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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist die Cost of Vacancy?

Die Cost of Vacancy ist eine wichtige Kennzahl im Recruiting und drückt aus, was es ein Unternehmen kostet, eine bestimmte Stelle über einen bestimmten Zeitraum hinweg unbesetzt zu lassen. Die Kosten der Vakanz werden in Geldeinheiten angegeben.

Wann kommt die Cost of Vacancy zum Einsatz?

Vakanzen entstehen aus unterschiedlichsten Gründen. Im Idealfall entstehen sie aufgrund des Wachstums eines Unternehmens, sie kann jedoch auch aufgrund von Kündigungen (z. B. wegen mangelnder Mitarbeiterbindung) oder wegen wirtschaftlicher Schieflagen (Stellenabbau) entstehen.

Unabhängig davon, ob eine Neubesetzung vorgesehen wird oder nicht: Viele Unternehmen berücksichtigen nicht, dass auch eine unbesetzte Stelle Geld kostet und dass auch diese „Leerstandskosten“ mit in den Haushalt eingeplant werden müssen.

Genau da kommt die Cost of Vacancy ins Spiel.

Was fließt in die Cost of Vacancy ein?

Um die Cost of Vacancy zu bestimmen, müssen mehrere Eckdaten in Bezug auf die unbesetzte Stelle beachtet werden, die in die Cost-of-Vacancy-Formel miteinfließen:

  • Bruttojahresgehalt der Position
    Grundsätzlich wird von den Kosten ausgegangen, die die Stelle verursachen würde, wenn sie nicht unbesetzt wäre. Die Basis der Cost-of-Vacancy-Formel ist daher das Bruttojahresgehalt, das das Unternehmen für die vakante Position vorsieht/vorgesehen hätte.
  • Potenzielle Arbeitstage pro Jahr
    Ebenso wichtig für die Ermittlung der Cost of Vacany ist die Anzahl der Arbeitstage, die die Person innerhalb dieser Zeit absolvieren würde. Diese Zahl unterscheidet sich wiederum nach Branche, Art der Vakanz und Bundesland (hinsichtlich Anzahl der Feiertage). Urlaubs- und Krankheitstage werden dabei nicht berücksichtigt.
  • Durchschnittliche Besetzungsdauer
    Um berechnen zu können, welche Kosten die freie Stelle einem Unternehmen voraussichtlich verursachen wird, muss zunächst die Vakanzzeit definiert werden. Hierfür wird die durchschnittliche Besetzungsdauer (Time to Fill) herangezogen.

    Viele Unternehmen nutzen hier synonym die Time to Hire, diese spiegelt jedoch nicht den vollumfänglichen Zeitrahmen des Einstellungsprozesses wider. Für ein präzises Ergebnis sollte jeder Tag zählen, den es ab der Entstehung einer Vakanz dauert, um diese erfolgreich zu besetzen.
  • Wichtigkeit der Position (Faktor)
    Zu guter Letzt wird die Wichtigkeit der Position für das Unternehmen mit einbezogen. Hierfür wird ihr der Multiplikationsfaktor 1 (nötig, aber weniger wichtig), 2 (wichtig) oder 3 (essenziell) zugeteilt.

Dies sind jedoch nur die Kernkomponenten der Cost-of-Vacancy-Formel. Tatsächlich können hier nahezu beliebig viele Komponenten hinzugefügt und einbezogen werden; z. B. der geplante Umsatz eines Verkäufers, der dem Unternehmen bis zur Besetzung der Position entgehen würde.

Einen guten Überblick über alle potenziellen Faktoren, die die Cost of Vacancy beeinflussen, gibt ein sehr ausführlicher (englischsprachiger) Artikel des HR-Wissenschaftlers Dr. John Sullivan, San Francisco State University.

Wie wird die Cost of Vacancy berechnet?

Nun, da die Kernkomponenten bekannt sind, werfen wir einen Blick auf die Cost-of-Vacancy-Formel. 

Zunächst wird das Bruttojahresgehalt auf die potenziellen Arbeitstage innerhalb des Jahres heruntergerechnet, um sie anschließend auf die voraussichtliche Vakanzzeit hochrechnen zu können. Anschließend wird sie mit dem zugewiesenen Faktor multipliziert. Kürzer ausgedrückt:

Cost of Vacancy = Bruttojahresgehalt : Ø Arbeitstage x Ø Time to Fill x Faktor

So weit die Theorie. Für die Praxis schauen wir uns zur besseren Verständlichkeit ein kleines Fall- und Rechenbeispiel an:

Fallbeispiel

Ein Kleinunternehmen benötigt dringend einen Content Manager, der die Website und den Onlineshop SEO-konform pflegt und erweitert. Hierfür gibt es bisher noch niemanden im Team, der über das nötige Know-how verfügt.

Das angesetzte Bruttojahresgehalt der Stelle beläuft sich auf 45.000 €. Da niemand im Team diese Aufgabe vollumfänglich übernehmen könnte, die Stelle aber überlebenswichtig für das Unternehmen ist, erhält sie den Faktor 3.

