evenito: dalla selezione del CEO a un team dedicato

Quindici persone assunte nel 2025 e un organico di circa cinquanta: evenito era cresciuta, ma per gran parte del percorso la selezione era rimasta nelle mani del CEO Tobias Giger. L’azienda di Zurigo, fondata nel 2016, sviluppa software per la gestione degli eventi aziendali. Nel racconto del febbraio 2026, indicava clienti come SBB, Swiss Life e DZ BANK e oltre 1.500 eventi gestiti al mese.

Le candidature nella posta del CEO

Tobias seguiva personalmente ogni assunzione, dalla descrizione del ruolo al colloquio finale. Non c’era ancora una funzione People. I CV finivano nelle cartelle locali e le candidature nelle email o nei messaggi di LinkedIn.

«Prima di Join, ogni candidatura arrivava nella casella di qualcuno, via email o nei messaggi di LinkedIn. Non c’era un unico posto per seguire le persone candidate e capire a che punto fossero», ricorda. Anche il tentativo di usare un indirizzo email comune era stato abbandonato: non si capiva chi avesse già risposto.

Al crescere del team, aumentavano le differenze fra i colloqui. Le valutazioni restavano in documenti separati, quando venivano annotate; i reparti non avevano criteri condivisi. A queste difficoltà si aggiungeva il volume: un annuncio per un ruolo UX/UI in Germania aveva ricevuto seicento candidature in poche settimane.

Il primo annuncio dopo diciotto minuti

Tobias ha scelto Join nelle prime fasi di crescita. Nel resoconto di evenito, il primo annuncio è stato pubblicato diciotto minuti dopo la creazione dell’account. Cercava un punto unico per raccogliere le candidature e accedere ai dati, ma contava anche la familiarità con la piattaforma nel mercato di lingua tedesca.

«Nel nostro mercato, le persone conoscono Join e lo usano per candidarsi. Per un’azienda giovane che stava ancora costruendo la propria reputazione come datore di lavoro, questa familiarità contava», spiega Tobias.

Il percorso delle candidature riuniva CV, lettere di presentazione e avanzamento per tutte le ricerche, dai ruoli di ingegneria a Zurigo allo sviluppo commerciale ad Amburgo. Tobias poteva vedere chi si era candidato e quale fosse il passaggio successivo, senza ricostruire tutto a memoria.

Per le posizioni con molte risposte, evenito ha introdotto domande con criteri di esclusione, per esempio sulla conoscenza del tedesco o sulla disponibilità a iniziare. In alcune ricerche chiedeva anche di includere una frase specifica nella lettera di presentazione, per verificare la lettura dell’annuncio. Si trattava di scelte del team per quelle posizioni.

Delegare i colloqui con criteri condivisi

Quando Tobias ha iniziato a coinvolgere i responsabili dei reparti, i pareri conservati sui singoli dispositivi non erano più sufficienti. evenito ha adottato schede di valutazione e note collegate ai profili, così da raccogliere le osservazioni nello stesso sistema.

«Abbiamo iniziato con le funzioni di base, come pubblicare gli annunci e seguire le candidature. Ma il valore maggiore è arrivato da funzioni come le schede di valutazione e le note sui candidati»

I modelli condivisi davano un riferimento comune ai colloqui. Le persone coinvolte nella decisione potevano consultare le valutazioni e le informazioni del profilo secondo gli accessi assegnati. Con ruoli e permessi, il team ha definito chi fosse responsabile di ciascun passaggio.

A metà del 2025, evenito ha assunto una persona a capo della funzione People. La cronologia delle candidature e il processo erano già raccolti in Join, quindi il passaggio di responsabilità non ha richiesto di cambiare sistema. Tobias descriveva così l’uso quotidiano: «Puoi pubblicare un annuncio, ricevere le candidature e farle avanzare nel percorso di selezione. È intuitivo».

Il team ha anche adattato le email automatiche al tono dell’azienda e arricchito la pagina Lavora con noi con immagini, testimonianze e video. Tobias attribuiva a queste comunicazioni una parte dei riscontri positivi ricevuti. La sua valutazione è personale, non una misura dell’esperienza:

«Se assumi più di cinque persone l’anno e usi ancora Excel e le email, Join migliora la tua esperienza e offre anche alle persone candidate un’esperienza dieci o venti volte migliore.»

Sette persone attive nello stesso sistema

Dopo circa sette anni di utilizzo, evenito riferiva di gestire su Join quasi tutte le attività di selezione, indicate nel resoconto come circa il 99%. Sette persone accedevano attivamente al sistema, per oltre sessanta sessioni settimanali. Le ricerche riguardavano sviluppo, vendite, marketing, gestione dei clienti e attività operative.

Per Tobias, il cambiamento più rilevante era poter lasciare la gestione quotidiana al team e concentrarsi sulla valutazione finale dell’affinità con l’azienda. «Non ricordo nemmeno come riuscissimo a selezionare le persone in un altro modo», racconta.

«Join è uno strumento molto utile e facile da usare, che aiuta evenito a semplificare, digitalizzare e modernizzare la selezione. Quando passi dalle assunzioni gestite dal fondatore a un team di più persone, serve un sistema che raccolga nello stesso posto ogni candidatura, colloquio, nota e attività da seguire.»

Al momento della testimonianza, evenito stava cercando profili commerciali, di gestione degli account e di assistenza ai clienti. Usava anche promozioni su Stepstone per raggiungere il mercato tedesco. Tra i passi successivi previsti c’erano l’indicazione della retribuzione negli annunci, la costruzione di un bacino di candidati e la sperimentazione di nuovi criteri di preselezione.