Pflegia: circa 410 candidature per posizione in Join

Le assunzioni che Ingo Hüttinger gestisce in Join servono a far crescere il team di Pflegia. La piattaforma berlinese mette in contatto personale infermieristico e assistenziale con strutture sanitarie in Germania; per svolgere questo lavoro, deve a sua volta assumere persone per le proprie attività interne.

Nei periodi più intensi, Ingo e il piccolo team seguono fino a 36 posizioni aperte. La scelta è incontrare molte persone, considerando anche chi presenta interruzioni nel percorso professionale, per trovare quelle che Ingo chiama le «Golden Nuggets», le pepite d’oro.

Un bacino ampio da seguire senza perdere le candidature promettenti

Ricevere molte risposte rendeva necessario sapere chi aveva già sostenuto un colloquio, chi attendeva un invito e dove mancava ancora una decisione. Prima di riunire il lavoro in Join, strumenti separati e fogli di calcolo rendevano difficile mantenere quella visione.

Nei periodi di picco, il team conduceva oltre ventotto colloqui al giorno, distribuiti fra tre e cinque persone. Inviti, disponibilità e aggiornamenti da gestire a mano aggiungevano lavoro a ogni ricerca.

Anche la pubblicazione su più portali richiedeva passaggi separati. Mancavano inoltre dati comparabili per capire quali canali portassero candidature pertinenti e dove investire nelle promozioni.

Una vista per ogni ruolo, con colloqui e messaggi collegati

Pflegia ha iniziato a usare Join all’inizio del 2021. Secondo il racconto del team, il primo annuncio è stato pubblicato nel giro di poche ore. Ogni posizione ha poi avuto un percorso di selezione condiviso, che mostrava lo stato di ciascuna candidatura.

«Quando esamini centinaia di candidature per più ruoli contemporaneamente, serve un sistema che dia una visione chiara. Per ogni ruolo so sempre esattamente a che punto è ciascuna persona: in quale fase si trova, in ogni momento.»

I modelli di email specifici per ruolo e i link al calendario permettevano alle persone invitate di prenotare direttamente un appuntamento con chi avrebbe svolto il colloquio. Comunicazioni e pianificazione dei colloqui restavano nello stesso sistema anche quando più persone conducevano incontri in parallelo.

Ingo attribuisce a questo lavoro un risparmio importante:

«Creare e pubblicare un annuncio è molto rapido. Il risparmio di tempo maggiore viene dall’automazione delle comunicazioni, dalla pianificazione degli inviti ai colloqui e dall’invio di email standard. È preziosissimo quando gestisci molte candidature.»

Pubblicare sui portali e scegliere le promozioni guardando i dati

Il multiposting consentiva a Pflegia di distribuire gli annunci su LinkedIn, Indeed e Stepstone da un unico punto. Per le posizioni più urgenti o difficili da coprire, il team aggiungeva promozioni a pagamento, mantenendo nello stesso sistema le candidature provenienti da entrambi i tipi di pubblicazione.

Le analisi dei canali mostravano da dove arrivavano le candidature e permettevano di confrontare i risultati delle diverse ricerche. Ingo spiega come usava queste informazioni:

«Dai nostri dati in Join sappiamo quali portali funzionano bene per noi. Vediamo quante persone sono arrivate da ogni canale, se erano qualificate o meno, e confrontiamo i diversi ruoli. Abbiamo trovato il nostro metodo.»

Il dato utile non era soltanto il numero di risposte, ma anche quante persone avessero i requisiti per proseguire. «Se vuoi crescere molto, Join può aiutarti. Ti offre un quadro analitico delle candidature dai diversi canali: puoi vedere da dove arrivano le persone, confrontare ciò che funziona e decidere meglio mentre cresci.»

Oltre 68.000 candidature e assunzioni operative in meno di una settimana

Dal 2021 al periodo descritto nella testimonianza, Pflegia aveva creato 167 posizioni e ricevuto oltre 68.000 candidature tramite Join. L’azienda indicava una media di circa 410 candidature per posizione. Il percorso di ciascun ruolo aiutava il team a gestire quel volume e a vedere il passo successivo per ogni persona.

Per alcuni ruoli operativi, fra cui Account Manager e Business Development, Pflegia riusciva a passare dal primo colloquio al contratto firmato in meno di una settimana, quando la corrispondenza con il ruolo era chiara. «Sappiamo che dobbiamo essere veloci con le persone valide e agiamo di conseguenza», dice Ingo.

Il team cercava di ridurre l’attesa fra i colloqui, mentre modelli di email e calendari condivisi alleggerivano il coordinamento. Ingo descrive il peso assunto da Join nel lavoro quotidiano con queste parole:

«Se Join sparisse domani, la nostra gestione delle candidature salterebbe completamente. Non avremmo più né un percorso di selezione né un flusso di candidature. Dovremmo ricominciare da zero.»