In unserem Artikel „Muss es wirklich ein Meeting sein?“ haben wir bereits festgestellt, dass Meetings sich in den meisten Fällen auch mit einer E-Mail hätten abwickeln lassen. Doch wenn es wirklich mal ein Meeting sein muss, wie lang sollte es dann dauern? Die Frage haben auch wir bei JOIN uns gestellt und merkten recht schnell: Genau wie viele andere Faktoren hängt auch die optimale Meetingdauer tatsächlich vom Inhalt der Besprechung ab.
- Meetingdauer häufig unnötig lang
- Puffer einplanen
- In (strikten) 15-Minuten-Intervallen planen
- Direkt auf den Punkt
- Meetingdauer zum Informationsaustausch
- Meetingdauer zur Entscheidungsfindung
- Meetingdauer für Brainstormings
- Meetingdauer für Updates
- Übung macht den Meister
Meetings dauern häufig unnötig lang
Unterschiedliche Meeting-Arten benötigen unterschiedlich viel Zeit. Eines ist jedoch sicher: je kürzer, desto besser. In einer diesbezüglichen Rundfrage gaben rund 50 % der befragten Angestellten an, dass das lange Reden über unwichtige Themen eine der Hauptursachen für die mangelhafte Qualität eines Meetings darstellen.
Damit auch Sie Ihre Sitzungen auf Vordermann bringen können, teilen wir die nachfolgenden Tipps und Tricks mit Ihnen, nach denen JOIN bereits arbeitet – und die auch uns enorm geholfen haben, unsere Meetings effizienter zu gestalten.
Allgemeine Tipps zur Meetingdauer
Bevor wir zu den einzelnen Meeting-Arten und ihrer jeweiligen optimalen Meetingdauer kommen, zuerst einige allgemeine Tipps, die Sie für effizientere Meetings beherzigen sollten:
Planen Sie Puffer ein
Da wir keine Roboter sind, gibt es zu Beginn eines Meetings zwangsläufig ein paar Minuten, in denen wir uns begrüßen oder warten müssen, bis alle auf dem gleichen Stand sind.
Wenn Sie dies für die ersten zwei bis drei Minuten einer Besprechung einplanen, hat das Team die Möglichkeit, sich aufeinander einzustellen. Es bedeutet aber auch, dass der eigentliche Inhalt der Besprechung nicht durch dieses unvermeidbare Geschnatter verzögert wird. Wenn diese Minuten bereits in der Meeting-Agenda festgelegt werden, kann das Geplauder problemlos gestoppt werden, ohne dass sich jemand gescholten fühlt.
Begrenzen Sie Meetings auf (strikte) 15-Minuten-Intervalle
Ein Kniff, an den wir uns bei JOIN zu halten versuchen, ist, dass wir unsere Sitzungen in 15-minütige Zeitabschnitte einteilen. Das bedeutet, dass wir Besprechungen mit einer Dauer von 15, 30 oder 45 Minuten ansetzen und sie auch nicht länger als diese Zeitspanne dauern lassen.
Wir legen auch zwischen den Meetings immer eine Pause von 15 Minuten ein, damit sich unsere Teammitglieder kurz erholen und die Informationen der vorherigen Besprechung verarbeiten können. Auf diese Weise wird das Risiko von Überschneidungen ebenfalls verringert und das Team erhält etwas Luft zum Atmen.
Bei einem ohnehin schon vollen Terminkalender arbeiten 73 % der Mitarbeiter während Meetings an anderen Aufgaben. Würden diese Meetings stattdessen kurz und knapp in festen 15-Minuten-Takten abgehalten werden, wüsste das Team immer, wann es zu seinen täglichen Aufgaben zurückkehren kann und könnte sich beruhigt auf ein Meeting fokussieren.
Zusammengefasst bedeutet das, dass die kürzesten Besprechungen 15 Minuten dauern sollten, regelmäßigere Besprechungen 30 Minuten und alles, was eine längere Diskussion erfordert, sollte 45 Minuten dauern. Alles, was weniger als 15 Minuten dauert, kann leicht per E-Mail erledigt werden, und alles, was länger als 45 Minuten dauert, muss möglicherweise auf mehrere Meetings aufgeteilt werden.
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass fast 100 % der Meetingteilnehmer einer Besprechung bis zur 15-Minuten-Marke aufmerksam folgen kann. Wenn Sie also Ihre Besprechungen unter 15 Minuten halten, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auch involviert sind!
Bringen Sie es direkt auf den Punkt
Die meisten Meetings werden unnötig in die Länge gezogen, weil Informationen besprochen werden, die bereits im Vorfeld hätten vermittelt werden können.
Wir bei JOIN senden deshalb vorab eine Agenda mit Aufzählungspunkten und allen wichtigen Informationen, denn so haben die Teilnehmer genügend Zeit, sich auf die anstehenden Diskussionen und Entscheidungen vorzubereiten und wir können direkt zum Kern des Meetings übergehen.
Indem wir den Zweck einer Sitzung nicht mehr erklären und weniger Informationen präsentieren müssen, sparen wir nicht nur Zeit, sondern verringern auch das Risiko einer Informationsüberflutung. Das ist ein Phänomen, bei dem die Fähigkeit, viele Informationen auf einmal zu verarbeiten und zu behalten, sowie eine Entscheidung zu treffen, stark beeinträchtigt wird.
