Wie die Swiss Startup Association ihr gesamtes Team mit JOIN aufgebaut hat

Auf einen Blick

Ein gemeinnütziger Verband mit 1.900 Mitgliedern, siebenköpfigem Team und null Recruiter:innen

Die Swiss Startup Association ist die nationale Stimme des Schweizer Startup-Ökosystems. Mit 1.900 Mitgliedern, politischer Interessenvertretung und über 150 Veranstaltungen pro Jahr vertritt sie die Interessen der Startup-Community. Mit einem siebenköpfigen Team, ohne eigene Recruiter:in und mit einem Non-Profit-Budget brauchte die SSA einen Recruiting-Kanal, der jede Stelle besetzen kann, vom CEO bis zur Volunteers-Position, ohne Zeit oder Geld zu verschwenden. Seit dem Einstieg in JOIN im Jahr 2020 hat die SSA jedes einzelne Vollzeitmitglied ihres Teams über JOIN rekrutiert.

Die Herausforderung

Recruiting von Grund auf: kein Budget, keine Recruiter:in, kein Raum für Chaos

Als Raphael Tobler 2020 das Amt des Präsidenten der Swiss Startup Association übernahm, befand sich die Organisation mitten in einem vollständigen Neustart. Neue Mission, neues Team, neue Ambitionen, und keinerlei Recruiting-Infrastruktur. Alles musste von Grund auf aufgebaut werden, beginnend mit den Menschen. Doch in den Jahren vor JOIN fühlte sich das Recruiting wie ein zweiter Vollzeitjob an.

Das Problem war kein Mangel an Kandidat:innen. Es war ein Mangel an Zeit, Budget und Reichweite. Der Verband ist in allen vier Schweizer Sprachregionen aktiv. Und als Non-Profit musste jede Ausgabe gut überlegt sein.

• Teure Jobplattformen mit schlechten Ergebnissen: Vor JOIN setzte Raphael auf klassische Schweizer Jobbörsen, deren Kosten extrem hoch waren. „Wir haben 1.000 oder 2.000 Franken bezahlt, um eine einzige Stelle auszuschreiben”, erinnert er sich. „Der Preis war hoch, aber der Mehrwert fehlte.” Für ein wachsendes Unternehmen mit knappem Budget war diese Rechnung nicht aufgegangen.

• Stunden verloren beim Verwalten von Stellenanzeigen auf mehreren Portalen: Die Alternative zu teuren Plattformen war das manuelle Posten derselben Stelle auf mehreren Kanälen. „Ich habe nicht die Kapazität, zehn verschiedene Portale zu verwalten”, sagt er. Der fragmentierte Ansatz machte es zudem nahezu unmöglich, alle Kandidat:innen gebündelt im Blick zu behalten. Bewerbungen kamen über verschiedene Kanäle, Entscheidungen verzögerten sich, und der Einstellungsprozess wurde zur Belastung statt zum Werkzeug für den Teamaufbau.

• Starre Laufzeitbeschränkungen störten das laufende Recruiting: Andere Plattformen limitierten Stellenanzeigen auf 30 Tage, was bei Stellen wie Praktika oder fortlaufend benötigtem Programmunterstützungspersonal zum echten Problem wurde. „Auf anderen Plattformen liefen die Anzeigen nach 30 Tagen ab, egal ob die Stelle besetzt war oder nicht. Jeder Ablauf bedeutete neu formulieren, neu posten, neu anfangen. Ich hatte alles eingerichtet, und dann war es einfach weg”, so Raphael.

• Unqualifizierte Bewerbungen kosteten wertvolle Zeit: Wenn Raphael Bewerbungen selbst prüfte, musste der Stapel vor ihm aussagekräftig sein. Kandidat:innen durchzusehen, die die geforderten Sprachen nicht sprachen, keine relevante Erfahrung mitbrachten oder die Stellenbeschreibung offensichtlich nicht gelesen hatten, war ein kostspieliger Eingriff in seine knappste Ressource. Ein Mechanismus, um ungeeignete Bewerbungen herauszufiltern, bevor sie in seinem Posteingang landeten, fehlte völlig.

• Chaotische Recruiting-Tools, die niemand lernen wollte: Frühere Tools waren unintuiv und mit Funktionen überladen, die niemand nutzte. „Bei anderen Recruiting-Tools herrscht bei mir nur Chaos, ich verstehe nicht, was, wie, wo. Das empfinde ich als sehr unproduktiv”, sagt Raphael.

„Ein Recruiting-Tool muss so schnell, einfach und unkompliziert wie möglich funktionieren. Das ist der ganze Sinn davon.”

Raphael Tobler

Präsident, Swiss Startup Association

Die Lösung

Wie JOIN zum einzigen Recruiting-Tool wurde, das sie je brauchen werden

Raphael entdeckte JOIN 2020 und hat seitdem nie wieder woanders geschaut. Auf der Suche nach einer Recruiting-Plattform, die einfach funktioniert, traf Raphael eine klare Entscheidung: JOIN wäre der einzige Ort, an dem er und sein Team Stellen veröffentlichen und Kandidat:innen verwalten würden. Keine E-Mail-Bewerbungen. Keine LinkedIn-Nachrichten. Keine Ausnahmen.

