Dies sind die 5 Schritte, die am Ende und nach einem Meeting unternommen werden sollten, um sicherzustellen, dass die Besprechung keine Zeitverschwendung war:
- Entscheidungen treffen
- Maßnahmen notieren
- Meeting-Notizen versenden
- Um Feedback bitten
- Folgemeeting ansetzen
Warum Meetings nicht mit dem Termin abgeschlossen sind
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting und genauso wie es der Vorbereitung bedarf, um Dinge wirklich zielorientiert zu besprechen und Lösungen bzw. Maßnahmen zu entwickeln, ist auch die Nachbereitung entscheidend, um sicherzustellen, dass auf Worte auch Taten folgen. Deshalb sollten Sie diese 5 erfolgskritischen Schritte nach dem Meeting nicht vernachlässigen:
1. Entscheidungen treffen
Wenn Sie eine Sitzung mit einer klaren Agenda betreten, die eine Liste zu treffender Entscheidungen beinhaltet, stellen Sie sicher, dass diese getroffen wurden, bevor Sie den Raum verlassen.
Wenn jedoch in einer Ausnahmesituation eine Entscheidung nicht in der Sitzung getroffen werden kann (z. B. wenn Informationen fehlen), sollten in der Sitzung Maßnahmen ergriffen werden, um die Verzögerung so schnell wie möglich zu beheben.
Diese Maßnahmen sollten dann nach der Sitzung mit den relevanten Interessengruppen geteilt und die Entscheidung bis zum Ende des Tages getroffen werden. Ist das nicht möglich, sollte eine Frist gesetzt werden, damit die Entscheidung nicht in Vergessenheit gerät.
Wird die Entscheidung außerhalb der Besprechung getroffen, sollte sie den anderen Meetingteilnehmern entweder per E-Mail oder über einen entsprechenden Slack-Kanal mitgeteilt werden, damit alle auf dem Laufenden sind!
2. Maßnahmen notieren
Die meisten (produktiven) Meetings ziehen eine Reihe von zu ergreifenden Maßnahmen und Schlussfolgerungen nach sich, die nach Abschluss des Meetings umgesetzt werden müssen. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Maßnahmen so schnell wie möglich zu dokumentieren.
Besprechungsprotokolle sind eine hervorragende Möglichkeit, einen kurzen Überblick über die in der Sitzung behandelten Themen und umzusetzenden Maßnahmen zu ermöglichen. Wird jedoch gleichzeitig jeder Meetingteilnehmer dazu angehalten, detailliertere Notizen und Fristen seine To-dos festzuhalten, kann das Projekt ohne Unterbrechung in Gang bleiben und die Disziplin im Team erhöht werden.
3. Meeting-Notizen versenden
Das Sitzungsprotokoll muss immer unmittelbar nach der Sitzung an alle Anwesenden und alle involvierten Personen übermittelt werden.
Bei sehr komplexen Besprechungen, an denen viele Interessengruppen beteiligt sind und in denen viele Informationen behandelt werden, kann es jedoch sinnvoll sein, ein kollaboratives Dokument zu erstellen, in dem auch die individuellen Notizen aller Teilnehmer festgehalten werden. Auf diese Weise kann das Dokument als detailliertere Zusammenfassung der Besprechung verwendet werden.
Das gemeinsame Dokument kann außerdem wie ein Frage-Antwort-Bereich auf einer Website genutzt werden: Teilnehmer und Kollegen erhalten die Möglichkeit, die Notizen zu überprüfen, um weitere Klarheit über die Diskussionspunkte zu erhalten. Das Dokument kann zunächst zusammen mit dem Besprechungsprotokoll erstellt und dann als Teil der Zusammenfassung per E-Mail verschickt werden, die von den Teilnehmern ausgefüllt wird.
4. Um ein kurzes Meeting-Feedback bitten
Nach dem einen oder anderen Meeting kann es sich lohnen, die Teilnehmer um ein Feedback zu bitten – je nach Meeting-Art, versteht sich. Es wäre zum Beispiel unnötig viel Aufwand, nach einem täglichen Stand-up um Feedback zu bitten.
