Virtuelle Meetings: Zoom-Etiquette

Auch wir waren früher nicht sonderlich versiert in Sachen virtuelle Meetings und Zoom-Etikette. Und wir sind immer noch weit davon entfernt, perfekt zu sein. Aber wir haben aus unseren Fehlern gelernt, unsere internen Richtlinien angepasst und sie verbessert. Das ist ein fortlaufender Prozess, der in diesem sich ständig weiterentwickelnden Guide zu Zoom und der Etikette für virtuelle Meetings beschrieben wird.

Die Pandemie zwang die meisten von uns zu virtuellen Meetings. Und genau das hat sie für uns ganz schön vermiest. Aber virtuelle Meetings sind unglaublich nützlich, wenn sie richtig professionell durchgeführt werden.

Vor allem, wenn Sie wie wir in einem hybriden oder einem Remote-Team arbeiten, braucht Ihr Unternehmen Videokonferenzen, damit das Team in Verbindung bleibt. Aber damit das funktioniert, sollten Sie einige einfache Benimmregeln und Best Practices für Zoom festlegen. Nachfolgend stellen wir vor, welche wir für uns implementiert haben.

Wann Sie Zoom nutzen sollten (und wann nicht)

Die erste Frage, die wir unseren Teammitgliedern stellten, war einfach: Wann sollten wir Zoom nutzen?

Bevor wir uns mit der praktischen Etiquette virtueller Meetings befassen, wollten wir den Stellenwert von Zoom innerhalb unseres Unternehmens-Ökosystems ermitteln. Also haben wir beschlossen, das Team zu fragen. Wann verwenden Sie Zoom (lieber)? Und wann möchten Sie Zoom nicht nutzen?

Nachdem wir die wenig hilfreichen Antworten herausgefiltert hatten (z. B. „nie“), fassten wir sie in den folgenden Punkten zusammen:

Wann wir Zoom verwenden	Wann wir Zoom nicht verwenden
Wiederkehrende Team- oder 1:1-SitzungenPräsentation haltenWebinar veranstaltenWenn es einfacher, schneller und klarer ist als über andere Kommunikationskanäle	Wenn es kein Treffen sein sollte/auch über Telefon, E-Mail oder Slack gingeWenn auch ein persönliches Treffen möglich istWenn es kein klares Ziel oder keine klare Tagesordnung für das Meeting gibt

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wann wir bei JOIN welchen Kommunikationskanal nutzen, werfen Sie einen Blick auf unseren Guide zur Notwendigkeit eines Meetings.

Zoom-Etiquette: 15 Tipps und Best Practices für Ihr virtuelles Meeting

Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Meeting ein Meeting sein muss, ist es an der Zeit, sich vorzubereiten. Hier sind die bewährten Zoom-Etiquette Best Practices, die für uns funktionieren. Wir hoffen, sie sind auch für Sie nützlich!

1. Es ist immer noch ein Meeting …

Viele der Benimmregeln, die für persönliche Treffen gelten (z. B. nicht zu spät kommen), gelten auch für virtuelle Meetings.

Vergessen Sie also nicht, alle anderen Regeln für die Meeting-Planung und weitere Best Practices für Meetings einzuhalten.

2. Bitte Lächeln für die Kamera

Lassen Sie Ihre Kamera bei jedem Meeting eingeschaltet. Das sollte Ihre Standardeinstellung sein. Und sofern die eingeschaltete Kamera Ihre Besprechung nicht in irgendeiner Weise behindert (z. B. aufgrund einer langsamen Internetverbindung), sollten Sie sich an diese Regel halten.

Moment, aber hilft es Ihren Mitarbeitern nicht, ab und zu das Video auszuschalten, um die aufkeimende Zoom-Fatigue zu bekämpfen?

Richtig. Aber wenn Sie Ihre Kamera sowieso ausschalten, warum sollten Sie dann überhaupt ein Videokonferenz-Tool verwenden? Besprechen Sie stattdessen Ihre Besprechungspunkte schriftlich oder rufen Sie per Telefon oder Slack an.

Wenn Sie eine Videokonferenz abhalten, dann deshalb, weil Sie eine bestimmte Art der Interaktion von Angesicht zu Angesicht benötigen, die Sie über andere Kommunikationskanäle nicht erreichen können. Bei einem Videoanruf kann man die Mimik und Körpersprache des anderen (teilweise) lesen. Es ist auch eine viel persönlichere Form der Kommunikation als z. B. E-Mail.

