Kalender richtig einsetzen und organisieren

Ihr Arbeitskalender ist nur eines von vielen Produktivitätsinstrumenten. Wie bei jedem anderen Hilfsmittel ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Kalender einsetzen, wahrscheinlich anders als die Ihrer Teamkollegen. Jeder hat schließlich seine eigenen Vorlieben. Wie Sie Ihren Kalender organisieren, bleibt weitgehend Ihnen überlassen. Aber wenn Sie in einem Team arbeiten, vor allem wenn Sie remote arbeiten, sollten Sie einige Grundregeln aufstellen. Einige elementare Benimmregeln für den Kalender stellen sicher, dass Sie alle am gleichen Strang ziehen und die Kalender im Unternehmen als Ganzes effektiv genutzt werden. Zumindest haben wir das hier bei JOIN so gemacht. Denn als unser (teilweise dezentrales) Team weiter wuchs, bemerkten wir etwas Seltsames. Manche Menschen nutzten ihren Tageskalender als eine lange Aufgabenliste. Andere füllten ihn mit endlosen Erinnerungen, Kollegen zu mailen oder nach der Arbeit Katzenfutter zu kaufen. Ein Teammitglied (wir werden ihn nicht öffentlich anprangern, aber er weiß, wer gemeint ist …) blockierte sogar ganze Tage in seinem Kalender, nur um zu verhindern, dass man ihn zu Meetings einlädt. Und das machte es nicht nur schwierig, eine Teambesprechung zu planen. Diese ineffektive, unorganisierte Kalendernutzung bedeutete, dass wir als Unternehmen Zeit verschwendeten. Also haben wir uns einige Leitlinien ausgedacht, die uns helfen sollen, unsere Kalender effektiver zu nutzen.

Wie Sie Ihren Kalender effektiv nutzen (und wie nicht)

Bevor wir unsere Liste der grundlegenden Kalender-Etikette für den Arbeitsplatz erstellten (siehe weiter unten), beschäftigten wir uns mit der einfachen Frage: Wann sollte man den Kalender verwenden und wann nicht? Wir haben das im Team diskutiert und sind zu einem interessanten Ergebnis gekommen. Wir haben die Nutzung des Kalenders immer aus der falschen Perspektive betrachtet. Hier sind die wichtigsten Punkte, die wir notiert haben:

Wann Sie Kalender verwenden sollten	Wann Sie ihn nicht verwenden sollten
Meetings und andere Arbeitsveranstaltungen mit dem Team planen Dem Team zeigen, von wo aus Sie arbeiten (Büro/remote) Zeigen, wann Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind Ruhezeiten anzeigen (am Schreibtisch, aber vorzugsweise nicht verfügbar)	Tägliche To-Do-Liste erstellen Für persönliche, nicht arbeitsbezogene Erinnerungen

Denken Sie daran, wozu Sie Ihren Kalender haben. Wahrscheinlich denken Sie an Sätze wie “meine Zeit planen” oder “meine Arbeit im Griff haben”. Sie sehen Ihren Kalender als ein Werkzeug, das für Sie arbeitet. Aber wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, ist Ihr Kalender in den meisten Fällen für Ihre Kollegen da. So wissen Ihre Kollegen, wann Sie für ein Meeting verfügbar sind., wann Sie an Ihrem Schreibtisch sind, damit sie auf ein Gespräch vorbeikommen können, und wann Sie im Jahresurlaub sind, damit sie jemand anderen bitten können, diese Aufgabe zu übernehmen. Es geht nicht darum, was Ihr Kalender für Sie tun kann, sondern darum, was Ihr Kalender für Ihr Team tun kann.

5 grundlegende Tipps zur Organisation des Kalenders

Unter diesem Gesichtspunkt haben wir eine Liste mit Tipps zur Kalender-Etikette und Terminplanung erstellt. Diese Richtlinien konzentrieren sich darauf, wie Sie Ihren Kalender nutzen können, um Ihren Kollegen zu helfen, was Ihnen wiederum helfen wird, Ihren Kalender auch für sich selbst besser zu nutzen. Es geht vor allem darum, dass Sie Ihren Arbeitskalender nutzen, um dem Rest Ihres Teams Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen.

