7 Strategien um die Candidate Experience zu optimieren

Eine exzellente Candidate Experience ist einer der entscheidenden Faktoren für Recruiting-Erfolg. Unternehmen, die ihren Bewerbungsprozess optimieren, verzeichnen im Durchschnitt ca. 70% höhere Akzeptanzraten und 3x mehr Weiterempfehlungen.

Basierend auf einer Analyse von Bewerbungsprozessen haben wir die besten Strategien identifiziert, die Ihren Recruiting-Erfolg messbar steigern werden.

Was ist Candidate Experience und warum ist es so wichtig?

Die Candidate Experience umfasst alle Interaktionen und Eindrücke, die Kandidat:innen während des gesamten Recruiting-Prozesses sammeln – von der ersten Stellenausschreibung bis zum Onboarding oder der Absage. Eine positive Erfahrung für Kandidat:innen im Berwerbungsprozess wirkt sich direkt auf mehrere Geschäftsbereiche aus:

• Arbeitgebermarke: Ein beträchtlicher Anteil der Kandidat:innen teilen negative Erfahrungen in sozialen Netzwerken oder auf Plattformen wie kununu. Je transparenter und besser Sie die Candidate Experience gestalten, desto einfacher vermeiden Sie schlechte Bewertungen.
• Weiterempfehlungen: Zufriedene Bewerber:innen empfehlen das Unternehmen häufiger weiter, sodass Sie mehr potenzielle relevante Talente erreichen können.
• Conversion-Rate: Optimierte Prozesse erhöhen die Conversion Rate von Kandidat:innen.
• Kosteneffizienz: Reduzierte Time-to-Hire senkt Recruiting-Kosten um bis zu 40%.

Strategie 1: Transparente Kommunikation im Recruiting-Prozess

Transparenz ist eines der wichtigsten Aspekte der Candidate Experience. Unternehmen mit klarer Kommunikationsstrategie heben sich von anderen Arbeitgebern ab und machen Kandidat:innen einen guten Eindruck. Das wirkt sich langfristig auch auf Ihr Employer Branding aus.

• Detaillierte Jobausschreibungen: Präzisere Jobausschreibungen, realistische Anforderungen (Unterscheidung zwischen Must-haves und Nice-to-haves) und klare Angaben über Gehalt und Benefits – so sparen Sie sich und Ihren Kandidat:innen Zeit.
• Timeline des Hiring Prozesses: Kommunikation aller Bewerbungsschritte mit realistischen Zeitangaben – Indem Sie Kandidat:innen von Anfang an mitteilen, wie lang der Bewerbungsprozess dauert und mit wie vielen Interviews Kandidat:innen rechnen müssen, sparen Sie Ihren Kandidat:innen Frustration.
• Regelmäßige Updates: Durch automatisierte E-Mails können Sie ohne zusätzlichen Aufwand Ihre Kandidat:innen up-to-date halten, sodass Sie sich auch die Zeit sparen können, auf Follow-up-E-Mails von Kandidat:innen zu antworten, die sie bereits intern abgelehnt haben. Automatisierte E-Mails und E-Mail-Vorlagen können Sie ganz einfach mit JOIN erstellen und absenden. Einfach registrieren und loslegen.
• Ansprechpartner angeben: Indem Sie eine direkte Kontaktmöglichkeit für Rückfragen angeben, erleichtern Sie es interessierten Bewerber:innen, Sie bei etwaigen Fragen direkt zu erreichen. So können Sie gleichzeitig die Candidate Experience verbessern und dafür sorgen, dass Ihnen keine relevanten Kandidat:innen entgehen, nur weil sie keine Kontaktperson angegeben haben.

Strategie 2: Bewerbungsprozesse benutzerfreundlich gestalten

Ein Großteil der Bewerber:innen brechen den Bewerbungsprozess ab, wenn dieser länger als 10-15 Minuten dauert. Die Optimierung digitaler Touchpoints ist daher essentiell, um den Bewerbungsprozess optimieren zu können und insgesamt mehr Bewerbungen zu erhalten.

