Il controllo delle referenze è il passaggio che quasi ogni responsabile delle assunzioni in una PMI dice di fare e che quasi tutti, alla fine, saltano. Lo saltano perché la telefonata libera non produce niente di utile, e la versione strutturata richiede uno sforzo che nessuno ha messo in agenda. Sosteniamo che a mancare sia l’anello di mezzo: una serie di domande scritte prima di alzare il telefono.
In Join le telefonate di referenze le facciamo noi, e le fa chi assume, senza passare dall’HR. Lo schema qui sotto è quello che usiamo, condensato per chi non ha una persona dedicata alla selezione. Dove parliamo di norme, il riferimento è l’Italia.
Cosa dicono i dati
Il numero che si cita più spesso contro le referenze viene da una meta-analisi di Hunter e Hunter del 1984. Lo riporta l’aggiornamento del 2016 di Schmidt, Oh e Shaffer alla rassegna di Schmidt e Hunter del 1998: nel documento di lavoro la validità operativa delle referenze nel prevedere la prestazione è di 0,26. Nella stessa tabella gli anni di istruzione valgono 0,10, il colloquio strutturato 0,58 e la prova di lavoro 0,33. Letto così, si capisce perché tante squadre smettano di farle.
Gli autori però avvertono che quello 0,26 poggia su studi precedenti all’attuale clima legale negli Stati Uniti, dove oggi molti datori di lavoro forniscono soltanto date di impiego e qualifica. Il testo non dice se le referenze studiate fossero strutturate, e non offre una misura per l’Italia. È un limite da tenere presente prima di trasformare 0,26 in una regola.
Un secondo punto di riferimento è più piccolo e più mirato. Taylor, Pajo, Cheung e Stringfield hanno sviluppato una referenza telefonica strutturata di 10-15 minuti per lavori di primo livello a contatto con la clientela in un’azienda di servizi. Le valutazioni dei referenti su 223 candidati, per tre dimensioni (coscienziosità, amicalità e orientamento al cliente), prevedevano le valutazioni dei supervisori sulle persone poi assunte con r = 0,25 (non corretto) e 0,36 (corretto per restrizione di campo e inaffidabilità del criterio). Sul fronte della prassi, gli esperti sentiti da SHRM in un articolo del 2015 consigliavano un formato uniforme, così da poter confrontare le persone candidate, e domande aperte basate sui comportamenti invece di domande da sì o no.
Un solo studio non basta a dire che la struttura risolva il problema. Mostra però che una telefonata breve e strutturata si può misurare e può avere un legame con la prestazione. È un motivo per provare, e un motivo per scrivere le domande prima.
Quando non serve e cosa non si può chiedere
La persona candidata ha chiesto un favore a chi accetta di raccomandarla. Il referente (la persona che dà le referenze) dedica del tempo. Tu ne dedichi altrettanto. In alcuni casi il segnale c’è già, e la telefonata non aggiunge nulla.
- Candidature interne. I dati li hai. Fai invece un colloquio strutturato.
- Passaggio da un contratto a termine o da una collaborazione a un’assunzione stabile. Mesi di lavoro insieme contano più di quanto possa dire un referente. Preferisci una verifica strutturata a 30 giorni.
- Dopo una prova di lavoro. Se la persona ha svolto una prova di lavoro o un compito equivalente, quel risultato è un segnale più diretto della telefonata. Dedica il tempo a discutere la prova.
- Ruoli in cui il lavoro si vede già nel colloquio. Sviluppo con codice pubblico, design con portfolio, vendite con obiettivi e clienti nominati. Qui la referenza serve a decidere tra due finalisti.
Dove ci sembra più utile: prime assunzioni di responsabili, ruoli in finanza, legale e conformità, figure senior a contatto con i clienti e ogni caso in cui si assume sul comportamento passato più che sulla competenza.
Passiamo a ciò che non si può chiedere, dove il quadro è legale. Nessuna delle indicazioni che seguono è consulenza: per il tuo caso chiedi a un consulente del lavoro e a chi cura la privacy in azienda.
- Domande ammesse. L’articolo 8 dello Statuto dei lavoratori vieta al datore di lavoro, anche ai fini dell’assunzione, indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali e sui fatti non rilevanti per valutare l’attitudine professionale, e le vieta anche se svolte a mezzo di terzi. Il Codice privacy richiama lo stesso divieto all’articolo 113. Una telefonata di referenze può rientrare in questo campo, se le domande toccano questi temi.
- Discriminazione. Il Codice delle pari opportunità, all’articolo 27, vieta le discriminazioni nell’accesso al lavoro, compresi i criteri di selezione, anche quando passano per lo stato matrimoniale o di famiglia, la gravidanza, la maternità o la paternità. Niente domande su figli, progetti familiari o gravidanza, nemmeno in forma indiretta.