Deshalb lautet eine unserer wichtigsten Regeln für virtuelle Meetings: Lassen Sie Ihre Kamera an! Und fügen Sie Ihrem Konto immer ein Profilfoto hinzu. Wenn Sie also Ihre Kamera ausschalten müssen, können wir Ihr hübsches Gesicht trotzdem sehen.

3. Überprüfen Sie die Technik und Einstellungen vor dem Anruf

„Karen, kannst du uns hören? Ich glaube, deine Kopfhörer funktionieren nicht …“

Überprüfen Sie immer, ob Ihre technische Einrichtung funktioniert, bevor Sie den Anruf tätigen. Natürlich kann es zu unerwarteten technischen Problemen kommen, aber vieles lässt sich verhindern, wenn Sie Video, Mikrofon und Kopfhörer vorher testen.

Es macht die virtuelle Besprechung nicht nur unangenehmer, wenn Sie mit Ihrem Gerät kämpfen, sondern Sie nehmen auch die Zeit aller Beteiligten in Anspruch. Die Menschen verbringen ohnehin schon zu viel Zeit in (virtuellen) Besprechungen, also machen Sie sie nicht länger, als sie sein müssen.

4. Verwischen Sie Ihren unruhigen Hintergrund

Ihr Hintergrund muss keine perfekte Oase der Entspannung sein, aber er sollte auch keine Ablenkung darstellen.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und Ihr Mitbewohner hinter Ihnen putzt, ist es besser, den Hintergrund unscharf zu machen oder ein eigenes Bild als Hintergrund zu verwenden. Gehen Sie dazu in der Zoom-App auf Einstellungen > Hintergrund & Filter, um Ihren Hintergrund unscharf zu machen, einen der virtuellen Hintergründe von Zoom oder ein eigenes Bild hinzuzufügen.

5. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen

Schalten Sie sich standardmäßig stumm, heben Sie die Stummschaltung nur zum Sprechen auf.Von bellenden Haustieren bis hin zu lautem Atmen im Mikrofon: Hintergrundgeräusche sind oft unvermeidlich. Aber diese Geräusche können die Teilnehmer während des Gesprächs ablenken, vor allem, wenn die Geräusche von dreißig Teilnehmern auf einmal kommen.Deshalb sollten Sie sich immer stumm halten, es sei denn, Sie haben akut etwas zu sagen.

6. Heben Sie Ihre Hand (physisch oder virtuell)

Sie haben eine Frage oder möchten etwas sagen, während eine Präsentation läuft oder jemand spricht? Das ist toll, aber bitte unterbrechen Sie den Redner nicht auf unhöfliche Weise! Jemanden zu übertönen ist ein No-Go. Das entspricht nicht der normalen gesellschaftlichen Etikette und sicher auch nicht der Zoom-Etiquette.

Verwenden Sie stattdessen die Funktion „Hand heben“ von Zoom oder heben Sie einfach die Hand vor der Kamera, um zu signalisieren, dass Sie etwas zu sagen haben. Alternativ können Sie auch eine Nachricht im Chat des Meetings hinterlassen. Dies ist vor allem in größeren Gruppen und bei Fragen während der Präsentation nützlich, da es den Redefluss des Präsentators nicht unterbricht.

7. Geben Sie allen eine Chance zu sprechen

In einem (geschäftigen) Meeting das Wort zu ergreifen, kann schwierig sein. Virtuell zu sprechen ist oft noch schwieriger. Im wirklichen Leben können Sie mit einer bestimmten Körpersprache signalisieren, dass Sie etwas zu sagen haben.

Aber in einem virtuellen Meeting, besonders wenn die Verbindung nicht optimal ist, kann es schwierig sein, sich einzuklinken. Und wenn zwei Teammitglieder aktiv über etwas diskutieren, fällt es Ihnen vielleicht schwer, sich einzubringen und Ihre Meinung zu sagen.

Deshalb ist es bei virtuellen Meetings noch wichtiger als bei realen Meetings, dass jeder zu Wort kommt. Wenn Sie die Besprechung moderieren, achten Sie darauf, ob jemand etwas sagen möchte, und fordern Sie die Teilnehmer aktiv auf, sich zu bestimmten Punkten zu äußern.

