Wie evenito mit JOIN einen strukturierten Recruiting-Prozess aufgebaut hat

Auf einen Blick

7 Jahre, 50 Einstellungen, ein Tool: evenitos Recruiting-Geschichte

evenito ist ein in Zürich ansässiges B2B-SaaS-Unternehmen, das Enterprise-Software für Eventmanagement für einige der größten Organisationen in der Schweiz und Deutschland entwickelt. Zu den Kund:innen zählen SBB, Swiss Life und DZ BANK; monatlich werden mehr als 1.500 Events über die Plattform abgewickelt. Seit der Gründung im Jahr 2016 ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen. Von einem kleinen Team auf rund 50 Mitarbeitende angewachsen, hat evenito allein 2025 15 neue Teammitglieder eingestellt, was einem Personalwachstum von 30 % entspricht. Für den Großteil dieser Zeit hat CEO Tobias Giger den gesamten Recruiting-Prozess selbst verantwortet, mit JOIN als einzigem Tool. Heute laufen noch immer 99 % des Recruitings bei evenito über JOIN, und nach mehr als sieben Jahren hat das Team nie ernsthaft über einen Wechsel nachgedacht.

Die Herausforderung

Eine Person, jede Einstellung: die Kosten des Wachstums ohne Recruiting-System

Als evenito begann, systematisch einzustellen, gab es weder eine People-Funktion noch eine Recruiting-Infrastruktur. Bewerbungen kamen per E-Mail. CVs wurden in Ordnern gespeichert. Es gab keine gemeinsame Übersicht darüber, wer sich beworben hatte, wo Kandidat:innen im Prozess standen oder wer für die Nachverfolgung zuständig war.

Tobias hat die Verantwortung für jede Einstellung persönlich übernommen, von der Erstellung der Stellenbeschreibung bis zum Abschlussinterview.

• Bewerbungen verteilt über E-Mail-Postfächer ohne zentrale Übersicht: „Vor JOIN landete jede Bewerbung per E-Mail oder LinkedIn-Nachricht in irgendeinem Postfach. Es gab keinen einzigen Ort, an dem man Kandidat:innen verfolgen oder den Stand jeder Bewerbung sehen konnte”, sagte Tobias. Kein Pipeline, keine gemeinsame Sichtbarkeit, keine Möglichkeit sicherzustellen, dass nichts durch das Raster fiel. Das Team versuchte, Bewerbungen über eine gemeinsame E-Mail-Adresse zu bündeln, gab dies aber schnell auf, da es unmöglich war nachzuverfolgen, wer auf wen geantwortet hatte.

• Führungszeit durch administrative Recruiting-Aufgaben statt durch Strategie gebunden: Neben Produktstrategie und allgemeinem Management war Tobias für jeden Screening-Call, jedes Interview, jede Absage und jede Nachverfolgung zuständig. Jeder manuelle Schritt riskierte, einen Prozess zu verlangsamen, bei dem die besten Kandidat:innen nicht warten.

• Inkonsistente Bewerbungsbewertung mit wachsendem Team: Mit dem Wachstum von evenito und der Beteiligung immer mehr Personen an Interviews gab es kein gemeinsames System zur Kandidat:innenbewertung. Interview-Feedback lag in separaten Dokumenten, wenn überhaupt. Verschiedene Teams stellten unterschiedliche Fragen. Die Vorgehensweisen bei der Bewerbungsbewertung variierten stark.

• Überwältigende Bewerbungsvolumen ohne Filtermöglichkeiten: Eine einzige UX/UI-Design-Stelle in Deutschland generierte innerhalb weniger Wochen 600 Bewerbungen. Ohne automatisierte Screening-Mechanismen kostete die manuelle Sichtung der Kandidat:innen Stunden.

„Wenn nicht alles an einem Ort organisiert ist, wird das Team frustriert. Mit Dutzenden von Tabellen läuft ständig etwas schief. Man verliert die Übersicht vollständig.”