Monatliche Feedback-Sessions nach größeren Brainstorming- oder Entscheidungsmeetings können Ihnen jedoch helfen zu verstehen, was Ihre Kollegen für nützlich halten und was ihrer Meinung nach Zeitverschwendung ist.
Nützlich sind dabei anonyme Feedback-Formulare, die sich schnell und einfach einrichten lassen und deren Ausfüllen nur wenige Minuten dauert. Auch informelle Tools wie Slack-Umfragen sind ein probates Hilfsmittel. Einige Beispielfragen, die Sie in Ihren Feedback-Sitzungen stellen können, sind:
- Wie beurteilst du die Dauer unserer Meetings? Könnten sie länger oder kürzer sein?
- Gibt es in Bezug auf das Format unserer Agenda etwas, das hinzugefügt oder gestrichen werden könnte?
- Gibt es irgendetwas, das man aus deiner Sicht an unserem Sitzungsprotokoll verbessern könnte? Sind sie zu
- detailliert? Nicht ausführlich genug?
- Findest du, dass unsere Meetings zu viele/zu wenige Teilnehmer haben?
5. Folgemeeting ansetzen
Folgetreffen versuchen wir in der Regel zu vermeiden. Wenn Sie nicht gerade an einem großen Projekt arbeiten, bei dem wiederkehrende Meetings unbedingt erforderlich sind, sollten alle Entscheidungen und Maßnahmen im Kontext des ersten Meetings getroffen werden. Wenn Informationen benötigt werden, die zum Zeitpunkt der Sitzung nicht verfügbar sind, sollten diese nach dem Meeting möglichst zeitnah zusammengetragen werden, um weitere Verzögerungen zu vermeiden.
Wenn Folgetermine erforderlich sind, sollten sie genauso behandelt werden wie der erste Termin. Das bedeutet, dass eine eigene Tagesordnung für die Sitzung erstellt werden muss (obwohl es sich auch lohnen kann, das Sitzungsprotokoll der ersten Sitzung mitzubringen). An der Sitzung sollten in der Regel dieselben Personen teilnehmen sowie mögliche neue Stakeholder, um zu vermeiden, dass benötigte Informationen nicht vorhanden sind.
Der richtige Zeitpunkt für ein Folgemeeting ist entscheidend. Wenn die Fortsetzung erforderlich ist, weil Maßnahmen ergriffen werden müssen, bevor ein Projekt vorangebracht werden kann, müssen Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, diese Maßnahmen umzusetzen.
Der Zeitpunkt ist von Fall zu Fall unterschiedlich, aber wenn Sie das folgende Meeting in etwa einer Woche anberaumen, kann Ihr Team die Maßnahmen abschließen und zum Projekt zurückkehren, während die relevanten Sachverhalte noch in den Köpfen verankert sind.
Je früher Sie die Liste abhaken, desto besser
Ein durchschnittlicher Erwachsener trifft rund 35 000 Entscheidungen pro Tag. Daher ist es nicht verwunderlich, dass wir schätzungsweise 50 % der Informationen, die wir erhalten, innerhalb einer Stunde nach dem ersten Hören wieder vergessen haben. Was können wir daraus lernen? Nun, je eher wir unsere Checkliste für die Zeit nach dem Meeting abarbeiten, desto besser.
Wenn Sie diese Punkte notieren, solange Sie die Informationen aus dem Meeting noch frisch im Gedächtnis haben, können Sie die Zeit Ihrer Kollegen optimal nutzen, indem Sie sicherstellen, dass ihre Ideen und Beiträge genau erfasst werden.
Benötigen Sie zusätzliche Informationen darüber, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Besprechung von Anfang bis Ende ein Erfolg wird? Oder haben Sie vielleicht einen besonders hilfreichen Tipp in unserer Serie über Meetings gelesen und möchten ihn noch einmal nachlesen? Auf unserer Übersichtsseite zur Planung von Meetings finden Sie alles, was Sie wissen müssen.