Best Practices für digitale Optimierung:

• Mobile-First Design: Ein beträchtlicher Anteil aller Bewerbungen erfolgt über mobile Endgeräte – optimieren Sie also Mobile First und sorgen dafür, dass das Bewerbungsfenster und User Interface auch mit dem Smartphone gut funktionieren.
• One-Click-Bewerbung: Vereinfachen Sie das Versenden von Bewerbungen, soweit es geht, indem Sie Features wie LinkedIn Einfach Bewerben nutzen, um das Senden der Bewerbung, soweit es geht, zu vereinfachen. Überlegen Sie sich auch, ob ein Motivationsschreiben wirklich notwendig ist für die Stelle.
• Auto-Save-Funktion: Nutzen Sie eine Jobplattform, die das automatische Speichern eingegebener Daten ermöglicht, um Frustrationen im Bewerbungsprozess zu vermeiden.

Strategie 3: Personalisierte Ansprache von Kandidat:innen in der Kommunikation implementieren

Personalisierung von E-Mails und anderweitiger Kommunikation mit Kandidat:innen steigert die Antwortrate und verbessert die Candidate Experience – moderne HR-Software wie JOIN ermöglicht maßgeschneiderte Kommunikation in jedem Prozessschritt (durch automatisierte E-Mails und vereinfachtes Pipeline Management).

Wie Sie die Kommunikation personalisieren können:

• Individuelle Anschreiben: Bezug auf spezifische Qualifikationen und Arbeitserfahrungen
• Rollenspezifische Informationen: Angepasste Inhalte je nach Position und Jobanforderungen
• Standortbezogene Details: Firmenvorteile und standortspezifische Informationen hervorheben
• Career-Level-Anpassung: Unterschiedliche Ansprache für Junior- und Senior-Profile

Strategie 4: Feedback-Kultur etablieren

Konstruktives Feedback ist  essenziell für den Recruiting-Erfolg. Unternehmen, die systematisches Feedback geben, erhalten mehr positive Bewertungen auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu oder glassdoor.

Feedback-Framework entwickeln:

• Strukturierte Absagen: Konkrete Gründe angeben anstatt von verallgemeinerten E-Mail-Absagen
• Interview Follow-Up: Detailliertes Feedback geben nach Interviews, am besten innerhalb von 2-3 Tagen
• Verbesserungsvorschläge: Konstruktive Hinweise für zukünftige Bewerbungen
• Feedback-Kanäle: Mehrere Möglichkeiten für Rückmeldungen durch Kandidat:innen

Strategie 5: Effiziente Interview-Gestaltung und Vorbereitung

Das Interview ist oft der entscheidende Moment der Candidate Experience. Professionell gestaltete Gespräche verbessern die Candidate Experience erheblich.

So optimieren Sie Ihre Interviews:

• Setup kommunizieren: Meetingformat, Teilnehmer:innen und Erwartungen Kandidat:innen vorab mitteilen
• Strukturierte Gesprächsführung: Einheitliche Standards für alle Interviewer
• Case Studies und Assessments: Mithilfe von Case Studies und Assessments Kandidat:innen testen
• Zeitplanung: Ausreichend Zeit für Fragen einplanen, damit Sie nicht im Zeitdruck sind
• Follow-up: Nächste Schritte und Timeline klar kommunizieren

Strategie 6: HR-Software und Integrationen verwenden

Moderne HR-Technologie vereinfacht Candidate Experience. Unternehmen, die Applicant Tracking Software (ATS) und Multiposting nutzen, reduzieren ihre Time-to-Hire deutlich.

Software-Stack optimieren:

• ATS-Integration: Applicant Tracking System mit CRM-Funktionalitäten nutzen, beispielsweise durch JOIN
• Automatisierung: Workflow-basierte E-Mail Kommunikation und Terminplanung
• Video-Interview Tools: Flexible Gesprächsoptionen für alle Beteiligten
• Kalenderintegrationen: Interviewplanung vereinfachen

Strategie 7: Monitoring und Optimierung

Indem Sie regelmäßig ihre Candidate Experience anhand von vorher festgelegten KPIs messen, verbessern ihre Recruiting-KPIs insgesamt.

Wichtige KPIs, die Sie zur Messung nutzen können:

• Time-to-Hire: Durchschnittliche Prozessdauer identifizieren optimieren
• Cost-to-Hire: Durchschnittliche Kosten per Hire
• Time-to-Fill: Die Zeit von der Erstellung einer Stellenanzeige bis zum Jobangebot und Vertragsabschluss
• Quality-of-Hire: Bewertet die Leistung neuer Mitarbeiter:innen
• Abbruchrate: Drop-off-Points im Bewerbungsprozess identifizieren
• Annahmequote: Erfolgsrate von Jobangeboten tracken
• Candidate Satisfaction Score: Direkte Zufriedenheitsmessung implementieren

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