Raphael Tobler

Tobias Giger, CEO, evenito

Die Lösung

Von der Inbox zur Infrastruktur: einen Einstellungsprozess aufbauen, der wirklich skaliert

Tobias entschied sich früh für JOIN. Innerhalb von 18 Minuten nach der Kontoerstellung wurde der erste Job veröffentlicht. Der ursprüngliche Reiz war klar: ein einziger Ort für alle Bewerbungen, strukturierter Zugriff auf Bewerberdaten und eine Plattform, die Kandidat:innen im deutschsprachigen europäischen Markt bereits kannten und der sie vertrauten. „Kandidat:innen in unserem Markt kennen JOIN und bewerben sich darüber. Diese Vertrautheit war wichtig für ein junges Unternehmen, das gerade dabei war, seine Employer Brand aufzubauen”, sagte er.

Ein zentralisierter Pipeline, der Solo-Recruiting tragfähig gemacht hat

Mit der Pipeline-Verwaltung von JOIN landete jede Bewerbung für jede offene Stelle in einer einzigen, strukturierten Übersicht. CVs, Anschreiben und Kandidat:innendaten befanden sich alle an einem Ort. Jede Bewerbung, ob für eine Ingenieurstelle in Zürich oder eine Business-Development-Position in Hamburg, lief in einem System zusammen. Das Team konnte sehen, wer sich beworben hatte, wann und wo die Person im Prozess stand. Für jemanden, der Einstellungen alleine managte, war diese Transparenz der Unterschied zwischen einem funktionierenden und einem auf Gedächtnis basierenden Prozess.

Scorecards und geteilte Notizen für eine einheitliche Bewerbungsbewertung

Jahrelang wurden Interview-Feedback und Bewerbungsbewertungen bei evenito auf einzelnen Geräten und in separaten Dokumenten gespeichert. Als Tobias begann, Einstellungen an Abteilungsleiter:innen zu delegieren, war dieser Ansatz nicht mehr skalierbar. Das Team übernahm die Scorecards und Notizen von JOIN, um die Bewerbungsbewertung zu standardisieren. Gemeinsame Scorecard-Vorlagen stellten sicher, dass in allen Abteilungen dieselben Fragen gestellt wurden. Interne Notizen befinden sich jetzt neben dem jeweiligen Kandidat:innenprofil und sind für alle an einer Einstellungsentscheidung Beteiligten sichtbar, sodass jede:r Interviewer:in denselben Informationsstand hat. „Die Grundfunktionen wie Jobveröffentlichung und Bewerbungstracking haben uns den Einstieg ermöglicht. Aber der tiefere Mehrwert kam durch Funktionen wie Scorecards und Kandidat:innennotizen”, sagte Tobias. „Dort ist der Recruiting-Prozess wirklich gereift.”

Screening-Fragen zur Steuerung des Bewerbungsvolumens ohne Qualitätsverlust

Manche Stellen zogen weit mehr Bewerbungen an, als das Team manuell sichten konnte. Wenn Hunderte von Bewerbungen für eine einzige Stelle eingingen, ermöglichten die Knockout-Fragen von JOIN das Einrichten automatischer Ablehnungsfilter, etwa für Deutschkenntnisse oder Eintrittsverfügbarkeit, sodass nicht passende Bewerbungen aussortiert wurden, bevor jemand einen CV ansah. Für einige Stellen wurde zudem ein Pflichtsatz eingeführt, den Bewerbende in ihr Anschreiben aufnehmen mussten, um zu prüfen, ob sie die Stellenbeschreibung wirklich gelesen hatten.

Ein Tool für Einzelpersonen, das mit dem gesamten Recruiting-Team gewachsen ist

Jahrelang hat Tobias das Recruiting bei evenito allein über JOIN abgewickelt, ohne Einarbeitung. „80 % davon versteht man sofort”, sagte er. „Man kann einen Job veröffentlichen, Bewerbungen empfangen und sie durch die Pipeline schieben. Es ist intuitiv.”

Diese Einfachheit hat das Skalieren leichtgemacht. Als evenito Mitte 2025 eine People-Leitung einstellte, gab es keine Migration und keinen Neuaufbau, denn ein effizientes Einstellungssystem war bereits vorhanden. Die Rollen und Berechtigungen von JOIN klärten Verantwortlichkeiten, während kollaborative ATS-Funktionen alle auf dem gleichen Stand hielten. Was als Einzelpersonenbetrieb begann, wurde zu einem strukturierten Teamprozess, ohne Toolwechsel.

