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20.01.2022 Organisation & Prozesse

Meeting planen: in 10 Schritten zur besseren Besprechung

Meeting planen: in 10 Schritten zur besseren Besprechung

Besprechungen sind auch bei JOIN ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags und die meisten unserer Teammitglieder haben mehrere Meetings am Tag. Auch wir beherrschen die hohe Kunst der Meeting-Planung noch nicht perfekt - aber dank unserer internen Best Practices werden wir immer besser.

Deshalb wollen wir unsere Best Practices mit anderen Unternehmen teilen und ihnen ermöglichen, bessere Meetings zu planen. Es gibt viele Tipps und Tricks, die Ihre Meeting-Prozesse und -Planung zu verbessern und die wir im Folgenden vorstellen. Wenn Sie einige (oder auch alle) Methoden unserer Checkliste zum Meeting Planen übernehmen, wird dies einen großen Einfluss auf die Effizienz Ihrer Meetings haben. Diese Punkte umfasst unser Ratgeber:

Warum es wichtig ist, ein Meeting effektiv zu planen

Einfach ausgedrückt: Besser geplante und somit effektivere Meetings sparen Ihnen eine Menge Zeit und Geld.

Laut einer Umfrage der Harvard Business School und der Boston University (befragt wurden 182 hochrangige Führungskräfte aus Unternehmen verschiedenster Branchen) bezeichnen ganze 71 % der Befragten die von ihnen besuchten Meetings als unproduktiv und ineffizient. Und da Zeit im wahrsten Sinne des Wortes Geld ist (Besprechungen sind für Unternehmen weltweit ein enormer Kostenfaktor), liegt es in jedermanns Interesse, diese Kosten zu senken.

Wenn Sie ein Meeting effektiv planen, können Sie die Anzahl der Meetings, an denen Ihr Team teilnehmen muss, die Dauer der Meetings und die Produktivität der Teilnehmer reduzieren! Im Ergebnis werden sich die folgenden Aspekte verbessern:

  • Organisationsfähigkeit des Teams
  • Zeitmanagement und -planung
  • Beziehungen innerhalb des Teams
  • Workflow-Management
  • Tempo für Problemlösung, Entscheidungsfindung und Umsetzung

Grundsätze für eine effektive Meeting-Planung

Wenn Sie die folgenden Schritte und Ratschläge zum effektiven Planen von Meetings befolgen, können Sie die Effizienz Ihrer Besprechungen deutlich erhöhen.

1. Prüfen Sie, ob das Meeting wirklich notwendig ist

Der beste Weg, um bei Besprechungen Ressourcen zu sparen, ist, sie nur dann abzuhalten, wenn sie wirklich notwendig sind. Viele Besprechungen hätten auch einfach durch E-Mails ersetzt werden können – und hätten dann allen Beteiligten viel Zeit erspart. Es gibt einige einfache Möglichkeiten, um zu prüfen, ob es wirklich einer Besprechung bedarf. Diese finden Sie in unserem Artikel darüber, wie Sie feststellen können, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist.

2. Reduzieren Sie die Teilnehmerzahl

Zu wissen, wen Sie zur Besprechung einladen sollten, ist einer der wichtigsten Schritte auf Ihrer Checkliste für die Besprechungsplanung. Die Einladung von Personen, die nicht teilnehmen wollen oder müssen, verlängert die Dauer der Besprechung, verschwendet wertvolle Zeit und trübt die allgemeine Stimmung und Produktivität der Besprechung. Die Einladungsliste kurz und übersichtlich zu halten, ist eine viel bessere Methode.

3. Nutzen Sie das optimale Timing

Die Uhrzeit, zu der Sie eine Besprechung abhalten, hat einen großen Einfluss auf den Ausgang Ihrer Besprechung. Der ideale Zeitpunkt variiert zwischen verschiedenen Meeting-Arten. Ein Verkaufsgespräch sollte beispielsweise anders angesetzt werden als ein Brainstorming-Meeting. In unserem Leitfaden zur Wahl des optimalen Termins für Ihre Besprechung finden Sie alle praktischen Hinweise, die Sie für die Festlegung des perfekten Zeitpunkts benötigen.

4. Nennen Sie einen Treffpunkt

Laut Doodle-Umfrage verbrachten im Jahr 2019 ganze 40 % der Arbeitnehmer bis zu 30 Minuten auf der Suche nach einem Konferenzraum für ihre Besprechungen.

Das ist ein enormer Zeit- und Geldverlust, der sich leicht vermeiden lässt, indem man im Voraus einen Ort für die Besprechung organisiert. Ganz gleich, ob vor Ort im Konferenzraum oder in einem Café in der Nähe: wenn der Ort von vornherein feststeht, können Sie unmittelbar mit dem Inhalt der Besprechung beginnen, ohne Motivation und Zeit durch zielloses Herumirren im Büro zu verschwenden.