Für die durchschnittliche Besetzungsdauer gehen wir von 121 Tagen aus (dem bundesweiten Durchschnitt für Engpassberufe laut Statista) und nutzen den Durchschnittswert von 250 Arbeitstagen/Jahr.

Rechenbeispiel

Setzt man nun die Werte aus dem obigen Fallbeispiel in die Formel ein, erhält man die Kosten, die für das Unternehmen anfallen würden, wenn es die Stelle 121 Tage unbesetzt ließe:

Cost of Vacancy Content Manager = 45.000,- € : 250 x 121 x 3 = 65.340,- €

Die Kosten der unbesetzten Stelle fallen also schon allein für diesen Zeitraum fast 1,5-mal so hoch aus wie die der besetzten. 

Gleichzeitig gehen dem Unternehmen aber auch noch Erträge verloren, die ein kompetenter Angestellter vermutlich erzielt hätte.

Und auch wenn Content Manager nicht zu den Engpassberufen zählen: Bedenkt man den derzeitigen Fachkräftemangel, könnte die Einstellung durchaus länger dauern. Die Vakanzkosten könnten also noch deutlich höher ausfallen.

Auch summieren sich diese Kosten schwindelerregend schnell weiter auf, wenn mehr als eine Position als Content Manager (oder beliebige andere Postionen) gleichzeitig gesucht werden.

Warum sollten Unternehmen auf sie achten?

Die Cost of Vacancy ist vor allem deshalb eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, weil sie für den Unterhalt eines Unternehmens entscheidend ist: 

  • Wirtschaftliche Risiken
    Unbesetzte Positionen können das Wachstum eines Unternehmens empfindlich beeinträchtigen und Unternehmen in den frühen Phasen ihrer Existenz in wirtschaftliche Schieflagen bringen. Übermäßige Vakanzkosten können jedoch auch in größeren Unternehmen zum Problem werden, wenn dadurch Stellen abgebaut werden müssen.
  • Drohende Umsatz-/Ertragseinbußen
    Nicht nur Verkäufer, sondern jeder Mitarbeiter im Unternehmen erwirtschaftet durch seine Leistung Erträge („Personalertrag“). Dieser bleibt naturgemäß aus, wenn eine Stelle nicht besetzt ist und bremst das Unternehmen weiter.
  • Budgetplanung für Recruiting-Maßnahmen
    Manche Stellen, etwa im Gesundheitswesen oder im IT-Bereich, sind aktuell besonders schwierig zu besetzen und könnten die Vakanzkosten stark in die Höhe treiben. Die Cost of Vacancy kann dann auch zur Ermittlung des Budgets für Recruiting-Maßnahmen genutzt werden, das zwecks „Schadensbegrenzung“ investiert werden kann.

Wie können Unternehmen die Cost of Vacancy reduzieren

Bei so viel Risiko sollte es doch sicher auch Möglichkeiten geben, diese zu reduzieren, oder? Es gibt tatsächlich ein paar einfache Möglichkeiten, die Kosten einer Vakanz zu reduzieren, um ein Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten:

  • Zeitarbeit
    Wenn sich bei der Findung geeigneter Kandidaten Schwierigkeiten ergeben, kann es helfen, einen Zeitarbeiter mit vergleichbarem Know-how an Bord zu holen, bis die richtige Person gefunden ist. So kann die Cost of Vacancy zumindest stabilisiert werden.
  • Talent Sourcing
    Eine weitere Möglichkeit, die Vakanzzeit zu verkürzen: Selbst aktiv auf die Suche gehen. Beim Talent Sourcing (oder auch Social Sourcing) gehen Unternehmen gezielt auf geeignete Kandidat:innen zu und kontaktieren diese. Dieses Unterfangen ist allerdings zeitaufwendig, doch dadurch kann die Vakanzzeit reduziert werden.
  • Talentpool aufbauen
    Wer Kontakte zu ehemaligen, guten Bewerbern pflegt und ihr Interesse aufrechterhält (also einen Talentpool aufbaut), erhöht seine Chancen, künftig schneller geeignete Kandidaten einstellen zu können. Dadurch können übrigens nicht nur Teile der Vakanzkosten selbst, sondern auch des Budgets für Recruiting-Maßnahmen eingespart werden.
  • Planung und Prozessdurchführung optimieren
    Die Dauer des Einstellungsprozesses ist ein direkter Einflussfaktor der Cost of Vacancy. Ohne sorgfältige Planung kann die Time to Fill (und damit auch die Vakanzkosten) unkontrolliert in die Höhe schnellen. Wie einer zu langen Besetzungsdauer vorgebeugt werden kann, erläutern wir in unserem Blogbeitrag über Must-do's im Einstellungsprozess.
  • Die richtigen Recruiting-Tools einsetzen
    Ergänzend dazu kann die Besetzungsdauer mithilfe eines multifunktionalen ATS wie JOIN weiter verkürzt werden. Damit können Unternehmen nicht nur ihren Einstellungsprozess rationalisieren, sondern schneller Talente anziehen und einstellen. Auch dadurch können die Vakanzkosten gesenkt werden.

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