mitarbeiter über alle technischen Geräte, Materialien und Logins verfügen, die sie benötigen, um in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit erfolgreich zu sein. Er steht für alle Fragen zur Verfügung und arrangiert erste Begrüßungsgespräche mit den zuständigen Teammitgliedern.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Onboarding-Spezialisten:

Ein Onboarding Specialist arbeitet eng mit Talent Officer und HR Manager zusammen, um sicherzustellen, dass diese stets über jegliche Termine informiert sind.
Sie arbeiten auch eng mit den Teamleitern zusammen, um ein individuelles Onboarding, einschließlich Einführungen, zu ermöglichen.
Onboarding Specialists nehmen ständig Feedback von Mitarbeitern entgegen und nutzen dieses, um den Onboarding-Prozess weiter zu optimieren.
Diese Rolle ist typischerweise in expandierenden Unternehmen mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zu finden.

Interviewfragen verfügbar

Zu unseren Interviewfragen für Onboarding Specialists

Onboarding Specialist Stellenbeschreibung (Muster)

Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter:innen.

Über die Rolle

English

Deutsch

Are you a people person with a passion for enriching people's life at work? Would you like to take ownership of company HR matters with a focus on the recruitment process, performance reviews, learning and development? Do you enjoy giving employees the opportunity to learn and develop at work that follow our company key objectives? If yes, we may have the next adventure for you here with us at {Company_Name}.

We are currently on the lookout for an Onboarding Specialist to join our HR and People team here at {Comany_Name}. To excel in the role you should be a social person with a passion for enriching the lives of our employees as well as giving the best first impression possible to new hires. If you believe in an “ego-less working culture” and enjoy translating employer needs into actionable initiatives then you should tick all of our boxes.

Du bist ein geselliger Mensch und liebst es, das Leben deiner Kolleginnen und Kollegen zu bereichern? Du würdest gerne Verantwortung für HR-Angelegenheiten mit dem Schwerpunkt auf Einstellung, Leistungsbeurteilung, Schulung und Entwicklung übernehmen? Es macht dir Spaß, deinen Mitarbeitenden gemäß der Kernziele unseres Unternehmens die Möglichkeit zu geben, bei der Arbeit zu lernen und sich weiterzuentwickeln? Wenn ja, haben wir vielleicht das nächste berufliche Abenteuer für dich.

Als sozialer Mensch, dem es am Herzen liegt, das Leben seiner Mitarbeitenden zu bereichern und neuen Mitarbeitern den bestmöglichen ersten Eindruck zu vermitteln, übersetzt du die Bedürfnisse unseres Unternehmens in geeignete Initiativen zur Schaffung einer „Ego-freien“ Arbeitskultur. Klingt interessant? Bewirb dich jetzt!

In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben der Bewerber:innen. Sie sollten ganz klar darlegen, was ein:e Bewerber:in von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
Verwenden Sie eine Sprache, die potenzielle Bewerber:innen direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidat:innen schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was seine Leitwerte sind.

Onboarding Specialist Zuständigkeiten

English

Deutsch

Remember, these are just example responsibilities for an Onboarding Specialist's job description, you should edit and adapt as you need.

· Own our onboarding experiences and processes while striving to constantly improve these.
· Take on board criticisms and proactively seek out actionable feedback from new joiners.
· Lead onboarding sessions to provide the most engaging and enjoyable welcome to our newcomers.
· Help in creating standards for core onboarding content.
· Be responsible for providing and preparing new hires with well prepared onboarding kits dependent on role and department before their first day.
· Gather and file new hire paperwork including contracts and non-disclosure agreements.
· Follow up with new hires to gather feedback and work on any improvements to their first weeks and months.
· Organise technology and permissions ready for their first day.
· Be the first point of contact for new employees and be able to address any issues or queries in a timely and friendly manner.

Denken Sie daran, dass dies nur Beispiele für die Aufgaben eines Onboarding Specialists sind, die Sie nach Bedarf bearbeiten und anpassen sollten.

• Du bist für unsere Onboarding-Erfahrungen und -Prozesse verantwortlich und verbesserst diese stetig.
• Du holst proaktiv Feedback und Kritik von neuen Mitarbeitern ein und setzt dieses für künftige Onboarding-Prozesse ein.
• Du leitest Einführungsveranstaltungen, um unseren neuen Mitarbeitern einen möglichst ansprechenden und angenehmen Empfang zu bereiten.
• Du hilfst bei der Erstellung von Standards für die wichtigsten Einführungsinhalte.
• Du bist dafür verantwortlich, dass neue Mitarbeiter je nach Funktion und Abteilung vor ihrem ersten Arbeitstag mit gut vorbereiteten Einarbeitungspaketen versorgt und vorbereitet werden.
• Du stellst die nötigen Unterlagen für neue Mitarbeiter, einschließlich Verträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, zusammen und legst sie ab.
• Du setzt dich mit neu eingestellten Mitarbeitern in Verbindung, um Feedback einzuholen und Verbesserungen für ihre ersten Wochen und Monate zu erarbeiten.
• Du organisierst Technik und Benutzerrechte für den ersten Tag.
• Du bist die erste Anlaufstelle für neue Mitarbeiter und sorgst für die zeitnahe und freundliche Klärung von Problemen und Fragen.

Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, Bewerber:innen mit den benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden.
Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die potenzieller Bewerber:innen verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die Bewerber:innen wirklich brauchen, um die Stelle erfolgreich auszufüllen.
Sofern Quereinsteiger:innen für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Onboarding Specialist Anforderungen

English

Deutsch

Remember, these are just example requirements, you should edit and adapt as you need.

· 1+ years experience in a similar role, either with direct experience with onboarding or within a Human resources team.
· Outstanding communication and organisational skills as well as a high attention to detail.
· An open and welcoming personality, you’re someone upbeat and positive to be around.
· A mindset of ‘employees are our customers’.
· Experience in leading and facilitating training sessions and enjoy educating.
· A creative mindset and a hands-on mentality.
· A team player who enjoys getting on with people from a multitude of backgrounds.
· Fluency in English, any other language would be a bonus.

Denken Sie daran, dass es sich hierbei nur um Beispielanforderungen handelt, die Sie nach Bedarf bearbeiten und anpassen sollten.

• Du bringst mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, entweder mit direkter Erfahrung im Bereich Onboarding oder innerhalb eines Personal-Teams mit.
• Du besitzt hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein scharfes Auge für Details.
• Du bist eine aufgeschlossene und einladende Persönlichkeit mit einer fröhlichen und positiven Einstellung.
• Du vertrittst die Einstellung „Mitarbeiter sind unsere Kunden“.
• Du besitzt Erfahrung in der Leitung und Moderation von Schulungsveranstaltungen und hast Freude an der Unterrichtung von Mitarbeitern.
• Du verfügst über eine kreative Denkweise und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.
• Du bist ein begnadeter Teamplayer, der gerne mit Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund zusammenarbeitet.
• Du sprichst fließend Englisch, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.