1. Machen Sie Ihren Kalender fürs Team zugänglich

Menschen können seltsam zurückhaltend und schüchtern sein, wenn es darum geht, ihren Kalender mit anderen zu teilen. Das stört jedoch die Transparenz am Arbeitsplatz und erschwert es Ihren Kollegen, zu wissen, ob Sie verfügbar sind oder nicht. Vor allem, wenn Sie ein Remote-Team koordinieren, werden Sie viel Zeit damit verbringen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in deren Online-Kalender zu überprüfen. Je transparenter die Kalendernutzung Ihres Teams ist, desto leichter können Sie entscheiden, ob Sie die Besprechung am Dienstagnachmittag einplanen oder lieber auf Mittwoch verschieben sollten. Hier bei JOIN haben wir alle unsere Kalender intern zugänglich gemacht, sodass jeder im Team sie sehen kann. Das macht die Zeitplanung einfacher und zeigt, wie wichtig uns als Unternehmen die Transparenz ist. Sollten Sie aus irgendeinem Grund ein Ereignis als privat einstufen müssen, z. B. wenn es um eine vertrauliche Angelegenheit geht, können Sie dies immer noch manuell in den Einstellungen Ihres Ereignisses ändern.

2. Zeigen Sie, wo Sie arbeiten

Wenn Sie wie wir den Google-Kalender verwenden, gibt es eine praktische Funktion, mit der Sie Ihren Standort für jeden Tag festlegen können. Sie können ihn auf Büro, Zuhause oder einen benutzerdefinierten Ort Ihrer Wahl einstellen. Sie können einen Standardort festlegen (z. B. das Büro) und ihn für bestimmte Tage in einen anderen Ort ändern. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Teammitglieder zwischen der Arbeit im Büro und dem Homeoffice wechseln dürfen. Wenn jemand eine Besprechung mit Ihnen anberaumen möchte, wird er über Ihren Standort informiert, sodass er weiß, ob er einen physischen Besprechungsraum buchen oder die Besprechung virtuell durchführen soll. Wenn Sie ein großes Büro (oder vielleicht sogar einen Bürokomplex) haben, kann diese Einstellung sehr praktisch sein, da die Mitarbeiter überprüfen können, ob jemand im Büro ist, bevor sie zu dessen Schreibtisch hinübergehen. Natürlich kann ein kleiner Spaziergang weg vom Schreibtisch ab und zu nicht schaden. Aber es ist gut zu wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, dies zu vermeiden, falls man gerade keine Lust auf solche hat…

3. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest (und respektieren Sie die der anderen)

Eine weitere nützliche Funktion ist die Festlegung Ihrer Standardarbeitszeiten in Ihrem Kalender. Das gilt natürlich nicht, wenn Sie völlig willkürliche Arbeitszeiten haben, aber im Allgemeinen sind Menschen Gewohnheitstiere. Selbst wenn es sich nur um eine grobe Schätzung handelt, kann die Angabe Ihrer Arbeitszeiten Ihren Kollegen eine Vorstellung davon vermitteln, wann sie Besprechungen mit Ihnen planen sollten. Eine gute Faustregel ist, dass Sie sich überlegen sollten, wann Sie normalerweise am frühesten anfangen und wann Sie normalerweise am spätesten aufhören. Wenn Sie ein Frühaufsteher sind, könnte das von 8 Uhr morgens bis 17 Uhr abends sein, während es für andere eher 10 Uhr morgens bis 19 Uhr abends sein könnte. Diese Zeiten sollten zwar nur als Indikatoren dienen, aber es ist wichtig, sie nach Möglichkeit zu respektieren. Bei JOIN folgen wir diesen drei einfachen Leitlinien:

• Meetings sollten nicht außerhalb der Arbeitszeiten der beteiligten Personen angesetzt werden.
• Wenn Sie eine Besprechung außerhalb dieser Zeiten anberaumen müssen (z. B. wenn viele Stakeholder involviert sind), sollten Sie zuerst mit ihnen Rücksprache halten, bevor Sie eine Besprechung in ihren Kalender eintragen. Das ist eine freundliche Geste!
• Respektieren Sie die Entscheidung der Teammitglieder, ein Treffen abzulehnen, wenn es außerhalb ihrer Arbeitszeit liegt. Wir legen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Wenn Ihr Unternehmen international agiert, müssen Sie auch die Zeitunterschiede in Ihrem Team im Auge behalten. Wenn eine Person in Berlin und die andere in Brasilien arbeitet, wird es kaum Überschneidungen zwischen den festgelegten Arbeitszeiten geben. In einer solchen Situation ist es wichtig, dass Sie sich mit Ihrem Team zusammentun, um eine Form der Zusammenarbeit zu finden, die für alle Beteiligten gut funktioniert. Möglicherweise sind Kompromisse erforderlich, daher ist es wichtig, darüber zu sprechen. Dies könnte zum Beispiel bedeuten, dass Sie Ihre Mittwochsarbeitszeit ändern, indem Sie Ihre Standardarbeitszeit von 8 bis 17 Uhr in zwei Stundenblöcke von 8 bis 12 Uhr und 15 bis 20 Uhr aufteilen. Kalender-Tipp: Verwenden Sie die Weltzeituhr-Einstellung von Google Calendar, um Ihrem Kalender so viele Zeitzonen hinzuzufügen, wie Sie möchten. Alternativ können Sie auch Every Time Zone ausprobieren, um viele Zeitzonen auf einmal abzubilden.

4. Setzen Sie Ihre OOOs und AFKs

Erweitern Sie die Kommunikation über Ihren Kalender, indem Sie Informationen über Ihre Abwesenheit von der Arbeit (OOO, Out of Office) oder von der Tastatur (AFK, Away from keyboard) hinzufügen. Damit meinen wir nicht, dass Sie einen Termin für den Gang zur Toilette im Kalender eintragen sollen. Doch wir meinen, dass Sie eine Stunde für Ihre Mittagspause einplanen sollten. Oder drei Stunden für einen externen Termin (und die Fahrt dorthin und zurück). Je sorgfältiger Sie Abwesenheiten in Ihrem Kalender eintragen, desto einfacher ist es für Ihre Kollegen, Ihre Verfügbarkeit zu prüfen. Für Momente, in denen Sie nicht an der Tastatur sitzen, aber noch im Büro sind, empfehlen wir, ein Ereignis zu erstellen. Für alles, was außerhalb des Büros geschieht, und für ganztägige Ereignisse (z. B. Urlaub) empfehlen wir die Abwesenheitsfunktion (Out of Office) des Kalenders. Wenn Sie die Abwesenheitsfunktion verwenden, werden alle Einladungen zu Besprechungen, die Sie erhalten, automatisch mit einer individuellen Notiz abgelehnt, die Ihre Kollegen darüber informiert, dass Sie nicht verfügbar sind.

