Cómo la Swiss Startup Association construyó todo su equipo con una sola herramienta de selección

En resumen

Una asociación sin ánimo de lucro con 1.900 miembros, un equipo de siete personas y ningún reclutador

La Swiss Startup Association es la voz nacional del ecosistema startup suizo: representa a 1.900 miembros a través de la defensa política y más de 150 eventos anuales. Con un equipo de siete personas, sin responsable de selección dedicado y con un presupuesto de organización sin ánimo de lucro, necesitaban un canal de contratación capaz de cubrir cualquier puesto, desde CEO hasta voluntarios, sin consumir tiempo ni dinero. Desde que empezaron a usar JOIN en 2020, han contratado a cada miembro del equipo a tiempo completo a través de la plataforma.

El desafío

Contratar desde cero: sin presupuesto, sin reclutador y sin margen para el caos

Cuando Raphael Tobler asumió la presidencia de la Swiss Startup Association en 2020, la organización estaba en pleno relanzamiento. Nueva misión, nuevo equipo, nuevas ambiciones y una infraestructura de contratación inexistente. Todo había que construirlo desde cero, empezando por las personas. Pero en los años anteriores a JOIN, el proceso de selección se sentía como un segundo trabajo a tiempo completo.

El problema no era la falta de candidatos. Era la falta de tiempo, presupuesto y alcance. La asociación opera en las cuatro regiones lingüísticas de Suiza. Y como organización sin ánimo de lucro, cada gasto requería una reflexión profunda.

• Plataformas de empleo caras con resultados pobres: Antes de elegir JOIN, Raphael dependía de los portales de empleo tradicionales suizos, con unos costes extremadamente elevados. «Pagábamos entre 1.000 y 2.000 francos por publicar una sola oferta», recordaba. «El precio era alto, pero el valor no lo justificaba.» Para una organización en crecimiento con un presupuesto ajustado, esa ecuación no tenía sentido.

• Horas perdidas gestionando ofertas en múltiples portales: La alternativa a las plataformas caras era publicar la misma oferta en varios sitios de forma manual. «No tengo capacidad para gestionar diez portales distintos», afirmaba. El enfoque fragmentado también hacía casi imposible tener una visión unificada de todos los candidatos. Las solicitudes llegaban por canales diferentes, las decisiones se retrasaban y el proceso de contratación se convertía en una carga en lugar de una herramienta para construir el equipo.

• Límites de tiempo rígidos que interrumpían el proceso de selección: Otras plataformas imponían una duración máxima de 30 días para las ofertas, algo que resultaba problemático para puestos como prácticas o personal de apoyo continuo que debían estar siempre abiertos. «En otras plataformas, las ofertas caducaban a los 30 días independientemente de si el puesto estaba cubierto. Cada caducidad implicaba redactar de nuevo, volver a publicar y empezar el proceso de cero. Configuraba todo y luego simplemente desaparecía», explicaba Raphael.

• Solicitudes sin cualificar que consumían tiempo: Cuando Raphael revisaba las solicitudes personalmente, necesitaba que tuvieran relevancia. Revisar candidatos que no hablaban los idiomas requeridos, no tenían experiencia pertinente o claramente no habían leído la descripción del puesto suponía un coste enorme sobre su recurso más escaso. No existía ningún mecanismo para filtrar a nadie antes de que llegara a su bandeja de entrada.

• Herramientas de selección caóticas que nadie quería aprender: Las herramientas anteriores eran poco intuitivas y estaban sobrecargadas de funciones que nadie utilizaba. «Con otras herramientas de selección solo tengo caos y no entiendo qué, cómo ni dónde. Me resulta muy improductivo», decía Raphael.

«Una herramienta de selección tiene que funcionar de la forma más rápida, sencilla y sin complicaciones posible. Ese es el objetivo.»

Raphael Tobler

Presidente, Swiss Startup Association

La solución

Cómo JOIN se convirtió en la única herramienta de selección que necesitan

Raphael descubrió JOIN en 2020 y desde entonces no ha buscado otra alternativa. En su búsqueda de una plataforma de selección que simplemente funcionara, tomó una decisión firme: JOIN sería el único lugar donde él y su equipo publicarían ofertas y gestionarían candidatos. Sin solicitudes por correo electrónico. Sin mensajes de LinkedIn. Sin excepciones.

