Meetings: Wer gehört auf die Teilnehmerliste?

Viel hilft viel, könnte man meinen, wenn es um die Teilnehmerliste für Meetings geht. Das geht jedoch oft nach hinten los, denn zu viele Köche verderben den sprichwörtlichen Brei. Wenn Sie zu viele Personen einladen, bedeutet dies eine hohe “kognitive Belastung” für die einzelnen Mitglieder, wie Bob Sutton es ausdrückt. Es bewirkt außerdem, dass mehr Zeit für die Koordinierung der Kommunikation, das Delegieren von Aufgaben und andere Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird, als für die eigentliche Arbeit.

Sind aber nicht alle erforderlichen Personen anwesend, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die gesamte Besprechung reine Zeitverschwendung ist; etwa wenn Entscheidungen nicht getroffen und Antworten nicht gegeben werden können, weil eine Person mit essenziellem Wissen und wichtigen Informationen nicht anwesend ist.

Wir von JOIN haben einige Tipps für Sie, die wir gern mit Ihnen teilen möchten:

• Teilnehmerlisten für Meetings erstellen
• Meeting-Arten und geeignete Teilnehmer
• Wen man zu Team- oder Status-Meetings einlädt
• Wen man zu großen Unternehmens-Updates einlädt
• Wen man zu Problemlösungs- und Entscheidungsmeetings einlädt
• Wen man zu Brainstorming-Meetings einlädt
• Wen man zu Präsentationen einlädt
• Wen man zu Kick-off Meetings einlädt
• Weniger ist mehr

Wie wir Teilnehmerlisten für Meetings erstellen

Bei JOIN neigen wir dazu, uns an die bewährte “Rule of Seven” zu halten, die besagt, dass sieben die maximale Anzahl von Teilnehmern ist, die an einer Sitzung teilnehmen können, bevor die Effektivität leidet. Jede zusätzliche Person soll die Effektivität einer Entscheidung um 10 % verringern. Laut Inc. ist diese Regel jedoch insofern flexibel, als man zwei Teilnehmer zu dieser Zahl hinzufügen oder von ihr abziehen kann, ohne die Dynamik zu sehr zu beeinträchtigen.

Natürlich erfordern verschiedene Arten von Sitzungen aber auch eine unterschiedliche Teilnehmerzahl. Wir haben jedoch festgestellt, dass es ideal ist, die Gruppe auf sieben oder weniger Personen zu beschränken, denn die produktivsten Sitzungen finden mit weniger als acht Personen statt.

Meeting-Arten und geeignete Teilnehmer

Nachfolgend gehen wir darauf ein, wer zu welchen Sitzungen eingeladen werden muss. Und hier kommt er auch schon, unser Guide für optimale Meeting-Teilnehmerlisten.

Wen man zu Team- oder Status-Meetings einlädt

Wie wir es schon in unserem Artikel zur Frage, ob ein Meeting wirklich notwendig ist, erwähnt hatten, können Besprechungen zur Statusaktualisierung oft auch per E-Mail stattfinden. Auch in den seltenen Fällen, in denen Sie tatsächlich eine Gruppe versammeln müssen, um eine Ankündigung zu machen oder wichtige Neuigkeiten mitzuteilen, ist es wichtig, die Gruppe so klein wie möglich zu halten.

Es ist vorteilhaft, nur die situationsrelevanten Berichte einzubringen und die Gruppe auf weniger als acht Personen zu beschränken. So fühlen sich für gewöhnlich alle Anwesenden wohl dabei, Fragen zu stellen. Größere Gruppen können das Team einschüchtern und dazu führen, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, keine Fragen stellen zu können. Das wiederum kann zu Missverständnissen oder der Verbreitung von Fehlinformationen im Unternehmen führen.

Wenn Sie das betreffende Team über die Änderung informieren und Zeit für Fragen einräumen, werden sich alle Beteiligten über die Änderungen oder Maßnahmen im Klaren sein. Natürlich können die Neuigkeiten später auch per E-Mail oder über einen Slack-Kanal an das gesamte Team weitergegeben werden.

Wen man zu großen Unternehmens-Updates einlädt

Änderungen oder sonstige Entwicklungen im Unternehmen, die sich auf alle Mitarbeiter auswirken, sind ein guter Zeitpunkt, um das gesamte Team zu versammeln und eine Ankündigung zu machen. Die Anwesenheit des vollzähligen Teams ist ein guter Weg, um im gesamten Unternehmen Begeisterung zu wecken und eine geschlossene Front zu bilden. Es ist auch eine gute Möglichkeit, die Unternehmenskultur und den Teamzusammenhalt zu verbessern.

Ein wichtiger Grundsatz ist hierbei, dass der Zeitpunkt dieser Besprechungen unglaublich wichtig ist und einen großen Einfluss auf die Produktivität des Tages haben wird. Wenn Sie sich über den besten Zeitpunkt für eine solche Besprechung informieren, wird Ihnen das bei der künftigen Planung dieser Art von Besprechungen sehr helfen.

Wen man zu Problemlösungs- und Entscheidungsmeetings einlädt

Die optimale Anzahl der Meeting-Teilnehmer kann je nach Problemstellung variieren.

In der Regel sind fünf bis sieben Teilnehmer für diesen Zweck ausreichend. Jedes weitere Mitglied kann zu viele konträre Meinungen an den Tisch bringen, was die Lösung des Problems zu einem langwierigen Prozess macht.

Wenn Sie überlegen, wer bei solchen Treffen anwesend sein muss, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Wer hat das Problem entdeckt?
• Wer ist am besten über das Problem informiert?
• Wer wird die Lösungen aus der Sitzung am wahrscheinlichsten in die Tat umsetzen?

