Un software di gestione delle candidature (ATS) governa le posizioni per cui stai assumendo adesso. Un CRM per il recruiting coltiva le persone che potresti assumere più avanti. Una PMI ricava quasi tutto il valore dal primo e può rimandare il secondo senza perderci.
In Join vendiamo un ATS, quindi dai alla nostra raccomandazione il peso che merita. La tesi resta questa: il CRM per il recruiting risolve un problema che la maggior parte dei piccoli team non ha ancora, e comprarlo troppo presto vuol dire pagare e mantenere un secondo sistema per una pipeline che non stai gestendo.
Cosa fa ciascuno dei due strumenti
L’ATS è il sistema di riferimento per le selezioni in corso. Segue il percorso dalla candidatura all’offerta: pubblicazione dell’annuncio di lavoro, lettura dei CV, preselezione, colloqui, schede di valutazione, conformità e reportistica. Il CRM per il recruiting, invece, gestisce le relazioni con chi non si è candidato: cercare profili che non sono sul mercato attivo, restare in contatto con i finalisti arrivati secondi, riattivare nel tempo un bacino di candidati (talent pool). Secondo un articolo di SHRM sui sistemi CRM, questi strumenti aiutano i recruiter a costruire e coltivare pipeline di talenti già valutati, comprese persone che non si sono ancora candidate. Se ti serve una definizione più ampia, c’è la voce del glossario sul CRM per il recruiting.
La differenza è di tempo. L’ATS è reattivo: una posizione è aperta, arrivano le candidature, le lavori. Il CRM è proattivo: nessuna posizione è aperta, e costruisci una relazione per il momento in cui lo sarà.
| ATS | CRM per il recruiting | |
|---|---|---|
| Che cosa gestisce | Candidature per posizioni aperte | Persone interessanti e candidati passati |
| Orizzonte | Questa posizione | Posizioni future |
| Cosa lo mette in moto | Una persona che si candida | Un recruiter che prende contatto |
| Compiti principali | Preselezione, colloqui, schede, conformità, offerte | Ricerca attiva, campagne di contatto, bacini di candidati, riattivazione |
| Utente tipico | Responsabile delle assunzioni e recruiter | Chi fa ricerca attiva a tempo pieno |
Perché il collo di bottiglia è nell’ATS
Una PMI che copre poche posizioni alla volta ha il problema nell’elaborare le candidature che arrivano, non nel coltivare una pipeline di contatti. Un CRM ottimizza la ricerca attiva su volumi alti, una funzione che i piccoli team di rado hanno in organico.
Un dato aiuta a dare la misura, con una cautela. Il benchmark sul recruiting di SHRM, l’associazione americana dei professionisti delle risorse umane, indica una mediana di 39 giorni di calendario per coprire una posizione non dirigenziale, su oltre 4.600 organizzazioni. È un tempo di copertura della posizione, non un tempo di assunzione, e non è un dato italiano: la pagina non indica l’area geografica. Come ordine di grandezza basta. In quelle settimane il tempo se ne va tra annuncio, valutazione e colloqui, cioè dentro il percorso che un ATS mette in ordine. Coltivare chi non si è candidato non accorcia questo percorso per la posizione che hai aperta oggi. Sulla differenza tra le due misure di tempo trovi una nota a parte.
L’obiezione: e le persone che scartiamo?
Il caso più citato a favore del CRM è un altro: tra le candidature scartate ci sono persone valide, e buttarle via è uno spreco. È vero, e per questo il bacino di candidati è la parte del CRM che a una PMI serve davvero. Etichettare i profili forti non assunti, conservarli nel rispetto delle regole sui dati personali e ricontattarli quando si apre una posizione adatta copre il riuso realistico, senza un secondo sistema. Molti ATS lo includono. Nella base clienti di Join, i team convinti di aver bisogno di un CRM di solito hanno bisogno del bacino di candidati dell’ATS, attivato e usato davvero.
Un avvertimento sui dati personali, perché è qui che i team sbagliano più spesso. Per i CV inviati spontaneamente, l’articolo 111-bis del Codice in materia di protezione dei dati personali prevede che l’informativa dell’articolo 13 del GDPR vada data al primo contatto utile dopo la ricezione, e che, nei limiti delle finalità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, il consenso al trattamento dei dati contenuti nei CV non sia dovuto. La norma riguarda la valutazione della candidatura. Tenere i dati per posizioni future è un uso ulteriore: prima di attivare un bacino di candidati, concorda con chi cura la privacy nella tua azienda su quale base giuridica ti appoggi e per quanto tempo conservi i profili.
Quando il CRM si guadagna il posto
Un CRM per il recruiting comincia a ripagarsi quando fai più ricerca attiva che gestione di candidature. Sei arrivato a quel punto se:
- assumi spesso le stesse figure e vuoi avere una rosa già calda quando si apre la prossima posizione;
- qualcuno nel team fa ricerca attiva di profili non in cerca come parte stabile della settimana, non come corsa occasionale;
- contatti molte persone e devi tenere traccia di messaggi, sequenze e basi giuridiche del contatto;
- hai un archivio di buone candidature passate che vale la pena riattivare con metodo.
Se nessuna di queste cose è vera, il CRM è uno strumento in attesa di un flusso di lavoro che ancora non hai.
Cosa fare
| Situazione | Cosa usare |
|---|---|
| Poche posizioni aperte, nessuno dedicato alla ricerca attiva | Solo ATS |
| Figure ricorrenti, qualche riattivazione | ATS con bacini di candidati |
| Ricerca attiva costante, una persona dedicata | ATS più un CRM dedicato |
| Molti contatti in uscita su più mercati | ATS e CRM, integrati |
Join è un ATS con bacini di candidati integrati. Non vendiamo un CRM per il recruiting separato, e ai team di PMI che seguiamo sconsigliamo in genere di comprarne uno finché non esiste la funzione di ricerca attiva che lo giustifica. Quando esiste, la configurazione pulita è un ATS che governa il percorso delle selezioni in corso e un CRM che lo alimenta, con i candidati passati da uno all’altro e non duplicati in entrambi.
Parti dall’ATS: affronta il lavoro che una PMI fa ogni settimana, cioè elaborare candidature vere per posizioni vere. Aggiungi un CRM quando la ricerca attiva supera il tuo bacino di candidati, non prima. Comprare entrambi il primo giorno di solito significa pagare un software di relazioni prima di avere le relazioni da gestire.