- Dati personali. Il GDPR richiede una base giuridica per ogni trattamento (articolo 6, paragrafo 1) e vieta in linea generale di trattare categorie particolari di dati come salute, convinzioni religiose e appartenenza sindacale (articolo 9, paragrafo 1). Se i dati sulla persona vengono raccolti da qualcun altro, come in una telefonata di referenze, vale l’articolo 14: la persona va informata entro un termine ragionevole e al più tardi entro un mese, a meno che non abbia già le informazioni. Il consenso scritto non è l’unica base prevista, ma avvisare in anticipo chi chiamerai e perché è una pratica semplice che ti mette al riparo da molti equivoci.
- Contatti non indicati. Un articolo SHRM del 2019 ricorda che la persona candidata deve aver dato, in generale, il permesso di raccogliere referenze, anche presso chi non ha indicato; che non va contattato chi lei ha chiesto di escludere; e che il datore di lavoro attuale si chiama solo con il suo assenso esplicito. È una pratica statunitense, ma il buon senso vale anche qui.
Le domande da fare e quelle da togliere
Quattro categorie portano quasi tutto il segnale di una telefonata strutturata.
- Comportamento passato, in concreto. «Mi racconta di una volta in cui X ha dovuto consegnare qualcosa con una scadenza irrealistica? Cosa ha fatto davvero, con chi ha parlato, com’è andata a finire?» È l’equivalente, per le referenze, di una domanda da colloquio comportamentale. Il referente ricorda un episodio preciso oppure no. In un articolo SHRM del 2019 una responsabile della selezione racconta che, quando il referente non trova un esempio, si chiede quanto sia solido l’impegno della persona. Resta un indizio da incrociare con il resto.
- Due punti di vista. Due referenti dello stesso periodo, possibilmente un collega e un responsabile, a cui fai la stessa domanda strutturata, ti dicono se il racconto della persona regge da due angolazioni diverse. I disaccordi sono interessanti. Un accordo totale su una versione patinata è il solito rumore di fondo.
- Crescita. «In cosa è migliorato sensibilmente X mentre lavoravate insieme? E cosa gli servirebbe ancora per fare il passo successivo?» Questa risposta distingue chi è cresciuto nel ruolo da chi è semplicemente rimasto. La seconda metà è quella per cui il referente è meno preparato, e dove è più facile che parli con franchezza.
- Chi altro ha lavorato con X. A fine chiamata chiedi: «C’è qualcun altro che ha lavorato a stretto contatto con X e con cui dovrei parlare?». SHRM (2019) suggerisce proprio questa chiusura. Se il referente fa subito due nomi, è un dato. Se esita o ripete i nomi già dati, lo è anche questo.
Fai questa domanda finale con le stesse regole di prima: il permesso viene prima, e la via più pulita è quella in cui il nome arriva dal referente o dalla persona candidata. Chiamare di nascosto qualcuno che la persona non ha indicato è il caso che crea problemi di fiducia e solleva il tema dell’informativa dell’articolo 14.
Altre quattro categorie di domande non producono segnale e conviene toglierle.
- Da sì o no. «X era affidabile?», «Lavorava bene in squadra?» Il referente dirà di sì e la telefonata non avrà prodotto niente.
- Richieste di elogio generico. «Mi parli dei punti di forza di X.» Fa partire il monologo standard (lavora tanto, va d’accordo con tutti, fa buone domande), identico per persone forti e deboli. Il segnale è zero.
- Ipotesi sul futuro. «Secondo Lei X andrebbe bene nel nostro ruolo?» Il referente non conosce il tuo ruolo, quindi la risposta è di facciata.
- «Lo riassumerebbe?» Ci sembra una domanda che pesa molto e che informa poco: è facile rispondere in modo evasivo, e anche un sì convinto ci dice poco su come andrà nel tuo ruolo specifico. Resta una nostra valutazione, senza uno studio dietro.
Per ogni domanda chiediti se la risposta distingue una persona forte da una debole, o se te la aspetti uguale chiunque sia la persona candidata. Nel secondo caso, tagliala.
La forma della chiamata, per come la facciamo noi: cinque o sette minuti di presentazione e contesto, quindici sulle domande strutturate, tre sulla richiesta di altri nomi, venticinque in tutto. La persona è stata avvisata in anticipo. Le domande sono scritte e le risposte finiscono nella scheda di valutazione che hai usato per i colloqui, invece di essere affidate alla memoria. Il tempo previsto dallo studio di Taylor e colleghi era più breve, per ruoli di primo livello.
Per la maggior parte delle assunzioni in una PMI consigliamo due referenti per ogni finalista, uno responsabile e un collega dove possibile, con le stesse domande e le stesse note. Salta il passaggio per le candidature interne e dopo una prova di lavoro, e tratta la domanda finale sugli altri nomi come un passaggio previsto, non come un’aggiunta. Scrivi le domande prima, come per un colloquio strutturato, e confronta le note solo dopo che entrambe le telefonate sono fatte.
