Meetings: 10 Tipps für Etiquette und Engagement

Auch JOIN ist mit den Herausforderungen rund um Meetings vertraut und wir merkten schnell, dass Meeting-Etiquette und Engangement des Teams sich auf die Effektivität von Meetings auswirkten. Auf dieser Basis konnten wir einige Best Practices etablieren, mit denen wir zur Verbesserung des Kosten-Nutzen-Faktors unserer Meetings beitragen.

Körperlich anwesend, geistig woanders

Viele Meeting-Organisatoren machen den Fehler, anzunehmen, dass ihre Mitarbeiter, nur weil sie körperlich anwesend sind, auch geistig anwesend seien. Aber wie Statistiken zeigen, ist das einfach nicht der Fall! In einer Befragung gaben ganze 90 % der Teilnehmer an, in Meetings zu tagträumen. Ebenfalls gaben 73 % an, ihre Zeit in Meetings für andere Arbeiten zu nutzen.

Wie können Meetingleiter also diese Statistik senken? Nun, ein guter Anfang ist es, die Umgangsformen in ihrem Team zu verbessern und die Meetingstruktur und -präsentation einigen Änderungen zu unterziehen. Nachfolgend möchten wir einige unserer bewährten sind Methoden vorstellen, mit denen Sie genau das tun können.

Meeting-Etiquette

Beginnen wir mit der Meeting-Etiquette. Was genau ist unter diesem Begriff zu verstehen? Gemeint sind damit gewisse Benimmregeln für Meetings, an die sich alle im Team halten. Sie regelt zum Beispiel, wann Fragen gestellt werden dürfen, wie Wortmeldungen aussehen und welcher Umgangston dabei gepflegt wird – zusammenfassend auch oft Meetingkultur genannt.

Die Befolgung dieser fünf Schritte wird dazu beitragen, dass die Teilnehmer konzentriert und produktiv bleiben und Unterbrechungen in Ihren Besprechungen vermieden werden.

1. Pünktlichkeit ist ein Muss

Eine gute Meeting-Etiquette beginnt, bevor das Team den Raum überhaupt betreten hat. Pünktlich zu erscheinen, ist natürlich eine der grundlegendsten Benimmregeln für erfolgreiche Business Meetings. Das verkürzt auch die Zeit, in der die Teilnehmer Ihnen ihre Aufmerksamkeit schenken müssen, was das Engagement in der Sitzung erheblich verbessert.

Sicher, in manchen Notsituationen lässt sich ein Zuspätkommen nicht vermeiden. Aber da die durchschnittliche Verspätung bei Meetings etwa 11 Minuten beträgt und 50 % der Mitarbeiter Verspätungen als Zeichen für mangelhafte Meetings werten, ist es von entscheidender Bedeutung, Verspätungen zu minimieren.

Um genau das sicherzustellen, verlassen wir bei JOIN uns eben nicht auf Auto-Erinnerungen der Mitarbeiter-Kalender. Stattdessen sind wir dazu übergegangen, freundliche und effektive Meeting-Erinnerungen zu schreiben. Tatsächlich sind Verspätungen inzwischen sehr selten geworden.

Finden allerdings bestimmte Meetings häufiger verspätet statt, könnte eine Überprüfung und Anpassung des Zeitpunkts Ihrer Meetings zur Verbesserung der Pünktlichkeit beitragen. Laut Studie haben insbesondere junge Talente häufiger Probleme mit morgendlichen Meetings!

In extremen Fällen, in denen der verspätete Beitritt zu einem Meeting häufig zu erheblichen Störungen führt, kann es sich lohnen, eine Regel einzuführen. Kommen Teilnehmer beispielsweise mehr als 5 Minuten zu spät, könnte er aus dem Meeting ausscheiden (vorausgesetzt er nimmt keine Schlüsselrolle). Die verpassten Informationen können über die Besprechungsprotokolle erfasst werden.

2. Stellen Sie sicher, dass jeder Sie hören kann

Bevor Sie das Meeting mit voller Kraft vorantreiben, vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer gut hören und sehen können, was Sie vortragen. In den meisten Fällen werden die Teammitglieder nicht von sich aus sagen, dass sie etwas nicht sehen oder hören können, daher ist es ratsam, sich vorher zu vergewissern.