Tipps zur Meetingdauer nach Meeting-Art
Wie lange sollte ein Meeting dauern, wenn es z. B. um Brainstormings, Präsentationen oder Entscheidungen geht? Für uns haben sich die folgenden Leitlinien zur Meetingdauer bewährt:
Wie lange sollten Meetings zum Informationsaustausch dauern?
Wenn unsere Meetings eine Präsentation oder anderes Informationsmaterial beinhalten, senden wir dieses vorher zusammen mit der Terminerinnerungs-E-Mail und der Agenda mit der Bitte um Lektüre an die jeweiligen Teilnehmer. So können wir Fragen und Diskussionspunkte vorbereiten, schneller zum Punkt kommen und uns die Meetingdauer verkürzen.
Das ist umso wichtiger, als die meisten Menschen bei PowerPoint-Präsentationen geistig nach etwa 10 Minuten abschalten. Unsere besten Talente eine Stunde lang in einem Raum zu versammeln, nur damit sie die meiste Zeit über tagträumen, ist ein enormer Kostenfaktor fürs Unternehmen.
Deshalb sind für Präsentationsbesprechungen 30-minütige Zeitfenster sinnvoll. Davon können 10 Minuten auf die Präsentation von Informationen und 15 Minuten, darauf verwendet werden, Fragen und Gedanken zu den präsentierten Inhalten zu diskutieren. Die restlichen 5 Minuten sind der oben erwähnte Puffer.
Wie lange sollten Entscheidungsmeetings dauern?
Die optimale Dauer hierfür hängt natürlich von der Entscheidung ab, die getroffen werden muss. Bei JOIN dauert eine solche Sitzung aber nicht länger als 45 Minuten. Für alles, was über 45 Minuten hinausgeht, geht die Aufmerksamkeit von etwa 40 % der Teilnehmer verloren – von wertvoller Arbeitszeit abgesehen.
Darüber hinaus würde dadurch auch der Entscheidungsprozess erheblich erschwert. Parkinsons Gesetz besagt, dass sich die Arbeit vervielfacht, um die ihr zugewiesene Zeit zu füllen. Das sollte man im Hinterkopf behalten, ebenso wie die Tatsache, dass unser Gehirn darauf eingestellt ist, den ersten Dingen, die wir hören, mehr Aufmerksamkeit zu schenken (auch bekannt als „Ankereffekt“). Deshalb kann die Entscheidung sogar verzerrt werden, wenn sich diese Meetings länger hinziehen als nötig.
Natürlich können größere Entscheidungen, die die Mitwirkung verschiedener Abteilungen im gesamten Unternehmen erfordern, durchaus länger dauern. Dann ist es aber sinnvoller, mehrere kürzere Sitzungen mit verschiedenen Abteilungen anzusetzen und die nötigen Informationen mit dem Entscheidungsinhaber zusammenzutragen.
Noch anschaulicher wird das ganze, wenn man z. B. diesen Meeting-Kosten-Rechner benutzt, um die Gesamtkosten langer Meetings mit vielen Teilnehmern zu ermitteln.
Wie lange sollten Brainstorming-Meetings dauern?
Grundsätzlich gelten 45 Minuten als der ideale Zeitraum für Brainstorming-Meetings, da alle Teilnehmer genügend Zeit haben, um Ideen zu diskutieren, ohne von der Menge der aufgenommenen Informationen ermüdet zu werden.
Das hängt jedoch von der Anzahl der Teilnehmer ab. Wenn alle Teilnehmer Informationen und Ideen vorbereitet haben, sollten auf der Tagesordnung mindestens 5 Minuten pro Person eingeplant werden, um Ideen kurz vortragen, Fragen klären und kurze Diskussionen führen zu können.
Für JOIN hat es sich bewährt, Brainstorming-Meetings nie länger als eine Stunde dauern zu lassen, da sonst der Fokus verloren geht.
Das bedeutet, dass die Dauer des Meetings von 45 Minuten im Notfall um maximal ein 15-Minuten-Intervall überschritten werden kann. Sprengt die Dauer schon bei der Planung das Limit von einer Stunde, kann die Kürzung der Teilnehmerliste eine sinnvolle Maßnahme sein.
Wie lange sollten Update-Meetings dauern?
Ob morgendlicher Stand-up oder entscheidende Informationen über das Unternehmen: Update-Meetings dauern bei JOIN in der Regel nicht länger als 15 Minuten. Dauern sie länger, riskiert man das Parkinson-Gesetz und stört den Workflow derjenigen, die nichts mehr zur Diskussion beitragen können.
Übung macht den Meister
Wie bei allen unseren früheren Sitzungsregeln erfordert auch die Umsetzung dieser neuen Meeting-Zeitvorgaben etwas Übung. Was für uns gilt, muss jedoch nicht zwangsläufig auch für Sie gelten:
Es besteht immer die Möglichkeit, dass Sie feststellen, dass Ihre Präsentationsbesprechungen 15 Minuten dauern, während Ihre Aktualisierungen 30 Minuten in Anspruch nehmen. Sie werden schnell ihren eigenen (richtigen) Weg finden, und sollten nicht das Gefühl haben, dass Sie sich in einen Zeitplan zwängen müssen, der einfach nicht funktioniert.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Meetings verbessern können? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere anderen Meeting-Artikel mit hilfreichen Tipps und Tricks, um Ihr Meeting-Erlebnis weiter zu optimieren!
