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01.03.2022 Arbeitskultur

Unbegrenzter Urlaub: Funktioniert der Trend?

Unbegrenzter Urlaub: Funktioniert der Trend?

Einst nur ein radikaler Gedanke, setzt sich die unbegrenzte Urlaubsregelung in Unternehmen auf der ganzen Welt langsam durch. Sollten Arbeitgeber ihre alte Praxis aufgeben oder schadet unbegrenzter Urlaub mehr als er nutzt? Finden wir es heraus!

Laut des SHRM Employee Benefits Survey von 2020 bieten inzwischen etwa 7 % der Unternehmen in den Vereinigten Staaten bezahlten unbegrenzten Urlaub an. Zum Vergleich: Im Jahr 2016 waren es noch 4 %. Dies ist zwar immer noch nur ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen, aber die Politik des unbegrenzten Urlaubs scheint sich zunehmend durchzusetzen.

Das gilt vor allem für Start-ups und Tech-Unternehmen, zu denen namhafte Beispiele wie Netflix, Sony Electronics und Evernote gehören. Und obwohl diese Politik in vielerlei Hinsicht für Arbeitgeber (z. B. keine Auszahlung ungenutzter Urlaubstage bei Vertragsende) ebenso verlockend klingt wie für Arbeitnehmer, hat sie in beiden Fällen auch ihre Schattenseiten.

Es stellt sich also die Frage: Ist unbegrenzter Urlaub überhaupt praktikabel? Und ist dies nur ein US-amerikanisches Phänomen oder sollten europäische Unternehmen diese Regelung ebenfalls in Betracht ziehen?

Im Folgenden erfahren Sie, was unbegrenzter bezahlter Urlaub bedeutet, welche Vor- und Nachteile er sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer mit sich bringt und wie unterschiedlich er in den USA und in Europa gehandhabt wird. Außerdem erklären wir, wie Sie eine unbegrenzte Urlaubsregelung einführen können, wenn Sie sich dafür entscheiden.

Was ist unbegrenzter Urlaub und wie funktioniert er?

Als wir zum ersten Mal von dieser Regelung hörten, hielten wir das Konzept für zu schön, um wahr zu sein; und für zu lächerlich, um es den Arbeitgebern schmackhaft zu machen. Werden dann nicht alle Ihre Mitarbeiter nur noch drei Tage pro Woche arbeiten? Und dann am besten noch sechs Wochen Urlaub nehmen, um sich auf Bali an den Strand zu legen, ungeachtet der Kosten, die Sie als Arbeitgeber dafür tragen?

Obwohl das zwar technisch möglich wäre, stellt sich heraus, dass die unbegrenzte Urlaubsregelung nicht ganz so funktioniert. Unbegrenzter bezahlter Urlaub bedeutet in der Praxis, dass der Arbeitnehmer die Freiheit hat, nach Belieben Urlaub zu nehmen, solange er dafür sorgt, dass die ihm übertragenen Aufgaben erledigt werden.

Auch wenn es sich um unbegrenzten Urlaub handelt, ist die Zeit, die der Arbeitnehmer frei nehmen kann, in Wirklichkeit nicht unbegrenzt.

Ein schönes Konzept

Die Idee hinter dieser Politik ist, dass ein Arbeitnehmer freie Tage nehmen kann, wenn er das Gefühl hat, dass er sie braucht. Dies kann aus jedem beliebigen Grund geschehen, sei es, dass er in den Urlaub fährt, wegen einer Migräne zu Hause bleibt oder einen Tag lang ehrenamtlich in der Gemeinde arbeitet.

Dies wiederum steigert die Produktivität des Arbeitnehmers bei der Arbeit. Er fühlt sich weniger gestresst und besser ausgeruht, da er sich bei Bedarf freinehmen kann, und der Arbeitgeber erhält im Gegenzug einen hoch motivierten Mitarbeiter.

Studien bestätigen diese Vermutung immer wieder. So wurde in einer Studie festgestellt, dass Arbeitnehmer nach einem Urlaub wochenlang besser gelaunt waren und besser schliefen, während eine andere Studie zeigte, dass sich freie Tage positiv auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer auswirken. Auch wenn die genaue Anzahl der Urlaubstage umstritten ist, ist die Tatsache, dass Mitarbeiter, die sich freie Tage nehmen, gut für das Geschäft sind, allgemein bekannt.

Somit soll diese Politik eine Win-win-Situation für beide Parteien schaffen, die zu einer zufriedeneren, gesünderen und produktiveren Belegschaft führt und bessere Ergebnisse für das Unternehmen erzielt. Der Arbeitnehmer kann selbst entscheiden, wie viele Tage er benötigt. Deshalb wird sie manchmal auch als “verantwortungsvolle Urlaubspolitik” oder “flexible Urlaubspolitik” bezeichnet.

