Comment evenito a structuré son recrutement en partant d’une opération gérée par une seule personne

En bref

7 ans, 50 recrutements, un seul outil : l’histoire de recrutement d’evenito

evenito est une entreprise B2B SaaS basée à Zurich qui développe des logiciels de gestion d’événements d’entreprise pour certaines des plus grandes organisations de Suisse et d’Allemagne. Parmi ses clients figurent SBB, Swiss Life et DZ BANK, et plus de 1 500 événements sont gérés chaque mois sur la plateforme. L’entreprise a connu une croissance régulière depuis sa fondation en 2016. Passée d’une petite équipe à environ 50 personnes, elle a recruté 15 nouveaux collaborateurs rien qu’en 2025, soit une augmentation des effectifs de 30 %. Pendant la majeure partie de cette période, le CEO Tobias Giger a géré l’ensemble du processus de recrutement lui-même, avec JOIN comme seul outil. Aujourd’hui, 99 % des recrutements chez evenito passent encore par JOIN, et après plus de sept ans, l’équipe n’a jamais envisagé de changer.

Le défi

Une personne, chaque recrutement : le coût de grandir sans système de recrutement

Quand evenito a commencé à recruter à grande échelle, l’entreprise n’avait ni fonction People ni infrastructure de recrutement. Les candidatures arrivaient par e-mail. Les CV étaient enregistrés dans des dossiers. Il n’existait aucune vue partagée sur les candidats en cours, leur avancement dans le processus, ni sur les responsabilités de suivi.

Tobias a pris personnellement en charge chaque recrutement, de la rédaction des fiches de poste aux entretiens finaux.

• Candidatures dispersées dans des boîtes mail sans suivi centralisé : « Avant JOIN, chaque candidature arrivait dans une boîte mail ou par message LinkedIn. Il n’y avait pas d’endroit unique pour suivre les candidats ou voir où en était chacun d’eux », raconte Tobias. Aucun pipeline, aucune visibilité partagée, aucun moyen de s’assurer que rien ne passait à travers les mailles. L’équipe a essayé de centraliser les candidatures via une adresse e-mail commune, mais y a rapidement renoncé : impossible de savoir qui avait répondu à qui.

• Temps de direction accaparé par l’administration du recrutement plutôt que par la stratégie : En parallèle de la stratégie produit et du management général, chaque appel de présélection, chaque entretien, chaque e-mail de refus et chaque relance de candidat incombaient à Tobias. Chaque étape manuelle risquait de ralentir un processus où les meilleurs profils n’attendent pas.

• Évaluation incohérente à mesure que le recrutement s’étendait à d’autres équipes : Avec la croissance d’evenito et l’implication croissante de collaborateurs dans les entretiens, il n’existait aucun système commun pour évaluer les candidats. Les retours d’entretien se trouvaient dans des documents séparés, quand ils existaient. Les équipes posaient des questions différentes. Les approches d’évaluation variaient.

• Volumes de candidatures difficiles à gérer sans outil de filtrage : Une seule offre pour un poste de designer UX/UI en Allemagne a généré 600 candidatures en quelques semaines. Sans mécanisme de présélection automatique, la revue manuelle des profils prenait des heures.

« Si tout n’est pas organisé au même endroit, l’équipe s’épuise. Avec des dizaines de tableurs, les erreurs s’accumulent. On perd complètement la maîtrise du processus. »

Raphael Tobler

Tobias Giger, CEO, evenito

La solution

De la boîte de réception à l’infrastructure : construire un processus de recrutement qui passe vraiment à l’échelle

Tobias a choisi JOIN dès le départ. En 18 minutes après la création du compte, le premier poste était publié. L’attrait initial était simple : un seul endroit pour toutes les candidatures, un accès structuré aux données des candidats et une plateforme déjà reconnue et fiable pour les candidats du marché européen germanophone. « Les candidats de notre marché connaissent JOIN et postulent via la plateforme. Cette familiarité comptait pour une jeune entreprise encore en train de construire sa marque employeur », explique-t-il.

Un pipeline centralisé pour rendre le recrutement en solo viable

Grâce à la gestion du pipeline JOIN, chaque candidature pour chaque poste ouvert arrivait dans une vue unique et structurée. CV, lettres de motivation et données des candidats étaient réunis au même endroit. Qu’il s’agisse d’un ingénieur à Zurich ou d’un responsable du développement commercial à Hambourg, toutes les candidatures convergeaient dans un seul système. L’équipe pouvait voir qui avait postulé, quand, et où en était le profil. Pour quelqu’un qui gérait les recrutements seul, cette visibilité était la différence entre un processus qui fonctionnait et un processus qui reposait sur la mémoire.

