Una herramienta, 85 puestos, cero candidatos perdidos: cómo MARTENS & PRAHL Gruppe transformó su selección con JOIN

En resumen

MARTENS & PRAHL: uno de los cinco mayores grupos de corredores de seguros de Alemania

Fundada en 1898 en Lübeck, MARTENS & PRAHL es uno de los cinco mayores corredores de seguros de Alemania. Elegida «Mejor proveedor de servicios para pymes» en la categoría de corredores de seguros por la WirtschaftsWoche durante ocho años consecutivos, el grupo opera como marca paraguas de más de 90 corredores independientes, genera una facturación anual de aproximadamente 100 millones de euros y mantiene su esencia como empresa familiar hanseática.

Esa estructura es la que hace que el proceso de selección sea genuinamente complejo. Con más de 1.000 empleados repartidos en más de 90 oficinas asociadas por toda Alemania, el proceso de selección se gestiona de forma centralizada desde la sede de Lübeck, pero cada correduría conserva su propia identidad, sus propios responsables de selección y sus propias necesidades de contratación. Dar a cada empresa asociada visibilidad sobre sus propias ofertas, sin que nadie pueda ver lo que no le corresponde, no es solo un reto operativo. En un sector construido sobre la confianza y la discreción, es algo innegociable.

Antes de JOIN, los perfiles de los candidatos se enviaban por correo electrónico (un problema de RGPD), las ofertas de empleo se gestionaban a través de una agencia externa (lento y costoso) y, una vez que un perfil salía de la bandeja de entrada de Josephine, desaparecía. Hoy, MARTENS & PRAHL gestiona todo su proceso de selección a través de JOIN: 77 usuarios, 164 ofertas creadas y casi 2.000 solicitudes gestionadas.

El desafío

El proceso de contratación que trabajaba en su contra

Cuando Josephine se incorporó a MARTENS & PRAHL hace dos años, el equipo de reclutamiento ya funcionaba como socio interno de RRHH: gestionaba cada etapa del proceso de contratación de forma centralizada, mientras las entrevistas se realizaban en persona en las empresas asociadas repartidas por toda Alemania. Con 85 vacantes abiertas en un solo año y responsables de contratación que iban desde directivos de tercera generación hasta expertos altamente especializados, mantener a todos alineados era un trabajo exigente.

Durante mucho tiempo, las herramientas lo complicaron todavía más.

Compartir candidatos por correo electrónico dificultaba la gestión de la protección de datos

Cada vez que un candidato enviaba su solicitud, su perfil se enviaba por correo electrónico al responsable de contratación correspondiente, lo que dificultaba mantener controles de acceso consistentes, trazabilidad y supervisión sobre dónde terminaban los datos personales, especialmente en materia de cumplimiento del RGPD.

Depender de un proveedor externo significaba que cada oferta tardaba una semana en publicarse

Publicar una oferta requería hacer un briefing a un proveedor externo, esperar la confirmación y hacer un seguimiento si algo salía mal. Un proceso que debería llevar minutos se alargaba casi una semana entera, y cada día de retraso era un día en el que el candidato ideal podía haberse ido a otra empresa.

Una vez enviado un perfil, el equipo central no sabía qué pasaba después

Después de enviar el perfil de un candidato a un responsable de selección, la visibilidad desaparecía por completo. No había forma de saber si se había leído, si llegaba algún feedback o cuánto tiempo llevaba alguien esperando. «Habíamos enviado el correo electrónico y ya está», explica Josephine. El proceso no fallaba de forma dramática. Simplemente se apagaba en silencio.

Sin controles de acceso, los responsables de selección podían ver candidatos de otras empresas

Sin permisos basados en roles, un responsable de selección en Múnich podía ver teóricamente solicitudes destinadas a una oferta en Lübeck. Para un grupo de empresas independientes que comparten una función de selección, se trataba de un problema serio de confianza y un riesgo de cumplimiento normativo.

Gestionar candidatos en Excel significaba que saltarse una fila podía equivaler a perder una contratación

Sin un ATS adecuado, la gestión de candidatos vivía en hojas de cálculo. Las hojas de cálculo no envían recordatorios. No avisan cuando alguien lleva demasiado tiempo esperando. «El mayor problema con Excel es el miedo a olvidarse de alguien saltándose una fila, a perder un candidato. Con JOIN, eso prácticamente no puede pasar.»

En conjunto, MARTENS & PRAHL necesitaba:

• Eliminar el retraso de 5 a 7 días del proveedor que alargaba el tiempo de contratación
• Reducir los costes de selección asociados a la publicación manual de ofertas y los proveedores externos
• Cumplir los requisitos del RGPD mediante controles de acceso basados en roles
• Garantizar de forma consistente un tiempo de respuesta de 5 días hábiles a los candidatos para todos los responsables de selección
• Implantar una solución lo suficientemente sencilla como para que los stakeholders menos acostumbrados a herramientas digitales la adoptaran sin fricción
• Obtener visibilidad completa sobre el estado de los candidatos y las acciones de los responsables de selección en cada fase

La solución

Una herramienta. Todos los problemas resueltos.

La responsable de Josephine descubrió JOIN en una feria y le encargó la evaluación. Josephine creó una cuenta, publicó varias ofertas abiertas y ejecutó un proceso de selección completo de principio a fin. «JOIN es bastante intuitivo. Así que simplemente lo probé. Y funcionó.»