Wie funktioniert eine unbegrenzte Urlaubsregelung?

Die genaue Ausgestaltung der unbegrenzten Urlaubsregelung ist von Unternehmen zu Unternehmen und von Land zu Land unterschiedlich. Während einige Unternehmen wie z. B. Roku den Arbeitnehmern völlige Freiheit lassen, haben andere zumindest ein paar grundlegende Regeln aufgestellt – z. B. ein Urlaubstage-Minimum.

In den meisten Fällen muss sich der Mitarbeiter trotzdem mit dem Team abstimmen und seinen Vorgesetzten über die Inanspruchnahme von Jahresurlaub informieren. Sie erfassen ihre freien Tage auch weiterhin in der HR-Software – sei es, damit das Team Bescheid weiß, oder um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Einhaltung der länderspezifischen Urlaubsbestimmungen nachweisen kann (mehr dazu weiter unten).

Darüber hinaus bitten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter noch immer, die freien Tage nach dem Grund für die Freistellung zu kategorisieren. Das heißt, dass ein Urlaub getrennt von z. B. einer Sonderurlaubsgenehmigung erfasst wird.

Auch wenn es sich zunächst nach einer abgedrehten Regelung anhört, die nur für die coolsten Tech-Unternehmen aus dem Silicon Valley geeignet ist, ist sie in der Praxis oft weit weniger radikal.

Unternehmen mit unbegrenztem Urlaubsanspruch

Welche Unternehmen bieten also unbegrenzte Urlaubstage an? Wie bereits erwähnt, hat die große Mehrheit der Unternehmen, die diese Regelung eingeführt haben, ihren Hauptsitz in den Vereinigten Staaten.

Da jedoch viele von ihnen Niederlassungen in der ganzen Welt haben, neigen sie dazu, ihren Mitarbeitern in anderen Ländern die gleichen Vergünstigungen anzubieten. Dies ist auch einer der Gründe, warum sich diese Politik – obwohl sie, wie wir noch sehen werden, für den US-Arbeitsmarkt viel vorteilhafter ist – langsam auch in anderen Teilen der Welt durchsetzt.

Hier finden Sie eine Liste der bekanntesten Unternehmen, die unbegrenzte Urlaubsregelungen anbieten:

  • Buffer
  • Dropbox
  • Evernote
  • Glassdoor
  • Hubspot
  • Indeed
  • Kronos
  • Roku
  • Sony Electronics
A sign with neon letters saying “this must be the place” on a colourful background, the text referring to companies offering an open vacation policy
Tim Mossholder, Unsplash

Die Vor- und Nachteile einer offenen Urlaubspolitik

Ob eine offene Urlaubspolitik für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Unternehmenskultur, der Branche, in der Sie tätig sind, und dem Standort Ihrer Geschäftsräume. Es gibt jedoch sowohl allgemeine Vorteile als auch Nachteile einer solchen Regelung.

Vorteile eines unbegrenzten Urlaubsanspruchs

Als Arbeitgeber wünschen Sie sich nichts sehnlicher als hoch engagierte, produktive Mitarbeiter. Denn das ist es, was Ihnen am Ende des Tages das meiste Geld einbringen wird. Und genau das verspricht Ihnen die unbegrenzte Urlaubspolitik. Zusammen mit ein paar anderen Vorteilen.

