Cómo evenito estructuró su selección con una sola persona al mando

En resumen

7 años, 50 contrataciones, una herramienta: la historia de recruiting de evenito

evenito es una empresa B2B SaaS con sede en Zúrich que desarrolla software de gestión de eventos empresariales para algunas de las organizaciones más grandes de Suiza y Alemania. Entre sus clientes se encuentran SBB, Swiss Life y DZ BANK, y cada mes se gestionan más de 1.500 eventos a través de la plataforma. La empresa ha crecido de forma constante desde su fundación en 2016. Pasando de un equipo pequeño a aproximadamente 50 personas, evenito contrató 15 nuevos miembros solo en 2025, un aumento del 30% en la plantilla. Durante la mayor parte de ese tiempo, el CEO Tobias Giger gestionó todo el proceso de selección él solo, con JOIN como única herramienta. Hoy, el 99% del proceso de selección de evenito sigue pasando por JOIN y, tras más de siete años, el equipo nunca ha considerado cambiar.

El desafío

Una persona, cada contratación: el coste de crecer sin un sistema de selección

Cuando evenito empezó a contratar a escala, la empresa no contaba con ninguna función de People ni con ninguna infraestructura de selección. Las solicitudes llegaban por correo electrónico. Los CV se guardaban en carpetas. No había una vista compartida de quién había aplicado, en qué punto estaba del proceso o quién era responsable de hacer el seguimiento.

Tobias asumió la responsabilidad personal de cada contratación, desde la redacción de las descripciones de puesto hasta la realización de las entrevistas finales.

• Solicitudes dispersas en bandejas de entrada sin seguimiento centralizado: «Antes de JOIN, cada solicitud llegaba por correo electrónico o por mensajes de LinkedIn a alguna bandeja de entrada. No había un único lugar donde hacer el seguimiento de los candidatos ni ver en qué punto se encontraba cada uno», explicó Tobias. Sin pipeline, sin visibilidad compartida y sin forma de garantizar que nada se perdiera. El equipo intentó canalizar las solicitudes a través de una dirección de correo compartida, pero lo abandonó rápidamente porque era imposible saber quién había respondido a quién.

• Tiempo de liderazgo consumido por la gestión administrativa en lugar de por la estrategia: Además de la estrategia de producto y la gestión general, cada llamada de preselección, cada entrevista, cada correo de rechazo y cada seguimiento de candidatos recaía sobre Tobias. Cada paso manual arriesgaba ralentizar un proceso en el que los mejores candidatos no esperan.

• Evaluación inconsistente a medida que la selección se extendía a más equipos: Al crecer evenito y aumentar el número de personas implicadas en las entrevistas, no había un sistema compartido para evaluar a los candidatos. El feedback de las entrevistas vivía en documentos separados, cuando existía. Los equipos hacían preguntas distintas. Los enfoques de evaluación variaban.

• Volúmenes de solicitudes abrumadores sin forma de filtrarlos: Una sola oferta de UX/UI designer en Alemania generó 600 solicitudes en pocas semanas. Sin mecanismos automáticos de preselección, revisar a los candidatos de forma manual consumía horas.

«Si todo no está organizado en un solo lugar, el equipo se frustra. Con decenas de hojas de cálculo, las cosas fallan constantemente. Pierdes la visión general por completo.»

Raphael Tobler

Tobias Giger, CEO, evenito

La solución

De la bandeja de entrada a la infraestructura: cómo construir un proceso de contratación que escala

Tobias eligió JOIN desde el principio. A los 18 minutos de crear la cuenta, ya había publicado la primera oferta. El atractivo inicial era claro: un único lugar para todas las solicitudes, acceso estructurado a los datos de los candidatos y una plataforma que los candidatos del mercado europeo de habla alemana ya conocían y en la que confiaban. «Los candidatos de nuestro mercado conocen JOIN y aplican a través de él. Esa familiaridad importaba para una empresa joven que todavía estaba construyendo su marca empleadora», explicó.

Un pipeline centralizado que hizo viable el proceso de selección en solitario

Con la gestión del pipeline de JOIN, cada solicitud para cada oferta abierta llegaba a una vista única y estructurada. CV, cartas de presentación y datos de los candidatos, todo en un mismo lugar. Tanto si se trataba de un ingeniero en Zúrich como de un responsable de desarrollo de negocio en Hamburgo, cada solicitud llegaba a un solo sistema. El equipo podía ver quién había aplicado, cuándo y en qué punto del proceso estaba. Para alguien que gestionaba las contrataciones en solitario, esa visibilidad marcó la diferencia entre un proceso que funcionaba y uno que dependía de la memoria.

Scorecards y notas compartidas para unificar la evaluación entre equipos

Durante años, evenito guardaba el feedback de entrevistas y la evaluación de candidatos en dispositivos individuales y documentos separados. Cuando Tobias empezó a delegar las contrataciones en los responsables de departamento, ese enfoque ya no podía escalar. El equipo adoptó las scorecards y notas de JOIN para estandarizar la evaluación. Las plantillas de scorecard compartidas garantizaban que se hicieran las mismas preguntas en todos los departamentos. Las notas internas ahora están junto al perfil de cada candidato y son visibles para todos los implicados en una decisión de contratación, de modo que cada entrevistador cuenta con el mismo contexto. «Las funciones básicas, como la publicación de ofertas y el seguimiento de solicitudes, nos dieron el punto de partida. Pero el valor más profundo vino de las scorecards y las notas de candidatos», dijo Tobias. «Ahí es donde el proceso de selección maduró de verdad.»