Una plataforma reemplazó un stack de selección fragmentado y caro

En lugar de gestionar varios portales de empleo, Raphael publica cada oferta una sola vez en JOIN y confía en su multiposting para distribuir las ofertas automáticamente en los portales. No necesita comprobar qué portales reciben la oferta. No tiene que gestionar inicios de sesión separados. «Publico una oferta una vez y confío en que la distribución funciona», afirma. Esto ha eliminado por completo las tarifas de publicación de cuatro cifras.

Plantillas de ofertas y listados flexibles mantuvieron el proceso de selección activo todo el año

El editor de ofertas de JOIN cambió la forma en que Raphael aborda las contrataciones recurrentes. En lugar de crear cada publicación desde cero, copia una oferta anterior, ajusta los detalles y publica, lo que reduce el tiempo de configuración a unos diez minutos por oferta. Y como JOIN no impone límites de tiempo en las ofertas, puestos como las prácticas recurrentes permanecen publicados indefinidamente. «Si necesito un becario, puedo tener una oferta activa en diez minutos y sé que van a llegar las solicitudes adecuadas», explicaba.

Preguntas de preselección que filtran a los candidatos no aptos

Las preguntas de preselección dieron a Raphael la posibilidad de aplicar una lógica de filtrado antes de revisar las solicitudes manualmente. Requisitos de idioma, expectativas salariales, experiencia relevante: los candidatos que no cumplen el mínimo quedan descartados automáticamente. «Si alguien solicita el puesto y no cumple un requisito básico, no llega a mí», explicaba. «Eso es lo que significa la eficiencia de verdad.» Esto mantiene el grupo de candidatos reducido y el proceso de revisión enfocado. Raphael puede dedicar atención real a las personas adecuadas, en lugar de pasar por alto decenas de perfiles que no encajan.

Una interfaz sencilla que no requiere formación técnica adicional

Los miembros del equipo de la SSA utilizan JOIN de forma autónoma para gestionar sus propias contrataciones. No surgieron quejas y no fue necesaria ninguna formación para publicar las primeras ofertas. «Es intuitivo. Preparo la oferta, la publico y empiezan a llegar solicitudes», decía Raphael. El diseño moderno y minimalista de la plataforma permitió que incluso los miembros del equipo sin experiencia en selección pudieran gestionar un proceso de contratación de principio a fin.

Los resultados

Un 90% menos de costes de contratación. 56 ofertas publicadas. Cada contratación a tiempo completo realizada a través de JOIN.

Cinco años y 50 ofertas de empleo después, la Swiss Startup Association gestiona toda la selección a través de una única plataforma, y cada miembro del equipo a tiempo completo fue contratado a través de ella.

• Cada contratación, cada puesto, cada nivel, a través de una sola plataforma: Desde la búsqueda del sucesor para el puesto de CEO hasta gestores de eventos, responsables de comunicación y becarios recurrentes, la SSA nunca ha cubierto un puesto fuera de JOIN. Raphael es rotundo: «Estoy 100% seguro de que cada contratación llegó a través de JOIN.»

• Solicitudes constantes sin una sola oferta de pago: En todas las publicaciones a lo largo de los años, la SSA no ha tenido que promocionar ninguna oferta para ampliar su alcance. La distribución orgánica de JOIN generó un volumen sólido de candidatos para cada puesto: solo la primera oferta atrajo 189 solicitudes en dos semanas.

• Tiempo de liderazgo protegido: Con la preselección gestionando el primer filtro, Raphael solo revisa los candidatos que merecen ser revisados. Un grupo de cientos se convierte en una lista corta enfocada sin dedicar ni una hora a la clasificación manual.

«¿Si JOIN desapareciera mañana? Echaría de menos la sencillez. Con cualquier otra herramienta, habría tenido que invertir el doble de tiempo.»

Raphael Tobler

Presidente, Swiss Startup Association

Más allá de los números, JOIN cambió la forma en que Raphael entiende la contratación como fundador. Ya no la considera un centro de costes ni una distracción. Esa confianza se ha extendido más allá de la SSA: Raphael ahora utiliza JOIN en las tres organizaciones que dirige y lo ha recomendado a más de diez personas.

La Swiss Startup Association lleva construyendo su equipo a través de una sola plataforma desde 2020. Es la prueba de que una selección eficaz no requiere un gran presupuesto, un responsable de selección dedicado ni un stack complejo de herramientas de RRHH.

« J’ai écrit au fondateur de JOIN sur LinkedIn pour lui dire à quel point cette plateforme est formidable. Je l’ai déjà recommandée à dix autres personnes. »

Raphael Tobler

Président, Swiss Startup Association

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