  • Er kann die Produktivität verbessern
    Beginnen wir mit dem wichtigsten Punkt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit geben, ihre Work-Life-Balance selbst zu gestalten, fühlen sie sich weniger gefangen und haben mehr Kontrolle über ihr eigenes Leben. Sie entscheiden, was das Beste für sie ist, was auch für Sie von Vorteil sein wird. Denn so kann die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter und letztlich auch ihre Produktivität erhöht werden.
  • Weniger Aufwand für Ihre Personalabteilung
    Dieser Punkt kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen bedeutet diese Regelung einen geringeren Verwaltungsaufwand für Ihre Personalabteilung. Sie müssen nicht bei jedem Urlaubsantrag prüfen, ob es einen legitimen Grund für den Antrag gibt. Sie brauchen auch keine ärztlichen Atteste oder andere Dokumente mehr als Nachweis. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Zeit und Sie als Unternehmen mehr Geld sparen.
  • Sie sparen Geld, wenn Mitarbeiter ausscheiden
    Wenn ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet, hat er oft einige Urlaubstage angesammelt, die noch abgegolten werden müssen. Als Arbeitgeber müssen Sie ihnen diese nicht genommenen Tage auszahlen. Bei der unbegrenzten Urlaubspolitik sammelt der Arbeitnehmer keine Urlaubstage an, was bedeutet, dass Sie ihm am Ende des Arbeitsvertrags nichts schulden.
  • Großartige Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu gewinnen
    Für viele (jüngere) Arbeitnehmer klingt diese Regelung wie eine Traumprämie. Tatsächlich zeigte eine MetLife-Studie aus dem Jahr 2019, dass 72 % der Arbeitnehmer in den USA Interesse an einer solchen Regelung bekundeten. Wenn Sie dies in Ihre Liste der Corporate Benefits aufnehmen, kann dies Ihrem Unternehmen einen soliden Schub bei der Talentakquise geben und einen starken Anreiz für künftige Einstellungen darstellen. Sie können es als etwas anpreisen, das Sie von der Konkurrenz abhebt, und es nutzen, um Ihre Arbeitgebermarke als großartiger Arbeitsplatz zu fördern.
  • Es zeugt von Vertrauen in Ihre Mitarbeiter
    Indem Sie Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden lassen, zeigen Sie, dass Sie ihnen zutrauen, die richtigen Entscheidungen zu treffen – für sie selbst, das Team und das Unternehmen als Ganzes. Dies stärkt die Eigenverantwortung und das Verantwortungsbewusstsein, was zu stärkeren und besser funktionierenden Teams führen wird.
  • Kaum Missbrauch in der Praxis
    Im Allgemeinen denken Arbeitgeber, wenn sie von dieser Regelung hören, dass die Arbeitnehmer diese Freiheit sofort missbrauchen werden. Ein Blick auf die Unternehmen, die diese Regelung eingeführt haben, zeigt jedoch das Gegenteil.

In vielen Fällen, wie z. B. bei Buffer, führte die Regelung sogar dazu, dass die Mitarbeiter tatsächlich weniger Urlaubstage nahmen als vor der Einführung der Richtlinie.

Nachteile des unbegrenzten Urlaubsanspruchs

Klingt soweit gut, oder? Aber bevor Sie sich zu sehr für die Umsetzung dieser Regel begeistern, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum unbegrenzter Urlaub in manchen Fällen problematisch sein kann (wenn man es nicht richtig macht).

  • Wird wenig bis gar nicht genutzt
    Um da anzuknüpfen, wo wir bei den Vorteilen aufgehört haben: Viele Arbeitnehmer nehmen am Ende weniger Urlaubstage in Anspruch. Und nein, das ist nichts, worüber man sich freuen sollte. Arbeitnehmer brauchen Urlaubstage, um bei der Arbeit mehr leisten zu können. Das ist ja gerade der Sinn dieser Regelung. Wenn Ihre Mitarbeiter sie also nicht nutzen und tatsächlich weniger Urlaubstage nehmen, helfen Sie damit weder Ihrem Team noch Ihrem Unternehmen.
  • Mitarbeiter fühlen Druck und Schuldgefühle
    Arbeitnehmer neigen dazu, sich schuldig zu fühlen, wenn sie eine Auszeit nehmen. Bei einem konstant hohen Arbeitspensum scheint es einfach nie den richtigen Zeitpunkt dafür zu geben. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, das Team oder die Unternehmensleitung im Stich zu lassen, wenn sie nicht zur Arbeit erscheinen.

    Wenn die Arbeitnehmer also nicht über eine bestimmte Anzahl von Tagen im Jahr verfügen, die sie ganz einfach freinehmen müssen, nehmen sie oft weniger Urlaub, um sich nicht schuldig zu fühlen. Und die ständige Arbeitsbelastung und der Druck verstärken das Gefühl, dass “jetzt vielleicht nicht der beste Zeitpunkt dafür ist”.

  • Hohes Burnout-Potenzial
    Wenn Arbeitnehmer zögern, eine Auszeit zu nehmen, setzen sie sich mehr unter Druck, als sie es sonst tun würden. Und das kann zu ungesunden Situationen führen, in denen die Gefahr eines Burnouts steigt.Statt eines hochproduktiven Teams zufriedener Mitarbeiter haben Sie dann also überarbeitete und müde Arbeitskräfte. Das ist nicht ganz der Sinn des unbegrenzten Urlaubs!
  • Nicht alle Mitarbeiter halten dies für eine gute Idee
    Auch wenn Sie vielleicht denken, dass Sie Ihren Mitarbeitern die besten Vergünstigungen überhaupt bieten, wird es Mitarbeiter geben, die Ihnen nicht unbedingt dankbar sein werden.