Das ist natürlich besonders wichtig, wenn Teilnehmer über Zoom am Meeting teilnehmen. Dann muss auch vonseiten des virtuellen Meeting-Teilnehmers geklärt sein, dass Kamera, Mikrofon und Tonausgabe funktionieren. Es gehört zum guten Ton, Geräte vor dem Start des Meetings auf ihre Funktionalität zu testen und sich zu Beginn des Meetings ein paar Sekunden Zeit hierfür zu nehmen. Das steigert auch das Engagement des Teams erheblich.

Auch für virtuelle und Online-Meetings haben wir übrigens einen Guide zu unserer Zoom-Etiquette erstellt.

3. Die Vorbereitung macht das Meeting

Ein Teammitglied, das unvorbereitet zu einer Sitzung kommt, ist eine Katastrophe. Und zwar nicht nur für ihn selbst, sondern für die gesamte Teilnehmerschaft. Alle Anwesenden merken, wenn jemand in einer Besprechung schlecht vorbereitet ist, sei es, weil er überhaupt nichts zur Diskussion beitragen kann, oder weil er Fragen nicht beantworten kann.

Es gibt jedoch einige Maßnahmen, die dagegen ergriffen werden können. Eine davon ist die Versendung einer vollständig ausgefüllten Meeting-Agenda mit Diskussionspunkten und Erwartungen an ihre Teilnehmer. Auch wir bei JOIN haben diese Regel eingeführt und konnten unseren Teammitgliedern so die Vorbereitungszeit verkürzen und vereinfachen. Meeting-Teilnehmer bei JOIN wissen genau, was sie mitbringen müssen (sowohl physisch als auch mental!).

Eine weitere Möglichkeit, unvorbereitete Meetings zu vermeiden und die Produktivität hochzuhalten, besteht darin, den Teilnehmern die Möglichkeit zur Ausscheidung aus dem Meeting zu geben.

Von dieser Möglichkeit sollten Teammitglieder etwa dann Gebrauch machen, wenn sie nichts zur Diskussion beitragen können oder feststellen, dass sie nicht vorbereitet sind. Das allerdings innerhalb der ersten 5-10 Minuten des Meetings geschehen, um die Teilnehmer nicht zu unterbrechen, wenn sie mitten im Flow sind. Dies ist bekanntlich auch eine von Elon Musks Meeting-Regeln.

4. Halten Sie Ablenkungen von Ihrem Team fern

Eine der wichtigsten Benimmregeln aus unserer Meeting-Etiquette, die den Verlauf eines Meetings völlig verändern kann, besteht darin, Ablenkungen zu vermeiden. Nichts ist in einer Brainstorming-Sitzung oder einem angespannten Entscheidungsfindungsmeeting unangenehmer als jemand, der in der Ecke sitzt und SMS schreibt.

Wir fordern unsere Teammitglieder deshalb auf, ihre Telefone stumm zu stellen und in der Tasche zu lassen. Das ist eine mehr als vernünftige Bitte und stellt sicher, dass kein Klingeln, Summen oder Piepen wichtige Prozesse unterbricht. Außerdem wird dadurch die Meetingdauer auf ein Minimum reduziert, während das Engagement in Meetings mit dieser Regel mit Sicherheit in die Höhe schnellen wird.

Das Fehlen solcher Ablenkungen ist für alle unsere Teammitglieder von Vorteil. In einer Umfrage von Doodle gaben 55 % der Mitarbeiter an, Anrufe oder SMS während eines Meetings als Störfaktor gelten und zu einem negativen Ergebnis des Meetings führen. Die Durchsetzung dieser Etiquette für Meetings ist also ein Gewinn für alle Beteiligten.

Mobiltelefone sind aber nicht die einzige Ablenkung, die in einer Sitzung auftreten kann. Die gleichen Regeln gelten auch für Smartwatches und Benachrichtigungen auf Laptops. Verursachen diese zu viele Störungen oder Ablenkungen, können auch handschriftliche Notizen anstelle von Laptops gefordert werden.

