Un rifiuto non chiude l’esperienza di candidatura: decide se la persona ti consiglierà ad altri, si ricandiderà un giorno o racconterà in giro com’è andata. Il feedback dopo il no è l’unico punto del processo in cui puoi orientare quell’esito. Per questo la tesi di questa guida è semplice: a chi è arrivato al colloquio conviene una telefonata breve, con al massimo tre motivi che stanno nell’annuncio. Il resto, cioè quanto dire e con quali parole, serve a farla bene.
In una piccola impresa il valore del rifiuto cambia. Chi oggi dice no a una persona candidata è spesso lo stesso fondatore che domani chiederà segnalazioni per il ruolo successivo, magari proprio alle persone che ha scartato. In un gruppo da cinquemila dipendenti la stessa telefonata pesa meno. Non ti serve una regola: ti serve sapere a chi vale la pena telefonare.
Perché conviene, e a chi
Tre effetti si sommano nel tempo. La candidatura finisce bene o finisce male, e questa è la parte che la persona ricorda. I profili forti che stavolta non sono andati avanti puoi ricontattarli per il ruolo successivo, se non li hai bruciati con una formula di cortesia. Infine, chiedere un parere sul processo restituisce di solito cose che dall’interno non vedi: dove la persona si è persa, cosa non era chiaro nell’annuncio.
Non è un obbligo per tutti. Telefona a chi è arrivato alla rosa finale, cioè al colloquio o oltre. A chi è stato escluso in una preselezione automatica basta un messaggio corretto, uguale per tutti.
Cosa dice la legge italiana, in breve
Qui il feedback non è un obbligo: è una scelta, consigliabile per chi è arrivato al colloquio. Quello che la legge italiana ti chiede riguarda i motivi che non puoi usare e i dati che la persona può chiederti.
I motivi. Il d.lgs. 198/2006, all’articolo 27, vieta le discriminazioni di genere nell’accesso al lavoro, criteri di selezione e condizioni di assunzione compresi, anche quando passano per lo stato matrimoniale o di famiglia, di gravidanza, di maternità o paternità. Il d.lgs. 216/2003 applica la parità di trattamento, all’articolo 3, ai criteri di selezione e alle condizioni di assunzione per religione, convinzioni personali, disabilità, età, nazionalità e orientamento sessuale. L’articolo 8 dello Statuto dei lavoratori vieta al datore di lavoro, già in fase di assunzione, di indagare sulle opinioni politiche, religiose o sindacali e su qualsiasi fatto che non serva a valutare l’attitudine professionale.
La prova. Se una persona sostiene di essere stata discriminata, non deve dimostrarlo da sola: l’articolo 28 del d.lgs. 150/2011, al comma 4, dice che quando presenta elementi di fatto, anche statistici, da cui si può presumere una condotta discriminatoria, spetta al convenuto provare che non c’è stata. L’articolo 40 del d.lgs. 198/2006 dice lo stesso per il genere. Una frase come «cercavamo qualcuno più giovane» o «con due figli piccoli sarebbe stata dura» può diventare uno di quegli elementi. Nessuna norma cita frasi del genere: è una mia lettura, ma è il motivo per cui nessuno dovrebbe poterle attribuire alla tua azienda.
I dati. Le note che hai preso sul colloquio contengono dati personali della persona, che per l’articolo 15 del GDPR ha diritto di accedere ai dati che la riguardano; devi rispondere entro un mese, prorogabile di due (articolo 12, paragrafo 3). La Corte di giustizia, nel caso Nowak, deciso nel 2017 sulla direttiva che il GDPR ha sostituito, ha ritenuto dati personali le risposte scritte a un esame e i commenti di chi lo valutava. Il Garante, in un provvedimento del 4 dicembre 2025, ha giudicato illecito il trattamento di un titolare che, a una persona candidata che chiedeva i dati della selezione, aveva dato risposte parziali e consegnato i punteggi della preselezione solo circa quattordici mesi dopo. Scrivi dunque le note come se la persona potesse leggerle, perché potrebbe.
