Trigon Gruppe: 101 annunci in otto mesi con il primo ATS

Trigon Gruppe gestisce e affitta oltre seimila immobili residenziali e commerciali in Germania. Le ricerche di personale coprono attività diverse: manutenzione degli edifici, giardinaggio, gestione immobiliare e ruoli commerciali. A seguirle c’era un team HR di tre persone, senza un software dedicato alle candidature.

I profili dispersi fra Indeed e le email

Quando Cengizhan Akan è entrato nel team, le candidature arrivavano su portali e caselle di posta diversi. «Non riuscivamo a capire da dove arrivassero le candidature o dove finissero i dati», racconta. Per ricostruire una selezione bisognava cercare fra messaggi e registri separati.

Il problema riguardava anche le decisioni. «Non riuscivamo a seguire lo stato delle candidature e questo rendeva più difficile prendere buone decisioni di assunzione.» Le informazioni mancanti e le risposte da recuperare sottraevano tempo alla valutazione dei profili.

La distribuzione degli annunci era limitata, con molto lavoro concentrato su Indeed. Per alcuni ruoli, il team riceveva meno candidature di quante gliene servissero. Allo stesso tempo, l’azienda manteneva numerose procedure cartacee: uno strumento difficile da configurare o da spiegare avrebbe creato un altro ostacolo per i colleghi meno abituati al digitale.

La prova di due strumenti

Cengizhan aveva già esperienza con software di gestione delle candidature. Ha esaminato varie soluzioni, ne ha selezionate due e ha provato alcune posizioni per diverse settimane. Join gli è sembrato adatto per la disponibilità in tedesco, la facilità d’uso e la possibilità di iniziare senza coinvolgere il reparto IT.

«Aveva tutte le funzioni che ci sarebbero state utili, era facile da capire, disponibile in tedesco e non troppo complesso dal punto di vista informatico. Per questo ho scelto Join.»

Dopo averlo presentato al suo responsabile e partecipato a una demo con il team Join, ha ottenuto l’approvazione della direzione. «L’ho provato, l’ho capito e mi è sembrata la scelta giusta», ricorda.

Le candidature sono state riunite nel percorso di selezione della rispettiva posizione. Il team poteva consultare i profili, aggiungere note, scrivere alle persone candidate e aggiornare gli annunci dallo stesso sistema. Cengizhan seguiva fino a quindici ruoli attivi contemporaneamente.

La distribuzione si è estesa ai portali collegati usati per le ricerche in Germania, fra cui Indeed, Stepstone e l’agenzia federale per l’impiego, Arbeitsagentur. Le domande di preselezione raccoglievano informazioni su requisiti come la conoscenza linguistica e il luogo di lavoro, aiutando il team a individuare prima le candidature non adatte.

Per Cengizhan non sono state necessarie sessioni formali di formazione: «Non c’era bisogno di una formazione iniziale. Ho semplicemente iniziato a usarlo». La prova e la demo erano già servite a valutare il prodotto; l’avvio del lavoro quotidiano non ha richiesto un ulteriore percorso formativo.

Centouno annunci nei primi otto mesi

Otto mesi dopo l’adozione di Join, Trigon aveva pubblicato 101 annunci, contando sia le ricerche ancora aperte sia quelle concluse. Gli annunci precedenti erano diventati un archivio da cui ripartire: il team poteva copiarne uno, adattare i dettagli e pubblicare la nuova ricerca.

Cengizhan riferiva un aumento delle candidature pertinenti e delle persone assunte, senza quantificare una percentuale di miglioramento:

«Ora riceviamo sicuramente molte più candidature valide rispetto a prima»

«Da quando usiamo Join abbiamo assunto più persone.»

Il team HR lavorava ogni giorno nello stesso sistema, aggiornando i profili e coordinandosi con i responsabili delle assunzioni. La differenza rispetto al passato era particolarmente evidente per Cengizhan:

«Prima di Join, la nostra organizzazione della selezione era una catastrofe. Non sapevamo da dove arrivassero le candidature e non avevamo modo di seguirle.»

Tra gli strumenti che intendeva approfondire c’erano le schede di valutazione, altri metodi di valutazione e l’assistenza dell’IA nella scrittura degli annunci. Erano i passi successivi che stava considerando mentre l’azienda proseguiva la digitalizzazione.