Fiches d’évaluation et notes partagées pour harmoniser l’évaluation des candidats

Pendant des années, evenito conservait les retours d’entretien et les évaluations sur des appareils individuels et dans des documents séparés. Quand Tobias a commencé à déléguer les recrutements aux responsables de département, cette approche ne pouvait plus passer à l’échelle. L’équipe a adopté les fiches d’évaluation et les notes de JOIN pour standardiser l’évaluation. Des modèles de fiches communs garantissaient que les mêmes questions étaient posées dans tous les départements. Les notes internes sont désormais accessibles depuis le profil de chaque candidat, visibles par tous ceux qui participent à la décision, afin que chaque intervieweur dispose du même contexte. « Les fonctionnalités de base, comme la publication d’offres et le suivi des candidatures, nous ont permis de démarrer. Mais la vraie valeur est venue des fiches d’évaluation et des notes », reconnaît Tobias. « C’est là que le processus de recrutement a vraiment gagné en maturité. »

Des questions éliminatoires pour gérer le volume de candidatures sans sacrifier la qualité

Certains postes attiraient bien plus de candidatures que l’équipe ne pouvait en traiter manuellement. Face à des centaines de dossiers pour un même poste, les questions éliminatoires de JOIN permettaient de définir des filtres de rejet automatiques, comme les exigences linguistiques en allemand ou la disponibilité d’entrée, afin d’écarter les profils non correspondants avant même qu’un CV ne soit consulté. Pour certains postes, l’équipe a également introduit une phrase obligatoire à inclure dans la lettre de motivation, pour vérifier si les candidats avaient vraiment lu la fiche de poste.

Un outil pensé pour une personne, devenu celui de toute une équipe de recrutement

Pendant des années, Tobias a géré les recrutements d’evenito seul dans JOIN, sans formation nécessaire. « 80 % se comprend immédiatement », dit-il. « On publie une offre, on reçoit des candidatures, on les fait avancer dans le pipeline. C’est intuitif. »

Cette simplicité a facilité la montée en puissance. Quand evenito a recruté un responsable People mi-2025, il n’y a eu aucune migration ni reconstruction : un système de recrutement efficace était déjà en place. Les rôles et permissions JOIN ont clarifié les responsabilités, tandis que les fonctionnalités collaboratives de l’ATS ont maintenu la cohésion d’équipe. Ce qui avait commencé comme une opération gérée par une seule personne est devenu un processus d’équipe structuré, sans changer d’outil.

Une communication candidat personnalisée, à l’image de l’entreprise

evenito reçoit régulièrement des retours positifs sur son processus de recrutement, et Tobias l’attribue directement à la façon dont l’équipe communique avec les candidats. La responsable People a réécrit l’ensemble des e-mails automatisés de JOIN pour les aligner sur le ton d’evenito. La page carrière est devenue un véritable reflet de l’entreprise, avec des photos, des citations et une vidéo, plutôt qu’une simple fiche de publication.

« Si vous recrutez plus de cinq personnes par an et travaillez encore avec Excel et les e-mails, JOIN ne vous offre pas seulement une meilleure expérience : il en offre une 10 à 20 fois meilleure à vos candidats aussi », dit Tobias.

Les résultats

Une seule source de vérité : comment JOIN a soutenu la croissance d’evenito dès le premier jour

Les résultats d’evenito se mesurent à une opération de recrutement qui s’est développée en continu et a tenu la distance sur plus de sept ans.

• Une source de vérité unique pour tous les départements et tous les postes : Chaque candidat, qu’il s’agisse de l’ingénierie, des ventes, du marketing, du customer success ou des opérations, a été suivi dans un seul système depuis le premier jour. Aucun CV perdu, aucun fil de discussion éparpillé. Aujourd’hui, sept utilisateurs actifs se connectent plus de 60 fois par semaine sur JOIN.

• 99 % de toutes les tâches de recrutement dans un seul système : Des recrutements juniors aux postes de direction, chaque poste a été pourvu avec JOIN. Avoir toutes les actions de recrutement, publication d’offres, suivi des candidatures, évaluation, e-mails, communication d’équipe et entretiens, réunies au même endroit : c’est ce qui fait fonctionner l’opération.

• 7+ ans de fidélité, sans raison de changer : Ce qui a commencé avec un CEO qui gérait tout seul est devenu un système multi-utilisateurs où les responsables de recrutement, la responsable People et le CEO ont chacun un rôle défini. Le système a fonctionné dès le premier jour et a continué à fonctionner à mesure que l’entreprise a décuplé ses effectifs. « Je ne me souviens plus comment on recrutait avant », dit Tobias.

« JOIN est un outil très utile et facile à prendre en main, qui aide evenito à simplifier, digitaliser et moderniser le processus de recrutement. Si vous visez une croissance forte, vous avez besoin de quelque chose comme ça. »

Tobias Giger

CEO, evenito

Au-delà de la plateforme, JOIN a façonné la façon dont evenito pense le recrutement en tant que discipline. Le processus structuré a donné à Tobias la confiance nécessaire pour se retirer des opérations quotidiennes et se concentrer sur l’évaluation culturelle en phase finale. Les retours des candidats sont systématiquement positifs, ce qu’il relie directement à la communication personnalisée et humaine que JOIN rend possible.

evenito recrute actuellement activement sur des postes en vente, account management et customer success, en utilisant les réservations d’annonces pour étendre la visibilité des offres sur le marché allemand via Stepstone, l’un des principaux sites d’emploi en Allemagne. L’équipe affine également son processus en ajoutant la transparence salariale aux offres et en testant de nouvelles méthodes de présélection. Après presque sept ans, la relation avec JOIN continue de se renforcer.

evenito est la preuve qu’un ATS adapté ne résout pas seulement le problème de recrutement du moment. Il grandit avec l’entreprise, s’adapte aux nouvelles structures d’équipe et continue de générer de la valeur bien après la publication du premier poste.

« Je recommanderais JOIN à toute entreprise qui recrute plus de cinq personnes par an et travaille encore avec Excel et les e-mails. JOIN transforme l’expérience, aussi bien pour l’entreprise que pour les candidats. »

Tobias Giger

CEO, evenito

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