Dieses kleine Team sollte ausreichen, um einen Plan für die Beseitigung des Problems zu entwickeln.

Widerstehen Sie dem Drang, alle Personen, deren Arbeitsabläufe durch das Problem beeinträchtigt werden, zu der Besprechung einzuladen. Sie sollten zwar ebenfalls informiert werden, sobald es zu einer Lösung des Problems gekommen ist. Doch das kann dann ganz einfach mithilfe des Sitzungsprotokolls und einem Maßnahmenkatalog geschehen, den die Teilnehmer und die Betroffenen anschließend erhalten.

Sie können den Betroffenen auch eine Feedback-Möglichkeit geben, aber wenn Sie alle Betroffenen auf einmal zusammenbringen, kann die konzentrierte Diskussion zu umfangreicheren Arbeitsprozessen entgleisen. Dadurch verlängert sich die Zeit, die für die Lösung des Problems benötigt wird.

Und da ein Drittel der Berufstätigen ohnehin angibt, in den meisten Meetings keinen Beitrag leisten zu können, ist die Reduzierung der Teilnehmerzahl ein Schritt in die richtige Richtung, um dieses Problem zu beheben.

Wen man zu Brainstorming-Meetings einlädt

Brainstorming-Sitzungen sind ein perfektes Beispiel dafür, dass es in Ordnung ist, ein paar zusätzliche Köpfe am Tisch zu haben. Wenn zu wenige Leute dabei sind, besteht die Gefahr, dass der Ideenpool schnell ausgeschöpft ist.

Dennoch ist es am besten, die Teilnehmerzahl nicht zu hoch anzusetzen. Die berühmt-berüchtigte “Zwei-Pizza-Regel” von Jeff Bezos kann dazu beitragen, dass nicht zu viele Mitglieder anwesend sind. Laden Sie nur so viele Personen ein, wie Sie mit zwei Pizzen verköstigen können.

Auf diese Weise wird vermieden, dass zu viele Ideen eingebracht werden, sodass Sie genug Zeit haben, Ideen im Detail zu besprechen. Außerdem wird so vermieden, dass Teilnehmer “Social Loafing” betreiben, indem sie sich zurücklehnen und anderen Teammitgliedern die Arbeit überlassen.

Wen man zu Präsentationen einlädt

Wie wir bereits in unserem Artikel zur Meeting-Notwendigkeit angeführt haben, ist eine Präsentation, bei der Sie einfach nur eine Diashow ablaufen lassen, nicht die ideale Nutzung der Arbeitszeit. Wenn Sie aber eine Diskussion oder ein Gespräch über die vorgestellten Punkte anregen wollen, dann ist dies sicherlich etwas, das man in einem persönlichen Treffen tun sollte.

Auch hier sollte allerdings die “Zwei-Pizza-Regel” eingehalten werden. So fühlen sich auch Mitarbeiter, die sich sonst vielleicht nicht trauen, vor einer größeren Gruppe zu sprechen oder Fragen zu stellen, wohler, und es wird sichergestellt, dass die Gruppe nicht zu groß ist und dem Gespräch noch folgen kann.

Wen man zu Kick-off Meetings einlädt

Obwohl die Erstellung einer Meeting-Teilnehmerliste hier besonders einfach erscheint, kann man hier erstaunlich leicht etwas falsch machen.

Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie jeden einladen müssen, der zu irgendeinem Zeitpunkt mit dem Projekt zu tun haben könnte – oder dass Sie Teilnehmer aus Höflichkeit einladen müssen. Das kann jedoch schnell unübersichtlich werden. Wenn sie zu einer Besprechung eingeladen werden, haben diese Personen jedoch häufig das Gefühl, dass sie Änderungen vorschlagen oder Beiträge leisten müssten, was tatsächlich jedoch nicht gefragt ist und das Projekt eher unnötig verzögert.

Wenn Sie nur die Teammitglieder einladen, die für den Projektstart unbedingt erforderlich sind, können Sie eine klare und einfache Ausgangssituation schaffen. Auch hier ist die Rule of Seven (plus minus zwei) gut geeignet. Wenn es jedoch wichtige Informationsquellen gibt, die die Gruppe über diese Zahl hinaus vergrößern könnten, ist es am besten, sie trotzdem mitzubringen, da eine gut informierte Arbeitsgruppe wichtiger ist als eine schlanke Runde.

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung der Teilnehmerliste einfach nur diese Punkte:

• Wer ist die wichtigste Informationsquelle für dieses Projekt?
• Wer wird die meisten Maßnahmen umsetzen?
• Welche Teammitglieder werden dem Projekt zuarbeiten?
• Wer kümmert sich um die Behebung auftretender Probleme?

Mehr als diese Teilnehmer einzuladen, kann die Angelegenheit unnötig verkomplizieren. Die meisten anderen Kollegen können außerdem auch per E-Mail oder auf andere Weise mithilfe des Sitzungsprotokolls über die im Meeting getroffenen Maßnahmen informiert werden und die Möglichkeit erhalten, das Thema in einem kurzen Telefonat zu erörtern.

Weniger ist mehr

Wie Sie sehen können, ist weniger mehr, wenn es um Meetings geht. Das gilt sowohl für Produktivität als auch für Kommunikation und schnelle Entscheidungsfindung, aber auch für die praktischen Aspekte; etwa für die Suche nach einem Raum, der groß genug für die Besprechung ist, und einen Zeitplan, der allen Punkten der Agenda gerecht wird.

Weitere Ratschläge zur Terminierung von Konferenzen, die den nächsten Schritt der Meeting-Planung darstellt, finden Sie in unserem Artikel über den besten Zeitpunkt für ein Meeting.