5. Halten Sie es möglichst kurz

Auch die Festlegung der optimalen Besprechungsdauer ist ein Knackpunkt, an dem viele Unternehmen noch arbeiten müssen. Die meisten Besprechungen könnten um etwa 15 Minuten verkürzt werden, ohne die Produktivität oder das Ergebnis zu beeinträchtigen. Unser umfassender Guide für die Festlegung der Meetingdauer führt Sie durch die den Prozess der Bestimmung der perfekten Länge für Ihr Meeting, je nachdem, um welche Art von Meeting es sich handelt.

6. Fügen Sie eine Agenda hinzu

Die Mehrheit (67 %) der Arbeitnehmer ist der Meinung, dass eine gut vorbereitete Agenda ein Zeichen für eine gute Besprechung ist – und das zu Recht! Die Erstellung einer effektiven Meeting-Agenda, in der die Entscheidungen, Fragen und Maßnahmen, die in der Besprechung behandelt werden sollen, klar dokumentiert sind, gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, die notwendigen Informationen, Materialien und Ressourcen für die Sitzung vorab zusammenzutragen. Daher ist die Erstellung einer Tagesordnung einer der wichtigsten Bestandteile der Meeting-Planung.

Es bedeutet auch, dass Sie einen roten Faden haben und eine Reihe klarer Handlungsanweisungen zur Hand haben, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können, falls das Gespräch einmal vom Thema abschweift.

7. Ermutigen Sie das Team zur Vorbereitung

Mit dem Versenden von Terminerinnerungen können Sie weit mehr tun, als dem Team einfach nur das wann und wo des Meetings mitzuteilen: Listen Sie in Ihrer Erinnerung auch auf, was von den einzelnen Teilnehmern erwartet wird, und geben Sie ihnen alle Informationen, die sie vor der Besprechung kennen müssen.

So können Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter voller Ideen und Tatendrang zu einer fruchtbaren Diskussion kommen, die schneller zu gut durchdachten Entscheidungen oder Maßnahmen führt. Besprechungen, bei denen die Teilnehmer gut vorbereitet sind, sind natürlich viel effektiver.

8. Führen Sie Protokoll

Durch die Protokollführung wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen, die während des Treffens ausgetauscht werden, später vergessen oder übersehen werden.

Eine Vorlage für ein Sitzungsprotokoll sollte im Vorfeld erstellt werden und alle wichtigen Punkte enthalten, von den grundlegenden Informationen bis hin zu den komplexen Maßnahmen, die im Nachhinein ergriffen werden müssen. In unserem Leitfaden für richtig gute Besprechungsprotokolle finden Sie weitere Tipps, wie Sie diese wichtigen Punkte am besten festhalten können!

Employees all engaged in a meeting.
Photo by Fauxels, Pexels

9. Wahren Sie Disziplin und Engagement

Wenn Sie Ihre Besprechung geplant, einen Protokollführer bestimmt und die Teilnehmer erfolgreich versammelt haben, könnte man meinen, jetzt sei es an der Zeit, sich zurückzulehnen und zu entspannen.

Leider falsch gedacht! Der nächste Schritt zum Erfolg setzt genau dort an. Ihr neues Ziel ist es, die Motivation und Kreativität des Teams auch während des Meetings hochzuhalten. Lesen Sie als Nächstes unsere Empfehlungen für eine hervorragende Meeting-Etikette, die Ihr Team begeistern wird!

10. Das gilt auch für Zoom-Meetings!

Für Remote-Meetings gelten besondere Regeln und Abläufe, was den Umgang unter den Teilnehmern betrifft. Die Einbindung von Personen, die über Zoom, Skype oder Google Hangouts zu Ihnen stoßen, funktioniert ein wenig anders als in einem Live-Meeting. Aber gute Nachrichten: Wir haben auch hierfür einen Knigge für Remote-Meetings für Sie vorbereitetet!

Meetings kontinuierlich verbessern

Ob Ihre Besprechung ein großer Erfolg war oder ob Sie festgestellt haben, dass vieles verbessert werden könnte: Wir empfehlen eine Checkliste für nach dem Meeting.

Mit dieser können Sie noch einmal Revue passieren lassen, was bereits gut funktioniert hat und wo Nachbesserungsbedarf besteht. Sie werden stetig dazulernen und Ihre Meetings auf ein ganz neues Level weiterentwickeln! Lassen Sie sich von unserer Checkliste nach dem Meeting inspirieren.

Sie möchten weitere Möglichkeiten finden, die Arbeitsweise Ihres Teams zu optimieren? Unser Leitfaden für E-Mails bietet weitere nützliche Anregungen.

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