Preguntas de eliminación para controlar el volumen de solicitudes sin reducir la calidad

Algunos puestos atraían muchas más solicitudes de las que el equipo podía revisar manualmente. Cuando llegaban cientos de solicitudes para una sola oferta, las preguntas de eliminación de JOIN permitían establecer filtros de rechazo automático, como requisitos de idioma alemán o disponibilidad de incorporación, para descartar a los candidatos no aptos antes de que nadie revisara un CV. En algunos puestos, el equipo también introdujo una frase obligatoria que los candidatos debían incluir en su carta de presentación, para comprobar si realmente habían leído la descripción del puesto.

Una herramienta pensada para uno que escaló a todo un equipo de selección

Durante años, Tobias gestionó el proceso de selección de evenito en solitario dentro de JOIN, sin necesidad de formación. «El 80% lo entiendes de inmediato», explicó. «Puedes publicar una oferta, recibir solicitudes y hacerlas avanzar por el pipeline. Es intuitivo.»

Esa sencillez facilitó el escalado. Cuando evenito contrató a una responsable de People a mediados de 2025, no hubo migración ni reconstrucción: ya existía un sistema de selección eficiente. Los roles y permisos de JOIN clarificaron las responsabilidades, mientras que las funciones colaborativas del ATS mantuvieron a todos alineados. Lo que empezó como una operación unipersonal se convirtió en un proceso de equipo estructurado, sin cambiar de herramienta.

Comunicación con candidatos personalizada que refleja la voz de la empresa

evenito recibe de forma constante feedback positivo sobre su proceso de selección, y Tobias lo atribuye directamente a cómo el equipo se comunica con los candidatos. La responsable de People reescribió todos los correos automatizados de JOIN para ajustarlos al tono de evenito. La página de carrera se convirtió en un reflejo real de la empresa, con imágenes, citas y vídeo, en lugar de una publicación genérica.

«Si contratas a más de cinco personas al año y todavía usas Excel y el correo electrónico, JOIN no solo te da una experiencia mejor: les da a tus candidatos una experiencia entre 10 y 20 veces mejor», dijo Tobias.

Los resultados

Una única fuente de verdad: cómo JOIN impulsó el crecimiento de evenito desde el primer día

Los resultados de evenito se miden en una operación de selección que ha escalado de forma continua y se ha mantenido sólida durante más de siete años.

• Una única fuente de verdad para cada departamento y cada puesto: Cada candidato, ya sea de ingeniería, ventas, marketing, customer success u operaciones, ha sido seguido en un solo sistema desde el primer día. Sin CV perdidos, sin hilos dispersos. Hoy, siete usuarios activos registran más de 60 sesiones a la semana dentro de JOIN.

• El 99% de todas las tareas relacionadas con la selección en un único sistema: Desde contrataciones junior hasta posiciones de liderazgo senior, cada puesto se cubrió con JOIN. La sencillez de tener todas las acciones de selección, como publicación de ofertas, seguimiento, evaluación, correos, comunicación de equipo y entrevistas, en un solo lugar es lo que hace funcionar la operación.

• 7+ años como cliente sin ningún motivo para cambiar: Lo que empezó con un CEO que gestionaba todo en solitario es hoy un sistema multiusuario donde los hiring managers, la responsable de People y el CEO tienen roles bien definidos. El sistema funcionó desde el primer día y siguió funcionando a medida que la empresa creció diez veces. «No recuerdo cómo reclutábamos antes», dijo Tobias.

«JOIN es una herramienta muy útil y fácil de usar que ayuda a evenito a simplificar, digitalizar y modernizar el proceso de selección. Si quieres un crecimiento sólido, necesitas algo así.»

Tobias Giger

CEO, evenito

Más allá de la plataforma, JOIN ha moldeado la forma en que evenito entiende la selección como disciplina. El proceso estructurado le dio a Tobias la confianza para alejarse de las operaciones del día a día y centrarse en la evaluación cultural en las fases finales. El feedback de los candidatos ha sido sistemáticamente positivo, algo que conecta directamente con la comunicación personalizada y humana que JOIN hace posible.

De cara al futuro, evenito está contratando activamente para puestos de Ventas, Account Management y Customer Success, y utiliza las reservas de anuncios para extender el alcance de las ofertas en el mercado alemán a través de Stepstone, uno de los principales portales de empleo de Alemania. El equipo también sigue perfeccionando su proceso: añade transparencia salarial a las ofertas y experimenta con nuevos métodos de preselección. Después de casi siete años, la relación con JOIN sigue profundizándose.

evenito es la prueba de que el ATS adecuado no solo resuelve el problema de selección del momento. Crece con la empresa, se adapta a nuevas estructuras de equipo y sigue generando valor mucho después de que se publique la primera oferta.

«Recomendaría JOIN a cualquier empresa que contrate a más de cinco personas al año y siga trabajando con Excel y correo electrónico. JOIN transforma la experiencia tanto para la empresa como para los candidatos.»

Tobias Giger

CEO, evenito

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