8. Seien Sie vorbereitet

Dies gehört zwar immer zur Meeting-Etikette, ist aber bei Videokonferenzen besonders wichtig. Dies erleichtert eine fruchtbare Diskussion und befähigt bzw. ermutigt alle Teilnehmer, sich aktiv zu beteiligen.

Als Organisator sollten Sie die Agenda immer so früh wie möglich vor der virtuellen Sitzung bekannt geben. Je früher Sie dies tun, desto mehr Zeit haben die Teilnehmer, sich auf das Meeting vorzubereiten – und desto erfolgreicher werden die Diskussionen während des Meetings ausfallen.

Wenn Sie ein Zoom-Meeting in Ihrem Kalender planen, können Sie das Dokument mit der Agenda des Meetings anhängen oder die Agenda direkt in die Beschreibung der Meeting-Einladung einfügen.

9. Kein Multitasking

Sie denken vielleicht, dass Sie Ihre Zeit effizient nutzen, wenn Sie während einer Besprechung E-Mails beantworten, aber das stimmt nicht. Multitasking ist nicht gut für Ihre Produktivität. In der Tat ist Multitasking meist ein Mythos.

Eine Studie ergab, dass nur 2,5 % der Menschen überhaupt die Fähigkeit besitzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Der Rest von uns macht kein Multitasking, sondern wechselt einfach zwischen den Aufgaben. Das Wechseln von Aufgaben macht Sie anfälliger für Fehler und verringert Ihre Produktivität erheblich. Aber das ist nur ein Blick auf die statistischen Auswirkungen des Multitasking auf Ihre Produktivität bei der Arbeit.

Wenn Sie während eines Zoom-Meetings andere Dinge tun, sind Sie außerdem unglaublich unhöflich. Sie schenken Ihren Teammitgliedern nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Und Sie vermindern die Effektivität und das Team-Engagement innerhalb des Meetings. Sie sind in diesem Moment, offen gesagt, das schwächste Glied.

Konzentrieren Sie sich also auf Ihr virtuelles Meeting, und zwar nur auf dieses Meeting. Ihr Posteingang kann eine halbe Stunde warten.

10. Essen Sie nicht in Meetings

Sie sollten versuchen, während einer Besprechung nicht zu essen, da dies Sie selbst und andere gleichermaßen ablenken kann. Schließlich wechseln Sie zwischen mindestens zwei Aufgaben hin und her.

Wenn Ihr Tag mit aufeinanderfolgenden Besprechungen ausgefüllt ist, müssen Sie manchmal einfach während einer Besprechung etwas essen. Das kommt vor. Versuchen Sie trotzdem, das nach Möglichkeit zu vermeiden.

Und wenn Sie in einem virtuellen Meeting essen, bitten wir Sie, sich stets stumm zu halten! Niemand will hören, wie Sie Ihre Nudelsuppe schlürfen …

11. Informieren Sie andere, wenn Sie sich verspäten

Dies ist ein Gebot der Höflichkeit.

Senden Sie eine Slack-Nachricht, aktualisieren Sie die Einladung zur Besprechung (wenn Sie der Gastgeber sind) oder senden Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Besprechung. Lassen Sie die Leute nicht einfach vor dem Bildschirm sitzen und auf Ihr Erscheinen warten.

12. Halten Sie sich an den Zeitplan

Sie wollen nicht länger als nötig in einer Besprechung festsitzen. Genauso sollten Sie aber auch nicht zu viel Zeit für eine Besprechung einplanen.

Wenn Sie ein Zoom-Meeting planen, versuchen Sie, die Zeit einzuplanen, die Sie wahrscheinlich benötigen werden (anstatt standardmäßig eine Stunde einzuplanen).

Wenn Sie erst einmal im Meeting sind, behalten Sie die Zeit im Auge, um sicherzustellen, dass Sie das geplante Zeitfenster einhalten. Sie können die Zoom Timer-App verwenden, um Ihre Zeit während des Meetings besser zu verwalten.

13. Zeichnen Sie ein Meeting nicht standardmäßig auf

Die Meinungen zu diesem Punkt sind gespalten, und wir hatten Mühe, einen zufriedenstellenden Konsens zu finden.

Einige Unternehmen schwören darauf, jedes Zoom-Meeting standardmäßig aufzuzeichnen, damit es immer eine Aufzeichnung der besprochenen Themen gibt. Das bedeutet auch, dass jemand, der eine Besprechung verpasst hat, sich die Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt ansehen kann.