5. Beschränken Sie Unterbrechungen auf ein Minimum

In einer gesunden Diskussion kann es gelegentlich vorkommen, dass zwei Personen gleichzeitig sprechen. Ständige Unterbrechungen gehören jedoch nicht zu den Merkmalen einer fruchtbaren Besprechung.

Wir bei JOIN legen deshalb großen Wert darauf und haben es zu einem wichtigen Teil unserer Meeting-Etiquette gemacht, dass jedes Teammitglied seine Gedanken frei und ohne Unterbrechung vortragen kann. Fragen und Diskussionen können im Anschluss daran stattfinden.

Wenn Sie mit häufigem Übereinanderreden der Teilnehmer oder Unterbrechungen anderer Redner zu kämpfen haben, kann eine solide Agenda mit festen Redezeiten für jeden Teilnehmer Abhilfe schaffen.

Eine weitere Möglichkeit, diese Unterbrechungen zu minimieren, besteht darin, eine respektvollere Unternehmenskultur zu fördern. Wenn alle anderen Aspekte Ihres Arbeitsplatzes ein Gefühl des Wettbewerbs und der Herausforderung vermitteln, wird dies zwangsläufig auf Meetings übergreifen. Kleine Änderungen am übrigen Arbeitsumfeld werden zweifellos dazu beitragen, dies zu ändern.

Meeting-Engagement

Das Meeting-Engagement beschreibt den Grad der Aufmerksamkeit und aktiven Beteiligung der Teilnehmer an Ihrer Besprechung. Das Maß des Engagements in einem Meeting lässt sich an der Art erkennen, wie die Teammitglieder sprechen, wie aufmerksam sie zuhören oder wie aktiv sie an einer Gruppenaktivität mitarbeiten.

Diese fünf Schritte sorgen dafür, dass Ihre Teammitglieder sich aktiver an Ihren Meetings beteiligen und dass jedes Meeting als gut investierte Zeit gewertet werden kann.

1. Monologisieren Sie nicht lange

Den meisten Menschen fällt es schwer, über einen längeren Zeitraum hinweg zuzuhören, was viele Meetings ziemlich schwierig macht.

Als gute Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, haben wir in unserem Team eingeführt, alle Sitzungen so zu planen, dass nicht mehr als 10 Minuten am Stück gesprochen wird. Diese Zeit kann durch Pausen für Fragen, Diskussionen in kleineren Gruppen oder eine kleine Aktivität unterbrochen werden.

Bei einigen Meeting-Arten sind lange Sprechzeiten gar nicht nötig, da die Mitglieder abwechselnd ihre Gedanken oder Meinungen vortragen können. Auf diese Weise wird vermieden, dass die Aufmerksamkeit der Anwesenden durch zu langes Reden verloren geht – etwas, das immerhin 46 % der Teilnehmer an Meetings nicht mögen.

2. Achten Sie auf die Körpersprache des Teams

Wenn Sie mit der Leitung eines Meetings betraut sind und das Wort ergreifen oder eine Gruppenaktivität leiten, haben Sie einen besonderen Einfluss auf das Niveau des Engagements in der Besprechung. Eine Möglichkeit, um festzustellen, ob die Dynamik erhöht werden muss, ist die Beobachtung der Körpersprache in Ihrem Besprechungsraum.

Wenn Sie eine der folgenden Verhaltensweisen in Ihren Meetings feststellen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie Ihre Taktik ändern müssen:

• Zappeln
• Gähnen
• Zurücklehnen und den Raum untersuchen
• Überprüfen von Telefon oder E-Mails
• Flüstern mit anderen Anwesenden
• Auf die Uhr schauen

Wenn Sie bemerken, dass Teammitglieder dies tun, ist es vielleicht an der Zeit, sich nach ihren Meinungen oder Fragen zu erkundigen, um die Zeit zu unterbrechen, in der Sie gesprochen haben.

Sie könnten auch versuchen, die Tagesordnung zu ändern oder, wenn alles andere fehlschlägt, die Besprechung zu vertagen. Es ist besser für die Produktivität, wenn Ihr Team an etwas anderem arbeitet, als wenn Sie in Ihrem Meeting auf taube Ohren predigen.