Cosa fare
Offri il feedback tu, senza aspettare che lo chieda. Nel messaggio del rifiuto scrivi, per esempio: «Se vuoi un riscontro concreto sul tuo percorso, chiamami al [numero] o rispondi a questa e-mail: ti dedico quindici minuti». Poi lascia passare qualche giorno. Un no va digerito prima di poter ascoltare i motivi.
Lega ogni critica a un consiglio. «Sei stato troppo generico» è una critica. «Quando ti ho chiesto esempi del tuo lavoro le risposte sono rimaste sul piano generale; la prossima volta prepara un progetto da raccontare in tre frasi» è un feedback utilizzabile. La differenza è l’uso che la persona può farne.
Riconosci anche cosa ha funzionato. Arrivare alla rosa finale non è banale. Nomina la cosa concreta che ti ha convinto: la lettera di presentazione, il portfolio, la risposta a una domanda. Non è un contentino, è un’informazione che serve alla candidatura successiva. Se vuoi tenere il profilo per ruoli futuri, dillo nella telefonata e poi chiedi conferma per iscritto: tenerlo è una nuova finalità, che richiede un’informativa chiara e una base giuridica. Il consenso è la più facile da dimostrare, come spiega la guida al GDPR e ai curriculum. La voce sul bacino di candidati ne riassume i termini.
Cosa evitare
Motivi che non vengono dall’annuncio. Fermati ai requisiti richiesti. «Manca esperienza con X» va bene. «Non eri nel profilo del team» è vago, e se non sai dire cosa significhi hai già un problema. Al massimo tre motivi, e tutti e tre devono ritrovarsi nell’annuncio come requisito. Se non ci sono, o era sfocato l’annuncio o lo è la motivazione.
Feedback senza accordo interno. Se al processo hanno partecipato più persone (chi assume, chi segue il personale, il reparto), tutte devono conoscere il motivo prima che venga comunicato. Altrimenti la persona sente tre storie e non crede a nessuna. Concordate i tre motivi prima della telefonata e rispettateli.
Entrare in una discussione. La persona può non essere d’accordo. Tu puoi restare della tua idea senza difenderla. Se la conversazione scivola in «ma io penso che…» o «perché proprio io?», ringrazia, annota il motivo in due righe e chiudi con garbo. Non è una trattativa: comunichi una decisione già presa.
Un copione che regge
Tre minuti, non serve di più. Il copione dà del lei; se in azienda vi date del tu, fai lo stesso con le persone candidate.
«Buongiorno [nome], grazie per avermi richiamato. La chiamo per la sua candidatura come [ruolo]. Ne abbiamo parlato internamente e preferisco spiegarle la decisione a voce.
Ci ha convinti [cosa concreta emersa nel processo: portfolio, risposta, esperienza]. Per questo la sua candidatura è arrivata fino al [secondo/ultimo] colloquio.
Alla fine hanno pesato [al massimo tre motivi, tutti presenti nell’annuncio]. Su [aspetto 1] avremmo voluto più [punto concreto]. Su [aspetto 2] un’altra persona era semplicemente più vicina a ciò che ci serve adesso.
Se le va, teniamo il suo profilo per le prossime posizioni; le mando un messaggio per chiederle conferma e, se cambia idea, può dircelo quando vuole.
Ha domande?»
Poi ascolta. Poi chiudi con cortesia. Se la persona chiede più dettagli, dai un dettaglio per ogni motivo, non di più.
E il feedback scritto?
La preferenza per la voce non nasce da un divieto: non ho trovato una norma italiana che sconsigli il feedback scritto. Nasce da una ragione pratica. Un messaggio scritto suona più freddo di quanto sia pensato, e perde tono e sfumature. Se la persona chiede per iscritto, rispondi con gli stessi tre motivi e lo stesso tono, rileggendo ogni frase con l’elenco dei motivi vietati qui sopra.
L’esercizio fa la differenza
La prima telefonata è scomoda, la quinta no. Il costo, circa venti minuti di preparazione e quindici di chiamata, si ripaga nell’anno, perché le stesse persone tornano, ti segnalano o parlano bene di te nel loro ambiente. E se hai dubbi su una frase del copione, falla leggere a un consulente del lavoro prima di usarla: costa meno di una controversia.