Aber das Wissen, dass eine Sitzung aufgezeichnet wird, kann sich auch darauf auswirken, wie offen die Teilnehmer sprechen. Und wenn Ihr Unternehmen jeden Tag Hunderte von virtuellen Meetings abhält, kann es zeitaufwändig sein, all diese in der Cloud gespeicherten Aufzeichnungen zu organisieren und im Auge zu behalten.

Deshalb haben wir uns dagegen entschieden, Besprechungen grundsätzlich aufzuzeichnen. Es ergibt einfach keinen Sinn, tägliche Stand-ups und wöchentliche Teambesprechungen aufzuzeichnen, die sich niemand mehr ansieht.

Wir drücken aber die rote Aufnahmetaste, wenn wir glauben, dass es einen Mehrwert bringt. Zum Beispiel, wenn es sich um eine wichtige Unternehmensaktualisierung handelt und einige Teammitglieder krank sind. Oder wenn Sie eine neue Produktfunktion erklären, damit die Leute sie sich später noch einmal ansehen können.

Wenn Sie sich für die Aufzeichnung eines virtuellen Meetings entscheiden, informieren Sie die Teilnehmer zu Beginn darüber. Das ist die höfliche Art und Weise.

14. Nutzen Sie die Zoom-Funktionen zu Ihrem Vorteil

Versuchen Sie, die verschiedenen Funktionen, die Zoom zu bieten hat, optimal zu nutzen. Nicht alle von ihnen sind für Ihr Unternehmen von Nutzen. Aber sie können manchmal helfen, Teammitglieder bei der Stange zu halten. Einige Beispiele für beliebte Zoom-Funktionen:

• Aktivierung von Nebenräumen, um die Teilnehmer in separate Sitzungen aufzuteilen (wenn Sie der Host des Meetings sind, wählen Sie die Schaltfläche Nebenräume am unteren Rand)
• Umfragen während des Meetings, um Diskussionen schnell zu lösen und Beiträge von den Teilnehmern zu erhalten (wenn Sie der Meeting-Host sind, wählen Sie die Schaltfläche „Umfragen“ am unteren Rand)
• Zusammenarbeiten mit Kommentar-Tools, damit die Teilnehmer Notizen oder Zeichnungen hinzufügen können, wenn jemand seinen Bildschirm freigibt (wählen Sie View Option > Annotate).
• Immersiv konferieren, um Ihrem virtuellen Meeting ein realeres Gefühl zu geben (wählen Sie Ansicht > Immersiv)

Wahrscheinlich werden Sie diese Funktionen bei Ihren täglichen Besprechungen oder anderen regelmäßigen Meetings nicht verwenden. Aber sie können in bestimmten Situationen nützlich sein und die Produktivität Ihres Teams steigern.

15. Verlassen Sie die Besprechung, wenn sie keinen Mehrwert bringt

Und zu guter Letzt eine unserer wichtigsten Regeln der Zoom-Etiquette: Wenn ein Meeting keinen Mehrwert bringt, sollten Sie nicht dabei sein.

Und das gilt in beide Richtungen. Egal, ob Sie glauben, dass die Besprechung Ihnen keinen Nutzen bringt, oder ob Sie nicht in der Lage sind, einen nützlichen Beitrag zu leisten: Wenn es keinen Mehrwert bringt, gehen Sie nicht hin. Merken Sie das erst nach der Hälfte der Besprechung?

Dann gehen Sie einfach. Aber beachten Sie die richtige Etikette für virtuelle Treffen. Senden Sie eine kurze Nachricht im Zoom-Chat, in der Sie erklären, warum Sie die Sitzung verlassen, und gehen Sie dann leise. So stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechung nur minimal stören. Schließlich ist die Besprechung für die anderen wichtig und Sie möchten deren Konzentration nicht stören.

Dies war einer der am schwersten umzusetzenden Punkte, weil unsere Teammitglieder es generell als unhöflich empfanden, mitten in der Sitzung zu gehen oder Einladungen abzulehnen. Aber warum sollte man aus vermeintlicher Höflichkeit eine Besprechung mitmachen, die keinen Mehrwert bringt? Viel höflicher ist es doch, niemandes Zeit zu verschwenden.

Interessieren Sie sich für weitere praktische Tipps rund um Meetings und Zeitersparnis? Dann lesen Sie den nächsten Artikel unserer Serie über die Checkliste für nach dem Meeting.