3. Planen Sie Pausen ein

Die allgemeinen Regeln der Meeting-Planung besagen, dass eine Besprechung kurz und bündig sein und nicht länger als 45 Minuten dauern sollte. Aber in manchen Fällen ist das einfach nicht umsetzbar.

Wenn eine Besprechung länger als 45 Minuten dauert, kann sich das sehr negativ auf das Engagement der Teilnehmer auswirken. Auch wenn man meinen sollte, die besten Köpfe für ein paar Stunden in einem Raum zusammenzubringen, führe zu stundenlanger, produktiver und genialer Arbeit: Tatsächlich verlieren mit zunehmender Meetingdauer immer mehr Teilnehmer den Fokus.

Durch Pausen lässt sich das Engagement des Teams jedoch hochhalten. Diese Studie von Microsoft hat ergeben, dass durch Pausen das Engagement in Meetings gesteigert werden kann. Die Pausen geben dem Team die Möglichkeit, das Gehirn aufzuladen und zu entspannen, einen schnellen Snack oder Kaffee zu sich zu nehmen (was auch die Stimmung hebt!) und sich dann wieder auf das Thema zu konzentrieren.

Diese Praxis ist besonders bei Zoom-Meetings wichtig. Da die Mitarbeiter nicht von einem Ort zum anderen wechseln müssen, gehen Manager und Meeting-Verantwortliche oft davon aus, dass mehrere Remote-Meetings aneinandergereiht werden können. Dies ist ein sicherer Weg, um die gefürchtete Zoom-Fatigue hervorzurufen. Planen Sie daher Pausen für Ihr Remote-Team als Priorität ein!

4. Fördern Sie handschriftliche Notizen

Wie wir in diesem Artikel bereits mehrfach erwähnt haben, sind handschriftliche Notizen ein hervorragendes Mittel, um sich in Meetings einzubringen. Das handschriftliche Notieren ist ein komplexes Verfahren, das dazu führt, dass Sie sich mehr von Ihren Meetings merken können.

Es hat sich auch gezeigt, dass man beim Anfertigen von handschriftlichen Notizen eher zuhört, was gesagt wird, als einfach nur das Gehörte abzuschreiben. Das bedeutet, dass Ihre Teammitglieder sich viel stärker auf den Inhalt der Sitzung einlassen, statt sich von einer verlockenden E-Mail oder Slack-Nachricht ablenken zu lassen!

Sollen Ihre Notizen jedoch weitergegeben oder zu einem vollständigen Dokument verarbeitet werden, ist es sicherlich besser, Meeting-Notizen digital zu speichern. So lassen sie sich schneller bearbeiten und es besteht nicht die Gefahr, dass jemand Schwierigkeiten hat, Ihre Handschrift zu lesen!

5. Teilen Sie die Arbeit auf

Ein absolut sicherer Weg, wie Sie Teammeetings interessanter gestalten können, ist es, Ihr Team in die Meetings einzubeziehen. Wenn Sie jedem Mitglied der Sitzung einen Teil der Leitung oder des Vortrags zuweisen, nehmen Sie den Druck von sich und verhindern, dass einzelne Teammitglieder ins Träumen geraten.

Dieser kollaborative Ansatz verbessert auch die Meeting-Kompetenzen des Teams, fördert eine auf Teamwork basierende Unternehmenskultur und macht Meetings viel angenehmer!

Jedes Meeting ist anders

Denken Sie daran, dass es viele verschiedene Arten von Besprechungen gibt, und dass das, was im einen Fall funktioniert, nicht unbedingt auch in einem anderen funktionieren muss. Bei einem Meeting, in dessen Verlauf mehrere Teilnehmer ihre Bildschirme präsentieren müssen, ist es zum Beispiel nicht möglich, die Laptops aus dem Besprechungsraum fernzuhalten.

Aber mit diesen Punkten im Hinterkopf und ein wenig Übung werden Sie langsam verstehen, was für Ihr Team funktioniert. Unsere Best Practices werden Ihnen dabei helfen, Lösungen für Ihr Team-Engagement zu entwickeln und Ihre eigenen Ideen für Umgangsformen und engagierte Teammeetings zu entwickeln, die Sie dokumentieren und in Zukunft nutzen können.