Geef een kandidaat die ver in de procedure kwam een echte reden voor de afwijzing. Niet om ieder oordeel uit te onderhandelen, maar omdat een controleerbaar proces beter is voor de kandidaat én voor de werkgever.
Dit artikel geeft praktische communicatiehulp en is geen juridisch advies.
Goede feedback begint vóór het afwijzingsbericht
Leg vóór de gesprekken de functiecriteria en beoordelingsschaal vast. Noteer tijdens het gesprek bewijs per criterium en neem de beslissing op basis van die informatie. Dan hoeft de recruiter achteraf geen plausibel klinkende reden te verzinnen.
Het College voor de Rechten van de Mens beveelt aan om belangrijke functie-eisen in de vacature te vermelden, een procedure schriftelijk af te sluiten en kandidaten die later in het proces afvallen over de daadwerkelijke reden te informeren. Dat is een nuttiger Nederlandse norm dan de algemene waarschuwing om nooit iets op schrift te zetten.
Wat bruikbare feedback onderscheidt
- Koppel de reden aan een vooraf genoemd criterium. Bijvoorbeeld ervaring met leidinggeven, een vereist certificaat of het niveau van een werkproef.
- Noem waarneembaar bewijs. Zeg welke informatie ontbrak of welk antwoord onvoldoende concreet was. Vermijd uitspraken over persoonlijkheid die niet uit een vaste beoordeling volgen.
- Erken wat wel sterk was. Dat maakt de afwijzing niet zachter, maar wel vollediger.
- Geef één toepasbare suggestie. Een kandidaat heeft meer aan een volgende stap dan aan drie alinea’s verdediging.
- Stem intern af. Het bericht, de notities en een eventueel telefoongesprek moeten dezelfde reden bevatten.
Beschermde kenmerken horen niet in de onderbouwing. Een werkgever mag bij werving en selectie geen verboden onderscheid maken. Bovendien kan een onduidelijke of wisselende uitleg bijdragen aan een vermoeden van discriminatie, zoals het aangehaalde oordeel van het College laat zien.
Het bezwaar: geeft uitleg niet juist juridisch risico?
Slordige uitleg geeft risico. Een transparant, functiegericht proces helpt juist om aan te tonen hoe de beslissing tot stand kwam. Geen reden geven lost een inconsistente selectie niet op en kan kandidaten met vragen achterlaten.
De vorm hangt af van de fase. Na een cv-selectie met veel reacties volstaat een kort schriftelijk bericht. Na meerdere gesprekken is een persoonlijk gesprek passend, gevolgd door een korte schriftelijke bevestiging. Deel geen vergelijkende gegevens of notities over andere kandidaten.
Een gespreksscript van drie minuten
Bedankt voor de tijd die je in onze procedure hebt gestoken. We hebben gekozen voor een kandidaat die op dit moment sterker aansloot bij [vooraf genoemd criterium]. In jouw gesprek zagen we [concrete observatie]. Sterk vonden we [concreet pluspunt]. Voor een volgende procedure zou ik aanraden om [één toepasbare stap]. Ik kan de beslissing toelichten, maar ga niet in op informatie over andere kandidaten.
Geef de recruiter ruimte om feitelijke vragen te beantwoorden en beëindig het gesprek wanneer het een onderhandeling over de uitslag wordt. Bewaar alleen de persoonsgegevens die nog nodig zijn en pas de vastgestelde bewaartermijn toe. Het doel is een eerlijke afsluiting: duidelijk genoeg om van te leren, begrensd genoeg om de beslissing te laten staan.