5. Nutzen Sie Ihre Fokuszeit weise

Die Verwendung Ihres Kalenders, um einige Stunden für ungestörte Konzentrationsphasen einzuplanen, ist eine gute Möglichkeit, Ihre Zeit effektiv zu organisieren. Aber es ist wichtig, dass Sie dies dem Rest Ihres Teams richtig mitteilen. Im Google-Kalender können Sie speziell Fokuszeit planen, die sich von der Planung eines Ereignisses unterscheidet. Wenn Sie Fokuszeit planen, wird ein Kopfhörersymbol neben dem Titel des Eintrags in Ihrem Kalender angezeigt. Dies zeigt Ihrem Team, dass Sie nicht in einer Besprechung sind und an Ihrem Schreibtisch sitzen – aber bitte ungestört bleiben und nicht abgelenkt werden wollen. Auch bei der Festlegung der Fokuszeit können Sie entscheiden, ob Ihr Kalender Einladungen zu Veranstaltungen automatisch ablehnen soll oder nicht. Hier bei JOIN wissen wir, dass unsere Teammitglieder manchmal nur ein oder zwei Stunden brauchen, um nicht gestört zu werden, sich zu konzentrieren und rechtzeitig vor einem Abgabetermin etwas zu erledigen. Deshalb versuchen wir wirklich, die Konzentrationsphasen der anderen so weit wie möglich zu respektieren. Dank dieser Funktion wissen Ihre Teammitglieder, dass Sie im Notfall immer noch an Ihrem Schreibtisch sitzen und für dringende Angelegenheiten zur Verfügung stehen, anstatt in einer Besprechung oder abwesend zu sein. Weisen Sie aber darauf hin, dass diese Funktion nur für wenige Stunden am Tag genutzt werden sollte. Sie wollen doch sicher nicht, dass Ihre Kollegen diese Funktion missbrauchen. Erinnern Sie sich an den Kollegen, der seinen gesamten Kalender blockiert hat, um Meetings zu vermeiden? Damit das nicht passiert, folgen wir diesen zwei einfachen Schritten: Teammeetings haben Vorrang vor individueller Konzentration Wir ermutigen den Einzelnen jedoch aktiv, dies infrage zu stellen, wenn er seine Aufgaben tatsächlich besser im Rahmen der Fokuszeit bewältigen sollte. Letztendlich ist es wichtiger, dass die Teammitglieder produktiv sind, als dass Regeln in Stein gemeißelt sind.

Zusätzliche Tipps für eine effektivere Organisation des Kalenders

Die oben beschriebenen Schritte betrachten wir als unsere fünf Grundregeln für die effektive Kalendernutzung am Arbeitsplatz. Sie helfen uns, innerhalb unseres Teams klarer und transparenter zu kommunizieren. Aber zu einer vernünftigen Kalender-Etikette gehören noch viel mehr als nur diese fünf Punkte. Wir können zwar nicht alle aufzählen, aber hier sind einige weitere Faktoren, die bei der Organisation eines Kalenders am Arbeitsplatz berücksichtigt werden sollten.

1. Geben Sie jedem Eintrag einen klaren, kurzen, aufschlussreichen Titel
2. Seien Sie diskret (z. B. nennen Sie ein Meeting nicht „Besprechung der Frage, ob Karen entlassen werden soll”) Schreiben Sie eine kurze inhaltliche Zusammenfassung – und, falls es sich um eine Sitzung handelt, fügen Sie eine Meeting-Agenda hinzu.
3. Fügen Sie immer einen Link für virtuelle Konferenzen hinzu, auch wenn Ihre Besprechung persönlich stattfinden soll.
4. Fügen Sie einen Ort hinzu und buchen Sie gegebenenfalls einen Raum.
5. Laden Sie relevante Personen ein (und nur relevante Personen)
6. Planen Sie nicht einfach eine Stunde für eine Besprechung ein, sondern versuchen Sie, die voraussichtliche Dauer der
7. Besprechung so exakt wie möglich einzuplanen.
8. Wenn Sie eine dringende Besprechung anberaumen (z. B. in einer Stunde), benachrichtigen Sie die Teilnehmer auch per Chat.
9. Wenn es nicht dringend ist, geben Sie den Leuten Zeit zu antworten (nicht zu schnell nachhaken).
10. Respektieren Sie, dass die Zeit eines jeden Menschen begrenzt und kostbar ist, und handeln Sie entsprechend!

Und genau so gehen wir hier bei JOIN mit der Kalender-Organisation um. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihren Kalender effektiver nutzen können, um Ihre Zeit effizienter zu planen? Dann schauen Sie sich unsere Tipps zum Kalendermanagement an, um Ihre Zeit bei der Arbeit besser einzuteilen.