Individuelle Kandidat:innenkommunikation, die die Unternehmenskultur widerspiegelt

evenito erhält konsequent positives Feedback zu seinem Recruiting-Prozess, und Tobias führt das direkt auf die Art und Weise zurück, wie das Team mit Kandidat:innen kommuniziert. Die People-Leitung hat alle automatisierten E-Mails von JOIN überarbeitet, um sie an den Tone of Voice von evenito anzupassen. Die Karriereseite wurde zu einem echten Abbild des Unternehmens, mit Bildern, Zitaten und Video, statt einer generischen Stellenseite.

„Wenn man mehr als fünf Personen pro Jahr einstellt und noch mit Excel und E-Mail arbeitet, bietet JOIN nicht nur einem selbst eine bessere Erfahrung, sondern den Kandidat:innen eine 10- bis 20-mal bessere”, sagte Tobias.

Die Ergebnisse

Eine einzige Quelle der Wahrheit: wie JOIN evenitos Wachstum von Anfang an unterstützt hat

Die Ergebnisse von evenito zeigen sich in einem Recruiting-Betrieb, der sich über mehr als sieben Jahre hinweg kontinuierlich weiterentwickelt und dabei stabil geblieben ist.

• Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Abteilungen und Stellen: Jede:r Kandidat:in aus Engineering, Sales, Marketing, Customer Success und Operations wurde seit Tag eins in einem System erfasst. Keine verlorenen CVs, keine verstreuten Kommunikationsstränge. Heute loggen sieben aktive Nutzer:innen über 60 Sitzungen pro Woche in JOIN ein.

• 99 % aller Recruiting-Aufgaben über ein einziges System: Von Junior-Einstellungen bis zur Führungsebene wurde jede Stelle erfolgreich mit JOIN besetzt. Die Einfachheit, alle Einstellungsschritte, wie Jobveröffentlichung, Bewerbungstracking, Bewerbungsbewertung, E-Mail-Kommunikation, Teamabsprachen und Interviews, an einem Ort zu haben, ist der Schlüssel zum Erfolg.

• 7+ Jahre als Kunde ohne Grund zum Wechsel: Was als CEO-Alleingang begann, ist heute ein System mit mehreren Nutzer:innen, in dem Hiring Manager:innen, die People-Leitung und der CEO klar definierte Rollen innehaben. Das System hat von Tag eins funktioniert und ist mit dem Wachstum des Unternehmens auf das Zehnfache mitgewachsen. „Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen, wie wir früher rekrutiert haben”, sagte Tobias.

„JOIN ist ein sehr hilfreiches, leicht zu bedienendes Tool, das evenito dabei unterstützt, den Recruiting-Prozess zu vereinfachen, zu digitalisieren und zu modernisieren. Wer stark wachsen möchte, braucht so etwas.”

Tobias Giger

CEO, evenito

Über die Plattform hinaus hat JOIN die Art und Weise geprägt, wie evenito Recruiting als Disziplin versteht. Der strukturierte Prozess gab Tobias die Sicherheit, sich aus dem Tagesgeschäft zurückzuziehen und sich auf die kulturelle Bewertung in der Abschlussphase zu konzentrieren. Das Kandidat:innenfeedback war durchweg positiv, was er direkt mit der markentreuen, menschlichen Kommunikation verbindet, die JOIN ermöglicht.

Aktuell stellt evenito aktiv in den Bereichen Sales, Account Management und Customer Success ein und nutzt Jobbörsen-Buchungen, um die Reichweite der Stellen im deutschen Markt über Stepstone, eine der größten deutschen Jobbörsen, zu erweitern. Das Team verfeinert seinen Prozess weiter, indem Gehaltstransparenz in Stellenanzeigen eingeführt und neue Screening-Methoden erprobt werden. Nach fast sieben Jahren vertieft sich die Zusammenarbeit mit JOIN weiter.

evenito ist ein Beweis dafür, dass das richtige ATS nicht nur das aktuelle Einstellungsproblem löst. Es wächst mit dem Unternehmen mit, passt sich neuen Teamstrukturen an und liefert langfristigen Mehrwert, weit über den ersten veröffentlichten Job hinaus.

„Ich würde JOIN jedem Unternehmen empfehlen, das mehr als fünf Personen pro Jahr einstellt und noch mit Excel und E-Mail arbeitet. JOIN verbessert die Erfahrung sowohl für das Unternehmen als auch für die Kandidat:innen grundlegend.”

Tobias Giger

CEO, evenito

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