Eine Plattform ersetzte einen fragmentierten, teuren Recruiting-Stack

Statt mehrere Jobportale zu jonglieren, postet Raphael jede Stelle einmal auf JOIN und verlässt sich auf das Multiposting, das Stellenanzeigen automatisch auf Jobbörsen verteilt. Er muss nicht prüfen, welche Jobbörsen die Anzeige erhalten. Er muss keine separaten Logins verwalten. „Ich poste eine Stelle einmal und vertraue darauf, dass die Verteilung funktioniert”, sagt er. Damit sind die vierstelligen Posting-Gebühren der Vergangenheit vollständig weggefallen.

Job-Vorlagen und flexible Laufzeiten hielten das Recruiting ganzjährig am Laufen

Der Job-Editor von JOIN hat Raphaels Denkweise über wiederkehrende Einstellungen verändert. Statt jede Ausschreibung von Grund auf neu zu erstellen, kopiert er eine frühere Anzeige, passt die Details an und veröffentlicht, was den Aufwand auf rund zehn Minuten pro Posting reduziert. Und da JOIN keine Zeitlimits für Anzeigen vorschreibt, bleiben Stellen wie wiederkehrende Praktika dauerhaft aktiv. „Wenn ich ein:e Praktikant:in brauche, kann ich in zehn Minuten eine Anzeige schalten und weiß, dass die richtigen Bewerbungen kommen werden”, erklärt er.

Screening-Fragen, die ungeeignete Kandidat:innen herausfiltern

Screening-Fragen gaben Raphael die Möglichkeit, eine Filterlogik anzuwenden, bevor er Bewerbungen manuell sichten musste. Sprachanforderungen, Gehaltsvorstellungen, relevante Erfahrung: Kandidat:innen, die die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, werden automatisch aussortiert. „Wenn jemand sich bewirbt und eine grundlegende Anforderung nicht erfüllt, kommt er gar nicht erst zu mir”, erklärt er. „So sieht echte Effizienz aus.” Das hält den Kandidat:innen-Pool schlank und den Sichtungsprozess fokussiert. Raphael kann seine Aufmerksamkeit gezielt auf die richtigen Personen lenken, statt sich durch Dutzende Fehltreffer durchzuarbeiten.

Intuitives Interface ohne zusätzliches technisches Onboarding

Die SSA-Teammitglieder nutzen JOIN selbstständig für ihre eigenen Einstellungen. Es gab keine Beschwerden und kein Training war nötig, um erste Stellen zu veröffentlichen. „Es ist intuitiv. Ich stelle die Anzeige zusammen, veröffentliche sie, und die Bewerbungen kommen rein”, sagt Raphael. Das moderne, minimalistische Design der Plattform ermöglichte es selbst Teammitgliedern ohne Recruiting-Hintergrund, einen Einstellungsprozess von A bis Z eigenständig durchzuführen.

Die Ergebnisse

90% niedrigere Recruiting-Kosten. 56 veröffentlichte Stellen. Jede Vollzeitstelle über JOIN besetzt.

Fünf Jahre und 50 Stellenanzeigen später läuft das gesamte Recruiting der Swiss Startup Association über eine einzige Plattform, und jedes aktuelle Vollzeitmitglied des Teams wurde darüber rekrutiert.

• Jede Einstellung, jede Stelle, jede Ebene über eine Plattform: Von der CEO-Nachfolgesuche bis zu Event-Manager:innen, Kommunikations-Leads und wiederkehrenden Praktikant:innen hat die SSA nie eine Stelle außerhalb von JOIN besetzt. Raphael ist direkt: „Ich bin zu 100% sicher, dass jede einzelne Einstellung über JOIN erfolgte.”

• Konstante Bewerbungen ganz ohne bezahlte Anzeigen: Über mehrere Stellenausschreibungen hinweg musste die SSA keine Stellenanzeigen promoten, um ihre Reichweite zu erhöhen. JOINs organische Verteilung lieferte für jede Stelle eine starke Bewerbungsanzahl: Allein die erste Anzeige zog innerhalb von zwei Wochen 189 Bewerbungen an.

• Geschützte Führungszeit: Da das Vorscreening den ersten Durchlauf übernimmt, prüft Raphael nur noch die Kandidat:innen, die es wert sind geprüft zu werden. Aus einem Pool von Hunderten wird eine fokussierte Shortlist, ohne eine einzige Stunde manueller Vorsortierung.

„Wenn JOIN morgen verschwinden würde? Ich würde die Einfachheit vermissen. Mit jedem anderen Tool hätte ich doppelt so viel Zeit investieren müssen.”

Raphael Tobler

Präsident, Swiss Startup Association

Jenseits der Zahlen hat JOIN Raphaels Sichtweise auf das Recruiting als Gründer verändert. Er betrachtet das Einstellen nicht mehr als Kostenstelle oder als Ablenkung. Dieses Vertrauen hat sich über die SSA hinaus ausgebreitet: Raphael nutzt JOIN heute für alle drei Organisationen, die er leitet, und hat es bereits mehr als zehn anderen empfohlen.

Die Swiss Startup Association baut ihr Team seit 2020 über eine einzige Plattform auf. Das beweist: Effektives Recruiting braucht kein großes Budget, keine eigene Recruiter:in und keinen aufwendigen HR-Tool-Stack.

„Ich habe dem JOIN-Gründer auf LinkedIn geschrieben, um ihm zu sagen, was für eine großartige Plattform das ist. Ich habe sie bereits zehn anderen empfohlen.”

Raphael Tobler

Präsident, Swiss Startup Association

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