    Wenn Sie eine klar definierte Anzahl von Urlaubstagen für alle abziehen, können Sie unbeabsichtigt eine Arbeitsplatzkultur schaffen, in der die Urlaubszeit zu einem Element des Wettbewerbs wird. Die Überflieger werden versuchen, die höhere Führungsebene zu beeindrucken, indem sie so wenig Urlaubstage wie möglich nehmen und so ihre hohe Arbeitsmoral unter Beweis stellen.

    Für viele Arbeitnehmer wird dies nicht die Art von Arbeitsumfeld sein, in dem sie arbeiten möchten.

  • Es besteht immer noch die Möglichkeit des Missbrauchs
    Auch wenn es, wie bereits erwähnt, selten vorkommt, besteht natürlich immer noch die Möglichkeit, dass die Regelung missbraucht wird. Leider ist dies eine Realität, mit der Arbeitgeber bei fast jeder Art von Unternehmenspolitik konfrontiert sind. Obwohl das Modell des unbegrenzten Urlaubs theoretisch völlige Freiheit bietet, sollten Sie wahrscheinlich einige Regeln hinzufügen, um Missbrauch zu verhindern.
  • Länderspezifische Vorschriften erschweren die Umsetzung
    Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, kann es schwierig sein, eine faire, unbegrenzte Urlaubsregelung zu schaffen, die in allen Ländern gleich funktioniert. Jedes Land hat seine eigenen Regeln, wenn es um den gesetzlichen bezahlten Urlaub geht. Und deshalb funktioniert die unbegrenzte Urlaubspolitik in einigen Ländern besser als in anderen.

Warum es in den USA besser funktioniert als in Europa

Was in einem Land funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch in einem anderen funktionieren. Vor allem die offene Urlaubspolitik ist für Arbeitnehmer in den USA viel attraktiver als für Arbeitnehmer in Europa.

In den USA gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Das bedeutet, dass die Anzahl der Urlaubstage, die ein Arbeitnehmer erhält, nicht an ein Urlaubstage-Minimum geknüpft ist, sondern von dem Unternehmen abhängt, für das er arbeitet; und von dem Vertrag, den er mit diesem Unternehmen schließt.

Im Allgemeinen gilt: Je länger ein Arbeitnehmer für ein Unternehmen arbeitet, desto mehr Jahresurlaub wird ihm gewährt. Aber selbst nach 20 Jahren Betriebszugehörigkeit erhielt der durchschnittliche Arbeitnehmer nur 20 bezahlte Urlaubstage, wobei die durchschnittliche Anzahl der Urlaubstage für Arbeitnehmer mit einem Jahr Betriebszugehörigkeit bei nur 10 Tagen lag. Zum Vergleich: In der EU sind vier Wochen das gesetzliche Minimum (unabhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit). Und viele Länder bieten im Durchschnitt 25 oder sogar 30 Tage.

Nehmen wir nun an, Sie würden in Ihrem Unternehmen eine unbegrenzte Urlaubspolitik einführen. Wie wir bereits gesehen haben, werden viele Arbeitnehmer infolgedessen weniger Urlaubstage nehmen. In der EU wäre dies schon allein aufgrund des gesetzlichen Urlaubs-Minimums undenkbar.

Aus diesem Grund bieten Unternehmen wie Indeed in europäischen Ländern andere Urlaubsregelungen an als in den USA, um die gesetzlichen Bestimmungen für bezahlten Urlaub zu erfüllen. Das bedeutet auch, dass Ihre Personalabteilung nicht so viel Zeit sparen würde, da sie immer noch gesetzlich verpflichtet ist, zu überprüfen, ob alle Arbeitnehmer jedes Jahr genügend Urlaub nehmen.

Auch der monetäre Anreiz, dass Sie Ihren Arbeitnehmern beim Ausscheiden aus dem Unternehmen die angesammelten Urlaubstage nicht auszahlen müssen, würde in europäischen Ländern nicht gelten. Aufgrund des gesetzlichen Minimums müssten Sie den Arbeitnehmern die nicht genommenen Urlaubstage trotzdem bezahlen.

Nimmt man noch verschiedene andere länderspezifische Vorschriften hinzu, die die Rentabilität der unbegrenzten Urlaubsregelung weiter beeinträchtigen könnten, wie z. B. die gesetzliche Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, so ergibt sich eine weit weniger attraktive Unternehmenspolitik. Kein Wunder, dass die unbegrenzte Freistellung immer noch sehr stark auf die USA beschränkt ist.