Tras un año de piloto en la sede central, el despliegue fue sencillo. Un manual para los responsables de selección, un comunicado a toda la empresa y una breve reunión gestionada por el equipo de marketing. Para quienes necesitaban más ayuda, Josephine ofreció una demostración por videoconferencia.

El acceso basado en roles garantiza que los candidatos de cada empresa sean privados

Con la gestión del Pipeline de JOIN, todas las solicitudes llegan a una vista centralizada y los responsables de selección solo ven las ofertas que les corresponden. El acceso basado en roles a través de la función de Equipo de contratación de JOIN reemplazó por completo la cadena de correos electrónicos, eliminando cualquier exposición de datos y el riesgo de privacidad entre empresas de un solo golpe.

La publicación autónoma de ofertas redujo el tiempo de publicación de una semana a cinco minutos

Lo que antes requería un proveedor externo ahora lleva unos cinco minutos. Josephine publica una oferta directamente en JOIN, se sincroniza automáticamente con los sitios web de la empresa y se publica simultáneamente en los portales de empleo conectados. Las primeras solicitudes llegan ahora el mismo día o al día siguiente, frente al retraso de una semana anterior.

La visibilidad del pipeline en tiempo real hace que el SLA de respuesta a candidatos en 5 días sea aplicable

Cada persona con acceso a una oferta puede ver ahora en qué fase se encuentra cada candidato, qué notas se han añadido y si hay feedback pendiente. Por primera vez, el equipo de Josephine pudo responsabilizar a los responsables de selección de cumplir el compromiso de respuesta en cinco días hábiles. «Si un responsable de selección no ha respondido, le llamo directamente. Eso acorta enormemente todo el proceso, también para los candidatos.»

Los tarjetas de puntuación dan a cada responsable de selección un marco claro y eliminan las conjeturas en las decisiones

Para Josephine, los tarjetas de puntuación marcan la mayor diferencia en su día a día. «Los Scorecards me dan estructura. Sé qué información me falta todavía y puedo redactarlo con claridad para el responsable de selección. Lo lee y tiene todo lo que necesita.» En un grupo donde las entrevistas tienen lugar en empresas asociadas que Josephine nunca visita, contar con un marco de evaluación estandarizado garantiza que las decisiones se basen en evidencias comparables, no en quien haya dado la recomendación más segura.

Las preguntas de eliminación mantienen las ofertas con alto volumen de solicitudes manejables antes de que se desborden

Para las ofertas que atraen muchas solicitudes, las preguntas de eliminación filtran a los candidatos antes de que lleguen a la fase de revisión. Cuando el equipo de contabilidad interno necesitó contratar a tres contables de forma urgente, la combinación de preguntas de eliminación y el pipeline visual mantuvo el proceso estructurado en todo momento. Los tres puestos se cubrieron.

«Cuando nuestra reclutadora con más experiencia, alguien que ha hecho headhunting, vio JOIN y dijo “¿Podemos hacer todo esto con una sola herramienta?”, supe que íbamos por el buen camino.»

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Los resultados

Un año después, el proceso de contratación de MARTENS & PRAHL es casi irreconocible

Un año después del despliegue a toda la empresa, el proceso de selección de MARTENS & PRAHL es prácticamente irreconocible. El riesgo de cumplimiento ha desaparecido. El proveedor externo ha desaparecido. El misterio sobre qué ocurre con un candidato después de presentar su solicitud ha desaparecido. En su lugar: una única plataforma, 77 usuarios activos y un equipo que sabe exactamente dónde está cada contratación.

• Las ofertas se publican en minutos, no en días: Lo que antes llevaba casi una semana ahora tarda unos cinco minutos, con sincronización automática con los sitios web de la empresa y los portales de empleo.
• Las primeras solicitudes llegan el mismo día o al día siguiente (antes ~1 semana): Un tiempo de publicación más rápido significa que el ciclo de selección comienza antes, y los candidatos adecuados se postulan antes de haber seguido adelante.
• 25 contrataciones completadas a través de JOIN en el primer año completo: Aproximadamente una de cada tres contrataciones entre 85 puestos abiertos llegó a través de JOIN, en un año en el que el equipo todavía estaba incorporando empresas asociadas.
• Cumplimiento total del RGPD en un grupo de más de 1.000 personas: Los controles de acceso basados en roles reemplazaron el envío por correo electrónico, resolviendo el riesgo de cumplimiento que se había ido acumulando en silencio.
• SLA de respuesta a candidatos de 5 días hábiles aplicado por primera vez: «Los candidatos reciben mucha más información sobre dónde están. No desaparece sin más en la nada.»

«Si JOIN desapareciera mañana, tendríamos un problema real. Toda nuestra gestión de ofertas y solicitudes pasa por ahí. Tendríamos que empezar de cero.»

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Más allá de los números, algo más discreto ha cambiado. Los responsables de selección que en un principio se resistieron al cambio ahora usan JOIN porque también les ahorra tiempo a ellos. «Cuando realmente les facilita el trabajo, no hay muchas razones para no usarlo», dice Josephine.

De cara al futuro, MARTENS & PRAHL ya ha ampliado su configuración con una conexión al calendario de Outlook, lo que proporciona al equipo un flujo de trabajo más ágil entre la planificación de entrevistas y sus herramientas existentes. Pero la razón más importante para quedarse es la relación con el equipo de JOIN. «El equipo de JOIN realmente escucha. Puedes decir “esta funcionalidad estaría genial” y alguien trabaja en ello de verdad. Eso nos importa.»

«Centralizado, fácil de usar, claro y que ahorra tiempo.»

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

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