Das heißt aber nicht, dass es nicht auch in Ländern außerhalb der USA funktionieren kann. Und als Arbeitgeber sind Sie vielleicht trotzdem daran interessiert, diese Politik in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Flag of the EU, where the unlimited paid time off policy is much less common, waving in front of a building
Markus Spiske, Unsplash

Wie Sie erfolgreich unbegrenzten Urlaub in Ihrem Unternehmen einführen

Es gibt kein eindeutiges Erfolgsrezept für die Umsetzung dieser Regelung, und vieles wird davon abhängen, wo Sie ansässig sind. Dennoch haben wir einige Erfahrungen von Unternehmen zusammengetragen, die diese Strategie bereits erprobt haben, um herauszufinden, was am besten funktioniert.

  • Schaffen Sie eine klare Unternehmenspolitik
    Sie sollten klare Regeln aufstellen und diese bei der Umsetzung mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Auf diese Weise lassen Sie keine Interpretationsspielräume offen und verringern die Gefahr von Verwirrung oder Missbrauch.
  • Legen Sie eines klares Urlaubstage-Minimum fest
    Es ist für Ihr Unternehmen lebenswichtig (im wahrsten Sinne des Wortes), dass Arbeitnehmer genügend Urlaubstage im Jahr nehmen. Deshalb ist es ein wichtiger Bestandteil einer wirksamen Urlaubspolitik, ein Urlaubstage-Minimum festzulegen.

    Ob Sie sich an die gesetzlichen Mindestvorschriften des Landes halten, in dem Sie tätig sind (z. B. in den EU-Ländern), oder ein höheres Minimum einführen, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist: Diese Maßnahme beugt der Gefahr eines Burnout vor und trägt dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter gesund und ausgeruht bleiben.

  • Lassen Sie freie Tage trotzdem nachverfolgen
    Auch wenn Sie in den USA ansässig sind und nicht unbedingt bezahlte Urlaubstage gewähren müssen, raten wir Ihnen, Ihre Mitarbeiter oder die Personalabteilung die Urlaubstage erfassen zu lassen. Auf diese Weise hat jeder ein Auge darauf, wie viele Tage die Mitarbeiter nehmen, und es wird sichergestellt, dass niemand die Richtlinie unterschreitet oder sie missbraucht.
  • Behalten Sie ein Antragsverfahren bei
    Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter dem Team am Freitagnachmittag einfach mitteilen, dass sie in den nächsten zwei Wochen nicht im Büro sein werden.

    Führen Sie stattdessen ein Verfahren ein, mit dem die Mitarbeiter ihre Freistellung im Voraus beantragen können, und stellen Sie sicher, dass dies innerhalb des Teams und mit allen relevanten Interessengruppen klar kommuniziert wird. Auf diese Weise wird das Team keine Überraschungen erleben, wenn Mitarbeiter doch einmal unerwartet Urlaub nehmen müssen.

  • Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich freie Tage zu nehmen
    Vor allem am Anfang zögern Ihre Mitarbeiter vielleicht, sich freizunehmen. Versuchen Sie, sie zu ermutigen, und schicken Sie gezielte Erinnerungen an Personen, die die Richtlinie nicht optimal nutzen.
  • Zeigen Sie ihnen, wie man es macht
    Wenn die höhere Führungsebene nur 15 Urlaubstage pro Jahr nimmt, werden sich die übrigen Mitarbeiter unter Druck gesetzt fühlen, es ihr gleichzutun. Gehen Sie stattdessen mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie man es macht.
  • Fördern Sie eine offene Kommunikation
    Damit ein solcher Prozess für alle Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes funktioniert, muss sich jeder wohlfühlen und offen kommunizieren können. Das kann erst einmal einen beträchtlichen Kulturwandel im Vergleich zur derzeitigen Arbeitsweise Ihres Unternehmens erfordern. Es ist jedoch entscheidend, dass die Regelung für alle Beteiligten funktioniert.
  • Verankern Sie das Konzept in Ihrer Unternehmenskultur
    Um diese unbegrenzte Urlaubsregelung wirksam umzusetzen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie klare Regeln festlegen. Doch um das Beste herauszuholen, reicht es nicht aus, eine Richtlinie zu schreiben. Ihre Unternehmenskultur muss ebenfalls an diese Arbeitsmethode angepasst werden. Und auch Ihre kollektive Denkweise muss die neue Regelung wirklich annehmen, damit sie funktioniert.

Wenn Sie die unbegrenzte Urlaubsregelung ohne eine mitarbeiterorientierte Kultur einführen, die Vertrauen und Eigenverantwortung fördert, werden Sie sich nur selbst ein Bein stellen.

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